分析建設(shè)數(shù)字檔案館對(duì)檔案管理體制的影響和解決措施

張一高

摘 要：在我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益繁榮，科技不斷進(jìn)步的今天，檔案管理開(kāi)始傾向于的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，使用范圍也愈來(lái)愈大，眾所周知的是，傳統(tǒng)的檔案管理是有著比較多隱患的，諸如其分部零散、尋找所需檔案麻煩、檔案存放也比較不安全，利用效率不高等等。這對(duì)于檔案管理而言是極其不利的。但是隨著數(shù)字檔案館的發(fā)明和普及，有效的彌補(bǔ)了上述的缺點(diǎn)，并且讓檔案管理能夠更好的發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，更好的提升檔案管理的效率。本文正是基于對(duì)數(shù)字檔案館對(duì)檔案管理體制的影響來(lái)入手分析，通過(guò)找出和探究這些影響，進(jìn)而給出有針對(duì)性的解決方式，從而讓數(shù)字化檔案館技術(shù)更好的為人類服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理；對(duì)策

所謂數(shù)字檔案館，就是能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資料檢索的一種信息修通，它一般以信息技術(shù)進(jìn)行架構(gòu)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)模式對(duì)檔案和文件材料進(jìn)行存儲(chǔ)，以達(dá)到資源共通功用，提升檔案使用率的效果。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)開(kāi)始建立大規(guī)模的檔案存儲(chǔ)項(xiàng)目，讓數(shù)字檔案館能夠不受到時(shí)間和空間的桎梏，給予使用者更好的檔案信息搜索體驗(yàn)。建立數(shù)字檔案館，不但能夠更好的提升檔案館的信息容量，而且也能更好讓檔案能夠長(zhǎng)久的保存下去，使得人類能更充分利用檔案，進(jìn)而讓檔案館發(fā)揮更大的作用。

1 關(guān)于數(shù)字檔案館的前世今生

檔案館最開(kāi)始對(duì)材料信息進(jìn)行存儲(chǔ)的方式是以紙質(zhì)檔案的方式來(lái)進(jìn)行的。不過(guò)在當(dāng)前數(shù)字化的應(yīng)用已經(jīng)極其廣泛，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的必然需要，當(dāng)然也會(huì)是所有檔案館未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字檔案館實(shí)際上運(yùn)轉(zhuǎn)的方式和以往的普通檔案館差別并不大，不過(guò)因?yàn)槠漭d體是計(jì)算機(jī)和數(shù)字化、電子化技術(shù)，所以查閱和檢索功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案館。而這些功能都得益于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展?？偠灾?，數(shù)字檔案館可以被理解成一種虛擬的、基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案館。不過(guò)和傳統(tǒng)的檔案館相比，數(shù)字檔案館能容納的信息更多、尋找所需的材料更迅速、管理比較簡(jiǎn)易同時(shí)也較為安全。

上面對(duì)數(shù)字檔案館的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了闡述，并將其和傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行比較，不過(guò)在當(dāng)前，數(shù)字檔案館還是有著不少的制約，總結(jié)起來(lái)可以包括三個(gè)方面。

第一，建立一個(gè)數(shù)字檔案館對(duì)于硬件和軟件的配置都有著比較高的要求。數(shù)字檔案館和實(shí)體檔案館最大的區(qū)別就是前者在建立和管理上都是必須要有著高技術(shù)水平人才來(lái)完成的，高技術(shù)水平就意味著人力成本的增加，高設(shè)施要求就就意味著前期投入的增加，而傳統(tǒng)檔案館相比之下就沒(méi)有這么高的要求。

第二，數(shù)字檔案館所使用的系統(tǒng)是需要有信息管理、存儲(chǔ)等一系列電子功能能，這就對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)體建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有著一定的要求，另外它也需要對(duì)資料進(jìn)行整合分析和分門(mén)別類的自動(dòng)處理，而數(shù)字檔案館儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)無(wú)疑是越來(lái)越多的，這對(duì)于技術(shù)人員是一個(gè)挑戰(zhàn)。

第三，數(shù)字檔案館在長(zhǎng)時(shí)間的使用中必須不斷維護(hù)升級(jí)，因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的安全性有賴于系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)來(lái)解決?？梢哉f(shuō)，數(shù)字檔案館的管理方式和系統(tǒng)都應(yīng)該與當(dāng)前的信息技術(shù)和管理層次相持平。另外，建立一個(gè)數(shù)字檔案館就要對(duì)其實(shí)體服務(wù)器設(shè)置一定的保障措施，以使數(shù)字檔案館能夠穩(wěn)定正常的運(yùn)行極其系統(tǒng)安全。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

第一，它對(duì)檔案服務(wù)的功能做出了更多的嘗試。數(shù)字檔案館能夠很好的對(duì)傳統(tǒng)檔案館的位置劣勢(shì)、檔案資料難以查找、不容易找到所系資料、占地區(qū)域太大、管理人手投入過(guò)大等難題，不只是能夠?yàn)樾枰獧n案的人以更多的服務(wù)，也能夠讓管理人員從碼放、排列檔案的繁重工作中解脫出來(lái)，讓他們有更多的時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)各種新的業(yè)務(wù)和服務(wù)，讓檔案管理人員的工作更著重于電子技術(shù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的創(chuàng)新設(shè)計(jì)。

第二，它讓管理規(guī)制發(fā)生了一定的變化。在以前，檔案管理的規(guī)制大多是圍繞著保管檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。這樣的方式雖然能讓檔案資料能更長(zhǎng)時(shí)間的留存下去，但是其發(fā)揮的作用也十分有限。但是電子檔案館能夠兼顧兩個(gè)要素。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能讓更多有效需要的人迅速的提取所需的檔案材料，電子化的儲(chǔ)存方式大大的延長(zhǎng)了檔案資料的保存時(shí)間，同時(shí)也讓檔案的價(jià)值能夠得到更好的發(fā)揮。

第三，它讓當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)更加健全。在數(shù)字檔案館未出現(xiàn)前，行政管理大多數(shù)經(jīng)歷都在于實(shí)體檔案本身的保存和監(jiān)控。不過(guò)實(shí)際上這樣的管理模式在檔案管理和利用方面，無(wú)疑是一種桎梏。數(shù)字檔案館出現(xiàn)之后，突破了這種管理模式對(duì)檔案資料使用的局限性。讓檔案能夠切實(shí)為人類提供更加方便和廣泛的服務(wù)。

第四，推動(dòng)檔案館相關(guān)職能的進(jìn)步。在傳統(tǒng)的檔案館中，管理員是受到上級(jí)檔案管理者部門(mén)統(tǒng)一指示的，在檔案館數(shù)字化之后，能夠讓多個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)可以有著相互交流和溝通的機(jī)會(huì)，從而提升管理人員的管理水平。建立數(shù)字檔案館不只是檔案管理部門(mén)自身就能完全負(fù)擔(dān)的工作，因?yàn)樗婕暗胶芏喾矫娴膬?nèi)容，所以與之有關(guān)的部門(mén)應(yīng)該更多的給數(shù)字檔案館的建設(shè)以技術(shù)支持，使數(shù)字檔案館能建設(shè)的完善。

3 創(chuàng)建數(shù)字檔案館完善檔案管理體制的解決措施

首先，要將對(duì)數(shù)字檔案館的設(shè)置的方正，以更好的促進(jìn)數(shù)字檔案館的發(fā)展。數(shù)字檔案館為檔案管理體制的創(chuàng)新提供了一條新的途徑，所以在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，檔案管理員在思想上一定要做出轉(zhuǎn)變，充分利用數(shù)字檔案館的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)提升自己的工作效率。另外檔案管理者也應(yīng)該對(duì)數(shù)字檔案館給予足夠的重視，學(xué)習(xí)更多利用數(shù)字檔案館管理檔案的信息技術(shù)，使其更好的為字自己的工作服務(wù)。當(dāng)然管理人員也需要熟練掌握數(shù)字檔案館的使用方法，不光可以使辦事步驟簡(jiǎn)化、效率提升，還能讓檔案的管理和應(yīng)用更為方便。

其次，實(shí)行資源共享，讓檔案資源的利用率更高。建設(shè)數(shù)字檔案館的最大前提，就應(yīng)該打破傳統(tǒng)檔案管理思維僵化的桎梏，改善檔案利用效率差的狀況。讓部門(mén)之間能夠更高效的進(jìn)行對(duì)話溝通，這就不只是對(duì)檔案的保密工作加以完成，也能夠讓檔案資料能夠在更大范圍得以共享，讓檔案發(fā)揮其更大的作用和價(jià)值。多以，檔案管理也就至關(guān)重要了。值得一提的是，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案館的系統(tǒng)中樞，做好它的保護(hù)措施，就能夠讓檔案資料能夠得到更好的使用，這樣也能兼顧檔案資料的安全性。

最后，加大數(shù)字檔案館安全技術(shù)投入力度，以保障檔案館的穩(wěn)定運(yùn)行。這里指的不只是檔案館本身的物理防護(hù)，也包括互聯(lián)網(wǎng)層面的安全防護(hù)，在檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)。檔案信息會(huì)時(shí)常處于比較開(kāi)放的狀況，若是遭到不法分子的攻擊和侵?jǐn)_，就會(huì)對(duì)數(shù)字檔案館造成不小的損失。所以在數(shù)字檔案館的建設(shè)時(shí)，對(duì)于檔案資料的管理一定要足夠嚴(yán)格，制訂出健全的管理操作機(jī)制，讓管理員可以按照規(guī)程進(jìn)行操作，對(duì)于開(kāi)放查詢，應(yīng)該針對(duì)用戶身份實(shí)施認(rèn)證和分級(jí)查詢，更好的保護(hù)檔案資金的獲取。數(shù)字檔案館也不能完全依賴云端服務(wù)器，做好檔案實(shí)體備份和構(gòu)建訪問(wèn)網(wǎng)站防火墻都是有必要的舉措，在這些措施的共同作用下，檔案資料就能基本避免惡意攻擊和入侵。

4 總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館的管理就在于與時(shí)俱進(jìn)，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，所有檔案管理者都應(yīng)緊隨時(shí)代的腳步做好檔案管理工作。

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