簡析檔案管理現(xiàn)代化

韓繼紅

【摘要】檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要工作。檔案管理是一門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)取決于如何有效地利用它為政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會各項(xiàng)事業(yè)提供信息服務(wù)，讓“死檔案”變成“活信息”。本文就當(dāng)前我國高等?？茖W(xué)校檔案管理存在的問題及對策進(jìn)行了思考，對社會主義各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)具有十分重要的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點(diǎn)。因此，有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進(jìn)行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題并提出對策，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)。

檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)與科技發(fā)展同步的漸進(jìn)過程，是一個(gè)有重點(diǎn)、有步驟地代替手工管理、解決實(shí)際問題的發(fā)展進(jìn)構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)相對的概念，過去曾經(jīng)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實(shí)踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績，如適合于機(jī)關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲和檢索中進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計(jì)算機(jī)管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等【1】。

雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時(shí)采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程【2】。

2.檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。

四、解決措施

針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1.更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，因?yàn)闄n案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

結(jié)語

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭歡.簡析檔案管理方法的現(xiàn)代化[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016，（10）：45-46.[2017-08-08].

[2]劉文梅.簡析現(xiàn)代化企業(yè)的檔案信息化管理[J].經(jīng)營管理者，2015，（11）：270.[2017-08-08].