關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理的探討

蘭青+曾梅

摘 要：醫(yī)院的人事檔案，包含了醫(yī)院全體職工的詳細個人信息，它是每一位醫(yī)院職工的個人基本信息和家庭狀況、學歷、政治思想、道德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇、身體狀況等較完整的展現(xiàn)，是各級組織全面考察和正確選拔使用干部的信息和依據(jù)，同時，也為醫(yī)院人事分配制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評定和職工享受各類福利待遇提供可靠憑證，是醫(yī)院人事管理的重要基礎(chǔ)和有效工具。

關(guān)鍵詞：三甲醫(yī)院；人事檔案管理

人事檔案作為一種重要的信息資源，內(nèi)容應(yīng)全面、準確、完整。因此，積極利用人事檔案信息處理醫(yī)院的相關(guān)人力資源合理配置，即保留人才、引進人才，又利用人才促進醫(yī)院的科學發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案信息的涵蓋內(nèi)容及發(fā)展必要性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄職工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)職工的家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是職工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。由于職工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

2015年3月6日，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃綱要（2015-2020年）》，部署促進我國醫(yī)療衛(wèi)生資源進一步優(yōu)化配置，提高服務(wù)可及性、能力和資源利用效率，指導各地科學、合理地制定實施區(qū)域衛(wèi)生規(guī)劃和醫(yī)療機構(gòu)設(shè)置規(guī)劃。這是首次在國家層面制定的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃，是推動深化醫(yī)改向縱深發(fā)展，解決看病難、看病貴問題，打造健康中國的一項重要舉措。通過綱要的頒布可見國家對醫(yī)療系統(tǒng)的重視，因此，醫(yī)院的人事檔案信息和人力資源管理也必須盡早盡快改革以滿足醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃的需要。在此綱要的推動下，醫(yī)院的人事檔案資源必然成為醫(yī)院的人力資源分配和管理的重要依據(jù)。切實可靠豐富全面的人事檔案資源，可以使醫(yī)院的人才在各個不同的崗位得以有效利用，從而帶來經(jīng)濟效益。

2 醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用分析

2.1 是醫(yī)院人力資源合理配置的必備條件

合理配置的前提，是要對所設(shè)的崗位進行全面而細致的工作分析，這是人力資源管理的一項重要的基礎(chǔ)工作。首先，對崗位進行分析，可以檢驗崗位設(shè)置的合理性，明確各個崗位的工作任務(wù)、工作職責、履職所必須具備的各種素質(zhì)（教育背景、經(jīng)驗和專業(yè)知識等等），為合理配置人員提供客觀依據(jù)。然后，對職工進行分析，利用醫(yī)院人事檔案資源，調(diào)配最具資質(zhì)最實用的專業(yè)人才，滿足崗位需求。因此，人力資源部門不僅要通過深入調(diào)研做出崗位分析，編制好崗位規(guī)范，因崗取人，還要定期對職工的工作業(yè)績、工作態(tài)度、職務(wù)能力和個性等方面進行綜合性的考核評價，以此了解職工對現(xiàn)任崗位的適應(yīng)程度，同時檢驗醫(yī)院在崗位設(shè)置和人員配置方面的有效性，發(fā)現(xiàn)問題后要認真分析，主動調(diào)整和改進，努力使人事相宜、人盡其才。

2.2 促進醫(yī)院人力資源的合理開發(fā)

人事檔案信息能促進醫(yī)院人力資源的合理開發(fā)。與其他經(jīng)濟資源不同，人力資源是具有目的性、主觀能動性和社會意識的人所擁有的創(chuàng)造性勞動能力。一切物的因素都要通過人的因素才能加以利用。加強人力資源開發(fā)，一方面可以改善直接生產(chǎn)者的素質(zhì)，從而提高勞動生產(chǎn)率；另一方面，可創(chuàng)造更多的技術(shù)發(fā)明，從而實現(xiàn)多方位的技術(shù)發(fā)展和經(jīng)濟效益。例如，在醫(yī)院，為了促進醫(yī)院發(fā)展符合2015年政府提出的《全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃綱要（2015-2020年）》，必須吸納人才引進人才。在挑選和面試眾多應(yīng)聘者時，醫(yī)院可結(jié)合人事檔案資源對應(yīng)聘者進行一一對應(yīng)的分析和匹配，檢驗各個應(yīng)聘者是否適合醫(yī)院的崗位，是否能勝任醫(yī)療工作，是否能作為該醫(yī)療崗位的技術(shù)支持或者技術(shù)后備，未來是否能推動醫(yī)院該醫(yī)療崗位的發(fā)展和進步。尤其是在新型崗位的設(shè)立后，由于人才的培養(yǎng)年限較長，往往不能滿足新型崗位出現(xiàn)的即時性需求，此時需要醫(yī)院相關(guān)決策者在沒有完全對口人才的前提下，做出最適合崗位工作和崗位發(fā)展的選擇。為了做出最正確的決定，必須結(jié)合醫(yī)院過往的人事檔案資源進行分析，必須通過比較過往的人事決定提供經(jīng)驗，必須對應(yīng)聘者做人事方面最全面最專業(yè)的評估，從而合理配置新型崗位的人才設(shè)置。

2.3 優(yōu)化醫(yī)院人力資源的職稱評估

合理、公正、高效、切實的職稱評定是醫(yī)院全院職工對人事科的重要期望和要求，為滿足全院職工對職稱評定的高要求高期待，為符合醫(yī)院有效運行、健康發(fā)展的遠景，必須且必要的一步是利用人事檔案管理，做最專業(yè)最全面的職稱評定，這是人事檔案管理的重要功效。醫(yī)院人事檔案信息能夠很好地為相關(guān)人力資源管理部門提供有關(guān)人力資源的學歷、工作資歷以及工作績效等多方面職稱評估所需的內(nèi)容信息，從而有效地強化醫(yī)院人力資源支撐評估的科學性。而且，有人力資源的職稱評估，自然也少不了醫(yī)院人力資源的工資合理評定，而人事檔案信息同樣也可以有效地促進醫(yī)院人力資源管理的工資制度改革，為相關(guān)人力資源管理部門提供有關(guān)醫(yī)院工作人員工資評定所需的各種資料信息，從而有效地實現(xiàn)每一位醫(yī)院工作人員的工資合理化。

3 如何優(yōu)化人事檔案管理

3.1 利用新技術(shù)新設(shè)備，例如購買醫(yī)院管理的專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件，采集、儲存、管理和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)準確高效的調(diào)取和收集人力數(shù)據(jù)及信息。

3.2 適當擴展人事檔案信息化的管理范圍。例如，將醫(yī)院的流動人員的人事檔案納入醫(yī)院的人事檔案信息化管理范圍。在國家的現(xiàn)行政策下，流動人員并不屬于醫(yī)院的管理范圍，理應(yīng)不屬于醫(yī)院的人事資源部分管轄。但是，在2015年《全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃綱要（2015-2020年）》提出后，醫(yī)院必須將流動人員在院期間的工作內(nèi)容做完備的資料保存，例如流動人員的基本信息、過往工作經(jīng)歷、在我院工作期間的工作簡歷、工作成效、學習進修、獎懲過失等。

3.3 將實體資料、電子資料、網(wǎng)絡(luò)資源歸納整理。就目前醫(yī)院的人事資源來看，實體人事檔案資源已經(jīng)涵蓋了全院職工的基本個人信息，但是這些信息畢竟是不全面的、靜態(tài)的紙質(zhì)資料，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需求和完善職工個人信息，建立電子資料和網(wǎng)絡(luò)資源庫，將每位職工的業(yè)務(wù)進展、職業(yè)建設(shè)、專業(yè)建設(shè)等信息資源涵蓋其中，尤其是不少信息內(nèi)容龐雜繁復，包含圖片和視頻，甚至不少個人成績是網(wǎng)站建設(shè)等，無法通過紙質(zhì)呈現(xiàn)。所以，電子資料和網(wǎng)絡(luò)資源庫的建立更具有必須性和不可缺少。

3.4 保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。

4 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案信息對于人力資源管理的人才合理配置、人才開發(fā)以及職稱評估等多方面工作都有著非常重要的影響，因此，相關(guān)醫(yī)院人力資源管理部門應(yīng)當充分地利用好人事檔案信息來優(yōu)化醫(yī)院的人力資源管理，從而有效地提高醫(yī)院人力資源管理水平，促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

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