后大眾化階段學(xué)校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

趙忠國(guó)

摘 要：我國(guó)的高等教育已經(jīng)從過(guò)去的精英化開(kāi)始轉(zhuǎn)向大眾化，高校畢業(yè)生在數(shù)量上正在不斷增加，給就業(yè)形勢(shì)帶來(lái)了很大的壓力。畢業(yè)生檔案本身存在著不可替代的作用，是對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行考察和評(píng)估的重要依據(jù)。本文首先分析當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理方面的問(wèn)題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作人員帶來(lái)借鑒，建立完善的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，給畢業(yè)生提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：后大眾化；畢業(yè)生；檔案管理

當(dāng)前我國(guó)的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了后大眾化階段，這個(gè)階段一方面出現(xiàn)了規(guī)模的擴(kuò)張情況，另一方面高等教育的結(jié)構(gòu)也在進(jìn)行改變。高校畢業(yè)生有了更為多樣化的就業(yè)形勢(shì)，這也給檔案管理工作提出了新的要求。畢業(yè)生檔案對(duì)于學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和獎(jiǎng)懲情況等等個(gè)人信息進(jìn)行了詳細(xì)記載，反映了學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)情況。當(dāng)前企業(yè)和用人單位對(duì)于學(xué)生的檔案管理已經(jīng)越來(lái)越重視了，所以應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)來(lái)對(duì)檔案管理工作做出改進(jìn)和完善。

1 當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作中的問(wèn)題

對(duì)于當(dāng)前的畢業(yè)生檔案管理工作，最重要的問(wèn)題就是被忽視的狀況十分嚴(yán)重，甚至缺乏意識(shí)，與此同時(shí)，也欠缺一個(gè)有效的管理團(tuán)隊(duì)和管理手段，這些現(xiàn)狀都導(dǎo)致了高校畢業(yè)生檔案的工作質(zhì)量無(wú)法符合當(dāng)前的需要。

（一）缺乏管理意識(shí)

對(duì)于當(dāng)前的形式來(lái)說(shuō)，高校畢業(yè)生在就業(yè)途徑上大多選擇非正規(guī)就業(yè)的形式，這種形式帶來(lái)的情況就是對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作不夠重視了，具體可以在以下兩個(gè)方面得到體現(xiàn)。

（1）學(xué)生自身對(duì)檔案管理工作的忽視

在臨近畢業(yè)的階段，學(xué)生往往面對(duì)著自身和家庭方面的壓力，忙于找工作，所以對(duì)于自己的檔案是無(wú)暇顧及的。而主觀上，很多單位和崗位沒(méi)有明確的對(duì)于檔案方面的要求，這就導(dǎo)致了畢業(yè)生對(duì)于自己檔案管理的工作更為忽視，如果沒(méi)有注意保管自己的檔案，一定會(huì)給日后的工作和生活中添加不必要的麻煩。

（2）高校本身疏于管理

當(dāng)前很多高校仍然把大量的時(shí)間和精力花費(fèi)在教學(xué)工作中，對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，造成了畢業(yè)生檔案管理混亂的現(xiàn)狀。很多學(xué)校把畢業(yè)生檔案分散在各個(gè)部門(mén)進(jìn)行分別保管，而沒(méi)有在檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管。而具體的外在表現(xiàn)包括，高校檔案管理部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行必要的宣傳，而很多檔案工作管理人員都缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，還有的學(xué)校在檔案管理方面存在體制上的問(wèn)題。

（二）落后的管理模式和管理技術(shù)

現(xiàn)在社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作提供了很多新的成果可以使用，所以檔案管理工作應(yīng)該不斷進(jìn)行革新和完善才能夠滿足相應(yīng)的需求。但是很多學(xué)校在檔案管理方面仍然采用紙質(zhì)的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，通過(guò)復(fù)印和郵寄這種落后的處理方式來(lái)進(jìn)行處理，這種落后的手段一方面無(wú)法對(duì)學(xué)生的材料進(jìn)行更新，而另一方面特別容易在工作中出現(xiàn)疏漏的情況，相關(guān)單位在進(jìn)行招聘的時(shí)候會(huì)受到這些錯(cuò)誤的影響。

（三）棄檔死檔的現(xiàn)象

由于每年的畢業(yè)季工作量巨大，所以當(dāng)前我國(guó)高校對(duì)于畢業(yè)生檔案的管理工作還特別不完善，又因?yàn)楹芏喔咝．厴I(yè)生在校期間就沒(méi)有養(yǎng)成良好的檔案管理意識(shí)。有的學(xué)生把檔案放在學(xué)校所在地當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)，而后就遺忘了，還有很多學(xué)生甚至不知道自己檔案的去向，有很多個(gè)可能，例如返回原籍、留在學(xué)校、轉(zhuǎn)到用人單位等等，這就造成了棄檔和死檔的狀況。根據(jù)相關(guān)的統(tǒng)計(jì)，近兩年來(lái)人才市場(chǎng)關(guān)于檔案丟失的問(wèn)題已經(jīng)高達(dá)60%，其中很大一部分檔案被閑置了三年以上，甚至有的被閑置了十年之久。沒(méi)有對(duì)自己的檔案進(jìn)行有效管理，對(duì)于高校畢業(yè)生自身的就業(yè)和戶口方面也帶來(lái)了很大的困擾。

2 完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的對(duì)策在后大眾化階段

完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的對(duì)策在后大眾化階段，高校畢業(yè)生就業(yè)壓力越來(lái)越大，自主創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)等多樣化的就業(yè)方式對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理和服務(wù)工作提出新的要求，需要高校及畢業(yè)生更加樹(shù)立檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理模式，做好檔案服務(wù)工作，促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)。

（一）加大宣傳力度，樹(shù)立檔案管理意識(shí)。加大檔案管理工作的宣傳力度，樹(shù)立檔案管理意識(shí)，提高高校、用人單位、畢業(yè)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，使他們了解檔案管理工作的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)必須重視畢業(yè)生檔案管理工作，高校領(lǐng)導(dǎo)自身要樹(shù)立好榜樣作用，把學(xué)生檔案管理這一工作作為一個(gè)管理目標(biāo)。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該通過(guò)定期開(kāi)展講座來(lái)加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的宣傳力度。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予充足的經(jīng)費(fèi)來(lái)支持檔案管理工作所需要的軟件及硬件設(shè)施，使其適應(yīng)新形勢(shì)。其次，用人單位也需要正確認(rèn)識(shí)到高校畢業(yè)生檔案的重要性，因?yàn)橐环菡鎸?shí)完整的檔案材料不僅可以給用人單位在招聘人才時(shí)節(jié)約招聘時(shí)間，而且也是用人單位招聘人才的佐證材料。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，推進(jìn)檔案管理信息化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式?？沙浞掷孟冗M(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄學(xué)生在校期間的各方面的情況，使檔案管理規(guī)范化，完善檔案管理手段，準(zhǔn)確、迅速地為用人單位提供畢業(yè)生檔案信息。信息化是推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，借用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一方面可以規(guī)范畢業(yè)生檔案材料，避免檔案材料的缺失，便于相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和查詢，提高檔案管理的工作效率。通過(guò)高校畢業(yè)生檔案管理的信息化，可以打破檔案管理的部門(mén)隔閡，促進(jìn)信息共建共享。

（三）做好監(jiān)督審查，嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞。嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時(shí)間集中且短、流量大、涉及面廣、參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失[5]。具體工作如下：首先，明確檔案轉(zhuǎn)遞的內(nèi)容。在轉(zhuǎn)遞高校畢業(yè)生檔案前，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督審查檔案內(nèi)容，對(duì)于那些不滿足條件的材料要及時(shí)整理出來(lái)，對(duì)于部分檔案內(nèi)容不完整的要及時(shí)填補(bǔ)，對(duì)那些檔案材料遭到損壞的要立即修補(bǔ)。其次，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞的程序。轉(zhuǎn)出方要嚴(yán)格按照規(guī)定填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞通知，轉(zhuǎn)入方在收到檔案后應(yīng)對(duì)檔案材料認(rèn)真檢查核實(shí)，對(duì)接受的檔案進(jìn)行登記，確保沒(méi)有誤差后在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上蓋章，然后寄給轉(zhuǎn)出方。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，在這個(gè)時(shí)期，畢業(yè)生檔案管理的工作正在面對(duì)前所有為的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)當(dāng)前存在的一系列檔案管理工作中的現(xiàn)狀，校方只有憑借著對(duì)畢業(yè)生和企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)進(jìn)行服務(wù)，提高工作效率、借用科技發(fā)展的成果，才能夠讓畢業(yè)生檔案管理工作走上正軌。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳登國(guó).高校畢業(yè)生檔案意識(shí)弱化的原因及對(duì)策[J].教育與職業(yè).2009（09）endprint