博物館的檔案建設(shè)與管理分析

劉欣宇

摘 要：當(dāng)今，不少博物館管理人員缺乏對(duì)檔案建設(shè)與管理工作的正確認(rèn)識(shí)，因此，該項(xiàng)工作得不到很好的發(fā)展，再加上博物館沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的管理制度，規(guī)范程度嚴(yán)重不足，使得我國(guó)博物館檔案建設(shè)與管理工作仍存在不少的問(wèn)題。為此，我們應(yīng)當(dāng)積極借鑒優(yōu)秀的檔案管理模式，引進(jìn)優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)管理人員，適應(yīng)博物館發(fā)展新形勢(shì)，把握好各個(gè)管理環(huán)節(jié)，從而逐漸完善博物館檔案建設(shè)與管理工作。為我國(guó)博物館事業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵字：博物館；檔案建設(shè)；管理

1 博物館檔案管理工作重點(diǎn)

1.1 查疑補(bǔ)缺，準(zhǔn)確完整

博物館檔案資料的整理過(guò)程，有可能會(huì)發(fā)現(xiàn)同一項(xiàng)事件的多個(gè)資料，在內(nèi)容方面有很大的相似之處，比方說(shuō)，在修訂稿、草稿等上，這就需要管理工作人員積極進(jìn)行內(nèi)容核實(shí)，認(rèn)真進(jìn)行比對(duì)，結(jié)合事件真實(shí)情況，搜集相關(guān)信息，最終確定歸檔文本。另外，在檔案內(nèi)容上可能存在缺漏的現(xiàn)象，這就要求工作人員積極進(jìn)行調(diào)查，進(jìn)而進(jìn)行補(bǔ)充，完善檔案，實(shí)現(xiàn)良好的檔案建設(shè)與管理。

1.2 內(nèi)外有別，類(lèi)別劃分

博物館檔案的搜集固然重要，但是檔案的分類(lèi)管理也十分重要，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)勢(shì)，積極采用科學(xué)的檔案管理分類(lèi)模式，通常情況下，博物館采取按檔案對(duì)象進(jìn)行分類(lèi)，可以大致分成文件資料、統(tǒng)計(jì)資料、活動(dòng)資料等，還可以進(jìn)行更細(xì)致的分類(lèi)，比方說(shuō)，活動(dòng)資料通常情況下比較雜亂，可以根據(jù)博物館主辦和贊助活動(dòng)等，這樣能夠有效進(jìn)行類(lèi)別劃分，另外，其中有許多重點(diǎn)活動(dòng)，對(duì)檔案記錄有較高的要求，因此應(yīng)當(dāng)加以重視，有針對(duì)性地進(jìn)行重點(diǎn)整理分類(lèi)。博物館的重點(diǎn)活動(dòng)資料主要有品牌活動(dòng)、志愿者活動(dòng)、展覽活動(dòng)、節(jié)假日活動(dòng)等，這對(duì)博物館日后的發(fā)展有一定的幫助，能夠提供不小的參考。因此務(wù)必做到條理清晰、分類(lèi)整齊。

1.3 前后有序，邏輯順序

在對(duì)博物館檔案進(jìn)行上述查缺整理分類(lèi)之后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行排列順序，一般情況下，是按照事件發(fā)生的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，但是在一些類(lèi)型事件資料排序過(guò)程中，會(huì)由于時(shí)間劃分跨度過(guò)大使得檔案資料過(guò)多過(guò)厚，不利于儲(chǔ)存和查找，因此應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步進(jìn)行劃分，直至滿(mǎn)足日后查找的需求。另外，博物館檔案排列過(guò)程中可能用邏輯順序進(jìn)行排列，這也是一種較為科學(xué)規(guī)范的排列手段，總而言之，博物館應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，仔細(xì)斟酌，以方便查閱為目的，積極進(jìn)行改進(jìn)。

1.4 進(jìn)行目錄的編撰

目錄的編寫(xiě)是檔案管理的良好表現(xiàn)，能夠很好地協(xié)助檔案的查閱，當(dāng)然，為了避免不必要的失誤，應(yīng)當(dāng)將編纂目錄環(huán)節(jié)放在裝訂前進(jìn)行，并且，應(yīng)當(dāng)重視頁(yè)碼的編排，最后一頁(yè)為單面，且需要編入頁(yè)碼中。另外，目錄主要包括內(nèi)容綱領(lǐng)和頁(yè)碼，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核實(shí)兩者是否對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)對(duì)不上號(hào)的現(xiàn)象，以至于查找出現(xiàn)紕漏，影響博物館檔案建設(shè)與管理的正常進(jìn)行，努力做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，爭(zhēng)取將博物館檔案建設(shè)與管理工作提高到更高的水平上來(lái)。

2 提高博物館檔案管理的策略分析

2.1 積極建設(shè)，規(guī)范管理制度

新時(shí)期，我國(guó)政府有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大博物館檔案監(jiān)督重視程度，加大建設(shè)投資，組織專(zhuān)業(yè)人員制定規(guī)范的檔案管理制度。目前的檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用發(fā)展現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)和完善，根據(jù)檔案管理模式、檔案種類(lèi)的變化，進(jìn)行修訂。在規(guī)章制度中應(yīng)當(dāng)重視對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)考核，優(yōu)勝劣汰，增強(qiáng)管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極性，另外采用多勞多得的薪酬制度，提高工作人員的工作熱情。進(jìn)一步豐富獎(jiǎng)懲措施，在進(jìn)行具體檔案建設(shè)與管理工作時(shí)備注管理人員，保證在后繼查閱過(guò)程中能夠追蹤溯源，整體上提升博物館的檔案建設(shè)與管理水平。同時(shí)，針對(duì)于團(tuán)體接待的檔案，也要給予一定的重視，制定科學(xué)的團(tuán)隊(duì)接待檔案管理方法，按照不同類(lèi)型團(tuán)體進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)記錄以及修訂，并及時(shí)更新，有序完善。

2.2 統(tǒng)一信息化管理軟件，真正實(shí)現(xiàn)共享功能

我國(guó)在“十二五”期間已經(jīng)深入地推動(dòng)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所開(kāi)發(fā)的工具，信息化人事檔案管理已經(jīng)具有比較成熟的軟件體系，在技術(shù)層面上共享人事檔案信息已經(jīng)不再是一個(gè)問(wèn)題了。目前，最緊迫的是博物館人事管理工作的需要，細(xì)致地統(tǒng)一信息化管理軟件，真正實(shí)現(xiàn)了信息化人事檔案在接收、傳遞、共享與查閱的無(wú)瑕對(duì)接。上述所提及的系統(tǒng)性既對(duì)行政管理體制層面有所體現(xiàn)，也對(duì)行業(yè)系統(tǒng)方面有所體現(xiàn)。一方面要考慮方便于博物館界管理機(jī)制根據(jù)干部人事管理權(quán)限，審查、利用與接受干部人事檔案。另一個(gè)方面考慮的是，方便于一個(gè)區(qū)域內(nèi)甚至是全國(guó)范圍內(nèi)的具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的人才共享。

2.3 加大檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育力度

人才是決定檔案管理的關(guān)鍵因素之一。尤其是處于當(dāng)時(shí)這個(gè)信息化技能全面發(fā)展的時(shí)代，需要博物館檔案管理人員不只要具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理常識(shí)，此外還需要具有專(zhuān)業(yè)的信息化技能。一方面，博物館檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)訓(xùn)練教育工作，經(jīng)過(guò)展開(kāi)多門(mén)類(lèi)、多層次的常識(shí)系統(tǒng)訓(xùn)練教育，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)系統(tǒng)；另一方面，博物館檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極安排相應(yīng)的專(zhuān)題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議，經(jīng)過(guò)約請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家舉辦講座的形式，積極向檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)層與底層職工解說(shuō)檔案管理的先進(jìn)方法、發(fā)展趨勢(shì)等，實(shí)在提高博物館領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員的管理水平與工作能力。

2.4 規(guī)范采集信息的標(biāo)志，加強(qiáng)基本的建設(shè)

在統(tǒng)一的信息化管理軟件的前提之下，博物館人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合統(tǒng)一的信息化采集準(zhǔn)則，極大地推動(dòng)現(xiàn)存有實(shí)體檔案的信息化工作，提高對(duì)博物館信息化人事檔案的基礎(chǔ)資源的建設(shè)。

2.5 建立博物館檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

經(jīng)過(guò)建立博物館檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使得人們能夠更為方便地掌握博物館檔案信息材料。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不但能穩(wěn)固有用包括各種詳細(xì)的原始檔案材料，此外還能夠進(jìn)行及時(shí)的信息補(bǔ)充，很好的記載檔案材料從誕生階段開(kāi)始的一切信息材料。比方，博物館一件藏品檔案的稱(chēng)號(hào)、尺度、前史、來(lái)歷、經(jīng)過(guò)以及質(zhì)地等相關(guān)的原始信息，均能夠經(jīng)過(guò)信息庫(kù)予以及時(shí)的記載，此外還能夠針對(duì)該藏品入館今后的各種后續(xù)信息實(shí)施及時(shí)的更新記載，比方該藏品詳細(xì)參加了博物館的哪些展覽，在展覽傍邊所具有的作用，有關(guān)該殘片方面的學(xué)術(shù)論文，修復(fù)者針對(duì)該藏品詳細(xì)采用了怎樣的修復(fù)計(jì)劃、使用的材料等各種信息材料，都能夠收錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中。與此同時(shí)，經(jīng)過(guò)針對(duì)博物館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，分別對(duì)不同的集體敞開(kāi)對(duì)應(yīng)的權(quán)限，使得人們均能夠使用博物館檔案信息管理系統(tǒng)檢索其所需求的檔案信息材料，真正完成人力、物力以及財(cái)力的合理使用。除此之外，博物館還能夠在自身網(wǎng)站主頁(yè)中設(shè)置相應(yīng)的檔案內(nèi)容，在主頁(yè)旁發(fā)布藏品檔案介紹與展覽材料，并且在下方設(shè)置相應(yīng)的交流渠道，經(jīng)過(guò)該渠道與受眾及研究人員之間實(shí)施思維的交流，使得廣大的受眾能夠直接經(jīng)過(guò)博物館主頁(yè)了解相關(guān)的藏品、展覽信息，在加強(qiáng)博物館宣揚(yáng)的同時(shí)，還能進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用。

總之，筆者論述了博物館檔案建設(shè)與管理工作的重點(diǎn)，以及博物館該項(xiàng)工作的進(jìn)行現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地提出了一系列的解決策略，為博物館的檔案管理提供很大的理論支持。值得一提的是，當(dāng)今現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的引入，能夠給博物館檔案管理帶來(lái)全新的契機(jī)，因此加大重視力度，努力推動(dòng)我國(guó)博物館事業(yè)的快速發(fā)展。

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