簡(jiǎn)析提高檔案管理現(xiàn)代化水平的途徑

楊芳

摘 要：本文從檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)入手，簡(jiǎn)述我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題，并提出對(duì)應(yīng)的解決措施，為提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；標(biāo)準(zhǔn)化

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案交流和共享方式已經(jīng)難以滿(mǎn)足人們的需求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作勢(shì)必從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在各領(lǐng)域的運(yùn)用也越來(lái)越廣泛，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，能夠有效地降低檔案管理工作人員工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。但是目前的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在很多問(wèn)題，所以通過(guò)采用具有針對(duì)性的解決措施，有效地提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能滿(mǎn)足在信息時(shí)代的背景下社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求，使檔案信息轉(zhuǎn)化為推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代。

2 檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)

（一）檔案資源信息化

進(jìn)入21世紀(jì)，信息化正在成為各行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的核心。因此，檔案資源的信息化也是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案資源信息化的步驟包括：1.利用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。2.采用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行加工，建立檔案資源共享的技術(shù)平臺(tái)。3.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的傳輸和共享。因此，信息化已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

（二）檔案管理無(wú)紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各領(lǐng)域的普及和發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理向無(wú)紙化、虛擬化方向發(fā)展。相比于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，現(xiàn)代化的檔案管理具有如下優(yōu)點(diǎn)：1.檔案資源均通過(guò)數(shù)據(jù)化的形式體現(xiàn)，具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴(lài)等特征，因此管理方便、查閱便捷。2.現(xiàn)代化的檔案管理，具備無(wú)紙化、虛擬化等特征，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并主要以監(jiān)控信息為工作的主要內(nèi)容，具有降低工作強(qiáng)度、提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

俗話(huà)說(shuō)“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，因此檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的另一重要內(nèi)容。檔案管理現(xiàn)代化需要采用先進(jìn)的技術(shù)，通過(guò)嚴(yán)密的分工和廣泛的協(xié)作來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著檔案資源的交流與傳遞日益頻繁，檔案管理工作亟待采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程來(lái)進(jìn)行規(guī)范，例如交換檔案數(shù)據(jù)、傳遞檔案資源和共享檔案資源等。

3 檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展存在的問(wèn)題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理工作并沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成檔案管理存在很大的盲目性，同時(shí)各檔案管理工作部門(mén)的硬件和軟件技術(shù)水平參差不齊，也會(huì)嚴(yán)重制約檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的建設(shè)。以此現(xiàn)狀繼續(xù)發(fā)展下去，將嚴(yán)重影響我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理現(xiàn)代化工作對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才提出了更高的要求。目前我國(guó)檔案管理的工作人員普遍存在專(zhuān)業(yè)水平較低、管理能力較差、綜合素質(zhì)不高、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解較少等問(wèn)題，導(dǎo)致工作人員缺乏檔案意識(shí)，無(wú)法提供更好的檔案服務(wù)工作，并且新技術(shù)、新方法很難在檔案的現(xiàn)代化管理工作中推廣和使用，導(dǎo)致難以解決檔案管理工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開(kāi)展產(chǎn)生一定的影響。

（三）檔案管理資金投入不足

因?yàn)槿狈?duì)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理的資金投入不足。很多檔案管理工作部門(mén)存在資金不足而無(wú)法開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，包括：沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化管理設(shè)備、開(kāi)發(fā)適應(yīng)新形勢(shì)的檔案操作管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對(duì)案管理人員開(kāi)展管理技術(shù)培訓(xùn)等。調(diào)查表明，目前很多檔案管理工作部門(mén)的資金僅能維持檔案管理工作的基本開(kāi)銷(xiāo)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此對(duì)檔案管理的服務(wù)方式以及能力產(chǎn)生重大影響，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生較為嚴(yán)重的阻礙。

（四）重檔案管理，輕資源利用

我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制還不完善，導(dǎo)致部分檔案管理工作人員還保留著“重視管理、輕視利用”的陳舊觀(guān)念，缺乏對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和檔案信息利用率的重視。很多檔案管理工作部門(mén)的檔案資源開(kāi)發(fā)和利用方式較為單一和陳舊，對(duì)檔案資源的再次開(kāi)發(fā)和專(zhuān)題編寫(xiě)的重視程度不夠，導(dǎo)致很多重要的檔案資源沒(méi)有得到充分利用，使得檔案資源的利用率比較低。

4 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有采用先進(jìn)的技術(shù)、通過(guò)廣泛的協(xié)作和嚴(yán)密的分工才能夠建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案資源的交流與共享需要采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，比如：檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案資源的傳遞和檔案資源的共享等。另外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位只有建立健全適應(yīng)發(fā)展需要的檔案管理制度體系，才能明確各門(mén)類(lèi)檔案歸屬與流向。通過(guò)建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步構(gòu)建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

（二）加快專(zhuān)業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，必須重視檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)。其次，由于檔案管理涉及多學(xué)科的交叉，檔案管理工作人員需要具備比較廣的知識(shí)面，例如：管理學(xué)、情報(bào)學(xué)等，因此要求檔案管理工作人員進(jìn)行多學(xué)科涉獵，更新和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。最后，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)教育，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作人員的服務(wù)水平，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，檔案管理工作人員必須具備現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要意識(shí)到檔案管理的重要性。其次，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性。提高自身的思想認(rèn)識(shí)之后進(jìn)一步去轉(zhuǎn)變自身的思想觀(guān)念，從而建立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。通過(guò)樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理模式，確保檔案管理工作更好地滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展和社會(huì)需求，為檔案管理現(xiàn)代化水平的建設(shè)打下思想基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還應(yīng)將檔案管理工作納入專(zhuān)項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年至少要研究一至兩次檔案工作的重大事項(xiàng)，重要課題，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而指導(dǎo)檔案部門(mén)更好地開(kāi)展下一步的工作。再者，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，營(yíng)造一種互幫互學(xué)的氛圍，以先進(jìn)帶動(dòng)落后，發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異。

（四）提高檔案管理資金投入

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，必須提高對(duì)檔案管理工作的資金投入。首先，支持檔案管理現(xiàn)代化工作的技術(shù)投入，包括：購(gòu)置硬件和軟件設(shè)施，檔案管理維護(hù)等。其次，加強(qiáng)檔案管理工作人才培養(yǎng)的資金投入，包括：專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理工作交流和學(xué)習(xí)等。最后把檔案管理的資金投入納入檔案管理工作部門(mén)的工作計(jì)劃，研究制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作部門(mén)的達(dá)標(biāo)情況進(jìn)行考核。

5 結(jié)論

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，知識(shí)和信息已經(jīng)成為時(shí)代的重要特征。本文從檔案管理現(xiàn)代化的作用入手，簡(jiǎn)析了我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并提出了提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，包括：加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、加快專(zhuān)業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)和提高檔案管理資金投入，不斷推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，將檔案管理工作提升到全新的水平，從而更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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