數(shù)字化檔案的信息安全問題及管理探究

王宇

摘 要：我們已經(jīng)步入了數(shù)字信息化的時(shí)代，數(shù)字化對(duì)許多傳統(tǒng)行業(yè)，如檔案信息的發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生積極的影響。檔案是對(duì)人們主要的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，數(shù)字化與檔案信息的結(jié)合必然會(huì)給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來挑戰(zhàn)與機(jī)遇。本文從檔案信息的內(nèi)涵、優(yōu)勢和建設(shè)內(nèi)容的基礎(chǔ)上介紹數(shù)字化檔案信息，從軟硬件設(shè)施、系統(tǒng)問題和病毒入侵、管理人員素質(zhì)和意識(shí)方面以及檔案管理制度本身等方面剖析數(shù)字化檔案的信息安全問題，進(jìn)而從計(jì)算機(jī)、操作人員和制度等方面嘗試性地探索數(shù)字化檔案信息安全管理，旨在保障數(shù)字化檔案信息的安全性，發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案信息；安全問題

1 數(shù)字化檔案

檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合形成了數(shù)字化檔案，也可以說，利用數(shù)字技術(shù)將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理、歸檔和利用就是數(shù)字化檔案。毋庸置疑數(shù)字化檔案涉及到諸多技術(shù)，如多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)和數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)。數(shù)字化檔案是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和組織。數(shù)字化檔案信息旨在形成一個(gè)有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的檔案信息主要是包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和不斷生成的新型檔案。

（一）數(shù)字化檔案信息的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案信息就是對(duì)紙質(zhì)文件、聲像文件以及其他傳統(tǒng)介質(zhì)的文件，憑借計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)，以形成系統(tǒng)組織成有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理后的檔案信息在壓縮存儲(chǔ)空間的同時(shí)，提升了計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的檢索速度。

（二）數(shù)字化檔案信息的優(yōu)勢

數(shù)字化檔案適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的時(shí)代要求。數(shù)字化檔案信息可以有效提高檔案信息檢索的準(zhǔn)確性，并且使得共享和異地傳送檔案信息成為現(xiàn)實(shí)。數(shù)字化檔案信息避免了傳統(tǒng)檔案由于頻繁使用所造成的磨損之外，還擴(kuò)充了信息資源的內(nèi)容和數(shù)量。檔案數(shù)字化為了滿足社會(huì)大眾的需求，而數(shù)字化檔案信息能有效提高檔案的利用率。數(shù)字化的檔案信息能有效節(jié)省人力和大量的財(cái)力。數(shù)字化檔案也為特色檔案服務(wù)的開展創(chuàng)造了條件。

（三）數(shù)字化檔案建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字化檔案建設(shè)的基本內(nèi)容應(yīng)該涵蓋檔案資源數(shù)據(jù)化整理、建設(shè)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)和數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)等方面的內(nèi)容。檔案資源數(shù)據(jù)化整理是數(shù)字化檔案信息建立的基礎(chǔ)，涉及到檔案信息的大量輸入和處理。建設(shè)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)是對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、處理和維護(hù)等軟件系統(tǒng)。數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)涉及到檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的發(fā)布與傳遞。

2 數(shù)字化檔案的信息安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的不斷提高等因素給數(shù)字化檔案管理水平帶來了質(zhì)的變化。但是在數(shù)字化檔案日益完善的當(dāng)下，數(shù)字化檔案信息的安全問題也越來越受到關(guān)注。在我們使用數(shù)字化檔案信息的過程中，需要注意其客觀存在著的安全隱患。

（一）與數(shù)字化檔案管理有關(guān)的軟硬件設(shè)施

數(shù)字化檔案管理有關(guān)的硬件設(shè)施主要是指計(jì)算機(jī)，可以說計(jì)算機(jī)是檔案數(shù)字化的重要載體。計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)呈現(xiàn)出日新月異的發(fā)展態(tài)勢，但是計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障的現(xiàn)象或者是問題也是無法避免的。無須具體分析是計(jì)算機(jī)的哪個(gè)硬件，如CPU、顯卡等，出現(xiàn)了故障。計(jì)算機(jī)的軟件設(shè)施也是數(shù)字化檔案信息處理和存儲(chǔ)的重要條件。只要是計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)了故障，就會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案信息造成損害，有時(shí)這種損害不僅僅是檔案信息的丟失，還會(huì)出現(xiàn)意想不到的檔案信息嚴(yán)重的損失。如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了故障，造成了檔案信息的遺失，就會(huì)影響到檔案信息的正常使用，影響到數(shù)字化檔案信息處理的功效。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)必然也會(huì)對(duì)從事數(shù)字化檔案信息的工作人員的工作量帶來一定程度上的壓力。

（二）系統(tǒng)問題和病毒入侵

計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)問題，如計(jì)算機(jī)對(duì)不同軟件的兼容性、突然死機(jī)、藍(lán)屏，都是無法提前確定的因素。計(jì)算機(jī)病毒常是通過非法鏈接、垃圾信息等侵入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)而破壞計(jì)算機(jī)的性能。因?yàn)?，預(yù)防和管理計(jì)算病毒操作性不強(qiáng)，使得計(jì)算機(jī)病毒成為數(shù)字化檔案信息化安全的棘手問題。計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)問題和病毒入侵會(huì)造成數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的丟失。

（三）數(shù)字化檔案管理人員素質(zhì)和意識(shí)方面

專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員不但需要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，而且還需要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以便于更好地從事數(shù)字化檔案管理的相關(guān)工作。但是目前的實(shí)際情況是，部分從事數(shù)字化檔案管理的人員由于年齡偏大和計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握不熟練等因素的原因，對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全性存在較大的隱患或者是威脅。同時(shí)，部分?jǐn)?shù)字化檔案管理人員在思想意識(shí)上對(duì)檔案信息安全性的認(rèn)識(shí)不夠，致使檔案信息的丟失或者是泄露。

（四）檔案管理制度本身

健全的檔案管理制度是數(shù)字化檔案信息安全性的有利保障。但是，目前某些單位或者是部門在數(shù)字化檔案信息管理過程中缺乏相關(guān)的檔案安全管理制度的約束。在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)和檢索的一系列的過程中也缺乏相應(yīng)的制度。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案信息安全性缺乏相關(guān)的法律法規(guī)的制約。

3 數(shù)字化檔案信息安全管理

安全性是數(shù)字化檔案信息發(fā)展中首要考慮的因素，也是制約數(shù)字化檔案發(fā)展的至關(guān)重要的因素之一。專業(yè)人士指出，保障數(shù)字化檔案信息的安全性的切實(shí)有效的措施將會(huì)涉及到計(jì)算機(jī)、人員和制度等方面的管理，以做好數(shù)字化檔案信息的安全。

（一）培訓(xùn)數(shù)字化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)從事數(shù)字化檔案管理的人員要組織定期的檔案管理方面的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，來加強(qiáng)和提升從業(yè)者的專業(yè)技能。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案人員操作計(jì)算機(jī)的能力也要重視。數(shù)字化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也應(yīng)該包含對(duì)其職業(yè)態(tài)度和職業(yè)道德的培養(yǎng)，降低數(shù)字化檔案信息安全問題的人為因素。

（二）完善數(shù)字化檔案信息安全管理制度

有效保障數(shù)字化檔案信息的安全性有賴于各種合理的檔案制度的制定，主要是指檔案電子文檔管理、人員安全管理制度、檔案信息數(shù)據(jù)庫制度和環(huán)境安全制度等幾個(gè)方面。通過檔案信息數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行分類分級(jí)，并且通過脫機(jī)單獨(dú)管理來提升檔案文檔管理的安全性；安全考核制度和安全審查制度是數(shù)字化檔案人員安全管理方面的主要制度內(nèi)容。針對(duì)重要的檔案信息，可以限制管理人員的操作權(quán)限，讓檔案管理操作技能強(qiáng)的和職業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人員操作。

（三）計(jì)算機(jī)安全技術(shù)方面的提升

因?yàn)椋?jì)算機(jī)的硬件和軟件是保證數(shù)字化檔案信息安全性的決定性因素，是數(shù)字化檔案信息保存、傳送、檢索和其他相關(guān)技術(shù)安全性的重要保障，所以，我們要著力完善計(jì)算的設(shè)備和其運(yùn)營環(huán)境。針對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)，可以采用網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)方面的完善；針對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員的權(quán)限問題，可以采用對(duì)文件進(jìn)行加密技術(shù)的處理。條件允許的情況下，可以探索對(duì)數(shù)字化檔案信息辨認(rèn)和驗(yàn)證的數(shù)字技術(shù)；針對(duì)隨時(shí)有可能入侵的計(jì)算機(jī)病毒，可以采用防火墻和檢測技術(shù)來降低計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息管理安全性的隱患風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的趨勢，但是針對(duì)數(shù)字化檔案信息所存在的安全隱患，我們可以嘗試性地從人員、計(jì)算機(jī)設(shè)備和對(duì)人和對(duì)物的管理制度方面來避免安全隱患出現(xiàn)的可能，以更好的發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。

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