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      對信息化建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的思考

      2017-10-17 20:33:15洪源清
      卷宗 2017年26期
      關(guān)鍵詞:功能模塊建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

      洪源清

      2002年8月,中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》,提出“業(yè)務(wù)分開、過程受控、全程在案、永久追溯”。電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期我國信息化工作的重點(diǎn),政府先行先試,帶動國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展信息化。從中央到地方各部門各單位都在推進(jìn)信息化建設(shè)項(xiàng)目,要通過信息化手段,重構(gòu)或升級包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的信息系統(tǒng),加強(qiáng)本部門行政工作的管理水平和工作效率。如何在本單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作,是各單位檔案工作人員都要直接面對的問題。

      1 信息化建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

      現(xiàn)在單位要進(jìn)行信息化項(xiàng)目建設(shè),作為單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中一個(gè)組織部分,檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其他系統(tǒng)同步重構(gòu)或升級,才能保證各系統(tǒng)形成的電子文件材料符合歸檔要求。重構(gòu)或升級的理由是因?yàn)楹芏鄦挝辉瓉硎褂玫臋n案管理系統(tǒng)都是基于C/S結(jié)構(gòu)(客戶/服務(wù)器模式)設(shè)計(jì)研發(fā)的,無法適應(yīng)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求,與單位其他新系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)電子文檔在系統(tǒng)間的鏈接傳輸和有效控制管理,新的檔案管理系統(tǒng)將采用B/S結(jié)構(gòu)(瀏覽器/服務(wù)器模式)。新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)相比,增加了電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。

      由于信息化建設(shè)項(xiàng)目是個(gè)系統(tǒng)大工程,按照國家規(guī)定要進(jìn)行招投標(biāo)來確定承建單位的。這樣一來,就會產(chǎn)生這樣的情況:1、來參加招投標(biāo)的檔案軟件公司因?yàn)橐?guī)模太小或技術(shù)力量不夠強(qiáng),不具備對信息化建設(shè)項(xiàng)目整體工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)與研發(fā)能力(除了檔案管理系統(tǒng)部分)而無法中標(biāo),所以,最終中標(biāo)的往往是信息技術(shù)力量較強(qiáng)、規(guī)模較大的上市公司。2、中標(biāo)公司信息技術(shù)力量是強(qiáng),但對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)并不是專業(yè)性的,再加上中標(biāo)公司具體負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的技術(shù)人員對要建設(shè)研發(fā)的新檔案管理系統(tǒng)必須遵循的國家檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定又不熟悉,在重新研制新檔案管理系統(tǒng)時(shí)就會是件很麻煩的事情。

      2 對規(guī)劃設(shè)計(jì)完善檔案管理系統(tǒng)的思考

      筆者參與省科技廳2015年初開始信息化建設(shè)項(xiàng)目總體規(guī)劃,進(jìn)行新的省科技廳檔案管理系統(tǒng)的重新研發(fā),目前該系統(tǒng)已進(jìn)入試使用階段。在這個(gè)過程中個(gè)人認(rèn)為要使新的檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)進(jìn)行得較為全面完善,可以從以下三個(gè)層面來逐步推進(jìn)。

      第一層面,要明確新的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以國家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ),并寫入承建合同中去。第一,新的檔案管理系統(tǒng)要具有管理文書、聲像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能,且具備靈活的可擴(kuò)展功能,包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理等。第二,檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型設(shè)計(jì)功能架構(gòu),能集成管理各門類數(shù)字檔案,具備元數(shù)據(jù)捕獲、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、格式轉(zhuǎn)換、移交、備份、災(zāi)難恢復(fù)、權(quán)限管理等基本功能,為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供保障,并達(dá)到簡單易用的基本要求。在這一層面就是要由單位與中標(biāo)公司訂立項(xiàng)目合同,在合同中將這些條件、要求逐條陳述清楚。這方面的相關(guān)條件要求可以參考《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。這些建設(shè)條件要求以合同形式定下來,這樣承建單位就要在研制中滿足這些基礎(chǔ)要求,使新的檔案管理系統(tǒng)達(dá)到相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)水平。

      第二層面,要把握好檔案管理系統(tǒng)基本功能模塊的完善設(shè)置。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的系統(tǒng)功能眾多,可以先行測試檔案管理系統(tǒng)中的基本功能模塊是否齊全、完善,如收集歸檔、整理、查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)等模塊。無論檔案管理系統(tǒng)在單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中是以嵌入式還是并列式的設(shè)計(jì)模式來進(jìn)行建設(shè),檔案管理系統(tǒng)所必備的這幾個(gè)基本功能模塊都是一樣的??梢砸晕臅鴻n案整理全過程來測試,當(dāng)一份電子文件在OA系統(tǒng)中形成電子文件后,傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中,經(jīng)過中間庫,整理編目保存歸檔,打印目錄,查詢利用等一系列步驟流程能順利完成;或一份紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描,掛接上傳系統(tǒng),在系統(tǒng)中查詢?yōu)g覽打印等工作步驟能順利實(shí)現(xiàn)。這些都是系統(tǒng)基本模塊功能齊全完善的體現(xiàn)。此外,原來舊的檔案管理系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的遷移工作,將舊系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)順利、完整地“搬遷”到新系統(tǒng)中,并能實(shí)現(xiàn)查詢、利用、打印、保存等,這也是檢驗(yàn)新系統(tǒng)基本功能模塊是否完善的方法之一。

      第三層面,要逐項(xiàng)測試其他功能模塊及根據(jù)本單位業(yè)務(wù)新增加的使用功能模塊。即對其他功能模塊如統(tǒng)計(jì)、鑒定等模塊進(jìn)行測試。根據(jù)本單位業(yè)務(wù)增加的使用功能模塊主要是指要滿足本單位業(yè)務(wù)工作而增加的功能模塊,科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)涉及到檔案管理系統(tǒng)與科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、科技獎勵管理信息系統(tǒng)等的接口鏈接。檔案管理系統(tǒng)不但要能管理以件為單位整理歸檔的文書檔案,而且還能管理以卷為單位整理歸檔的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案。此外,對于新系統(tǒng)中增加的電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝以及檔案跨門類檢索、跨庫檢索、全文檢索等功能都要逐一進(jìn)行測試,順利實(shí)現(xiàn)。

      3 對信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的建議

      檔案管理系統(tǒng)由單位檔案人員來進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì),對于綜合檔案館、專業(yè)檔案館來說無論

      從人員、技術(shù)上都還能辦得到。但對于廣大機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案人員來說,有較大的難度,所以對于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在進(jìn)行新的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)時(shí),就要想方法、找?guī)褪謥斫鉀Q問題,筆者有以下建議:

      建議一:國家檔案部門可以在全國范圍內(nèi)總結(jié)、推廣一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)或?qū)嵗?。這是筆者認(rèn)為最好的方案。國家檔案部門可以將成功的典型實(shí)例以文件形式或者組織編輯書籍的形式在全國進(jìn)行推廣,將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中的功能設(shè)置、注意事項(xiàng)等等都結(jié)合到實(shí)例中,進(jìn)行有的放矢的傳授、指導(dǎo)。如果能這樣,就可以極大地推進(jìn)全國檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性和統(tǒng)一性。

      建議二:單位的信息化建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)可以將各個(gè)系統(tǒng)建設(shè)分解成多個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行分別招投標(biāo),檔案管理系統(tǒng)一部分的設(shè)計(jì)規(guī)范承建單位最好由國家相關(guān)部門認(rèn)定的有資質(zhì)的檔案軟件公司來承擔(dān)。為便于檔案管理系統(tǒng)的功能模塊的設(shè)計(jì)完善,技術(shù)較成熟的檔案管理系統(tǒng)公司要介入檔案管理系統(tǒng)子項(xiàng)目的招投標(biāo)。在單位開始進(jìn)行信息化建設(shè)項(xiàng)目前,單位檔案人員及時(shí)提出這種方案,實(shí)現(xiàn)由有資質(zhì)的檔案軟件公司來承建單位的檔案管理系統(tǒng)。

      建議三:在單位的信息化建設(shè)項(xiàng)目中可以采購產(chǎn)品化的檔案管理系統(tǒng),然后委托中標(biāo)承建單位信息化建設(shè)工程的公司去開發(fā)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口,也就是要在多個(gè)系統(tǒng)中建立一個(gè)橋梁,使單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要?dú)w檔的電子文件通過鏈接及時(shí)傳送到檔案管理系統(tǒng)中,在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。這種方案就是把檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與單位整體信息化工程建設(shè)分離開來,是否可行應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況以及國家信息化工程建設(shè)方面的相關(guān)規(guī)定來決定。

      建議四:可以通過先行選擇確定新的檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)單位(一般為檔案軟件公司)方法,可以試著讓負(fù)責(zé)新檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)的檔案軟件公司在單位新檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)先行參與,這樣可以利用檔案軟件公司的專業(yè)性對單位檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供一定幫助。對于單位檔案人少,檔案理論水平不高、檔案管理經(jīng)驗(yàn)少、計(jì)算機(jī)知識較缺乏的情況可以考慮這種方案,以確保單位檔案信息化建設(shè)的能夠順利進(jìn)行。

      參考文獻(xiàn)

      [1]國家檔案局. 《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》. 2014

      [2]國家檔案局. 《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194-2012)endprint

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