醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理的幾點(diǎn)思考

周炯輝

摘 要：醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案不僅是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要組成環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所形成的具有較高真實(shí)性與參考性的歷史記錄。在本文中，筆者通過(guò)結(jié)合人人多年以來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，就如何才能進(jìn)一步提升對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案的管理水平提出了個(gè)人幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；科研經(jīng)費(fèi)；檔案管理

科研經(jīng)費(fèi)檔案是醫(yī)院科研經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，是醫(yī)院后續(xù)科研活動(dòng)開(kāi)展的重要依據(jù)，因此它具有非常高的保存價(jià)值?？蒲薪?jīng)費(fèi)檔案作為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的一種，是以參考資料的形式存在并指導(dǎo)著醫(yī)院各項(xiàng)科研活動(dòng)的運(yùn)行，是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)管理、科學(xué)研發(fā)的基礎(chǔ)，因此它又具有非常高的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)下，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也在發(fā)生著翻天覆地的變化，如何在新時(shí)期下做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作，是我們所不得不思考的問(wèn)題。

1 提高對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理的認(rèn)識(shí)是基礎(chǔ)

要想做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理觀念、強(qiáng)化管理意識(shí)、營(yíng)造出全員重視的良好氛圍是首要任務(wù)。要采取多種措施使每一位檔案管理人員認(rèn)識(shí)到：科研經(jīng)費(fèi)是醫(yī)院科學(xué)研究活動(dòng)開(kāi)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，科研經(jīng)費(fèi)檔案是用來(lái)記錄醫(yī)院各項(xiàng)科研活動(dòng)開(kāi)支的重要憑證，不僅可以有效的反映醫(yī)院科研活動(dòng)的績(jī)效而且還能夠?yàn)槎沤^違紀(jì)行為做出非常大的貢獻(xiàn)。此外，依據(jù)檔案材料中的科研開(kāi)支，還可以為醫(yī)院制定今后的科研工作計(jì)劃、科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算等提出重要的參考作用，這有利于一所醫(yī)院的健康與可持續(xù)發(fā)展?？蒲薪?jīng)費(fèi)檔案管理不僅僅是檔案管理人員一方的工作，還與所有的科研人員、財(cái)務(wù)管理人員息息相關(guān)。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作的宣傳力度，把這一項(xiàng)工作納入到醫(yī)院未來(lái)發(fā)展計(jì)劃之中，讓其與醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)并肩齊行，以此督促各方提高對(duì)科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

2 進(jìn)一步健全醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理機(jī)制是關(guān)鍵

科研經(jīng)費(fèi)檔案作為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的一種，具有非常強(qiáng)的嚴(yán)肅性與條理性，稍有不慎就會(huì)造成許多不必要的麻煩。因此，醫(yī)院有關(guān)部門(mén)必須在提升認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步健全檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的各項(xiàng)行為進(jìn)行有效約束，只有這樣才能一改往日科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作非常隨意的行為，提升檔案管理工作的規(guī)范性，確保醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作朝著可持續(xù)發(fā)展方向邁進(jìn)。值得注意的是，醫(yī)院在健全檔案管理工作機(jī)制的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)充分考慮范圍財(cái)務(wù)管理工作實(shí)際，盡量的使內(nèi)部規(guī)章制度科學(xué)、完善且詳細(xì)，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。此外，醫(yī)院還應(yīng)該堅(jiān)持整體性發(fā)展的原則，將科研經(jīng)費(fèi)檔案與其他不同類(lèi)別、不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓檔案管理工作向著集中管理模式轉(zhuǎn)變。

3 提升醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)基固本是保障

科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作并不是一蹴而就的，它需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善。而在這優(yōu)化與完善的過(guò)程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)就起到了至關(guān)重要的作用。醫(yī)院的各項(xiàng)工作，尤其是檔案管理工作中，“人”的作用是非常重要的，如工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高低在一定程度上便決定了科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作效率的高低；工作人員道德素質(zhì)的高低在一定程度上決定了科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作質(zhì)量的高低。所以，我們說(shuō)提高科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使他們形成自覺(jué)遵守職業(yè)道德的責(zé)任感，是當(dāng)前我們醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。但是從當(dāng)下來(lái)看，我們長(zhǎng)期所沿用的人事制度存在著很大的缺陷。既不能有效考察檔案管理工作人員道德素質(zhì)也無(wú)法在工作中培養(yǎng)工作人員積極向上的工作態(tài)度。為此，我們必須從改革傳統(tǒng)的人事體制入手，在人員聘用時(shí)加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作人員的道德素質(zhì)考察；在日常工作中加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度；建立起高效的績(jī)效考察制度以及責(zé)任追究制度，對(duì)于工作效率高、質(zhì)量好的工作人員進(jìn)行及時(shí)有效的表?yè)P(yáng)，而對(duì)于一些以權(quán)謀私行為要進(jìn)行嚴(yán)厲懲罰。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)人員隊(duì)伍的不斷優(yōu)化，為醫(yī)院的強(qiáng)基固本提供堅(jiān)實(shí)的人員保障。

4 建立起專(zhuān)門(mén)的管理系統(tǒng)是做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作的重要途徑

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由原始紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)也邁上了一個(gè)新的征程。因此在這種形勢(shì)下加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化檔案管理工作的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作的現(xiàn)代化不僅是大勢(shì)所趨也是形勢(shì)所趨。為此，相關(guān)部門(mén)必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理設(shè)備進(jìn)行全方位檢修，及時(shí)淘汰一些陳舊落后的設(shè)施，替之以運(yùn)行平穩(wěn)、安全高效的新設(shè)備，力求為科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。此外，為了保障科研經(jīng)費(fèi)檔案的安全，醫(yī)院有必要建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行不斷的完善與優(yōu)化。積極采用先進(jìn)的保密技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行升級(jí)備份與維護(hù)。

5 調(diào)整服務(wù)方式、推動(dòng)檔案一體化建設(shè)進(jìn)程是做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作的必經(jīng)之路

我們上文中已經(jīng)提到要想做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作，就要更新管理觀念、建設(shè)起專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)資源更好的共享與利用。但是我們也應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作不能只停留在更新觀念這一層面，還應(yīng)當(dāng)用實(shí)際行動(dòng)來(lái)調(diào)整檔案管理方式。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)從本職崗位出發(fā)，著眼于醫(yī)院整體發(fā)展，通過(guò)最新的服務(wù)方式來(lái)做好財(cái)務(wù)檔案建設(shè)工作。如：為了不再被動(dòng)的進(jìn)行資料收集，工作人員要積極主動(dòng)的開(kāi)展“上門(mén)”服務(wù)，走進(jìn)科研部門(mén)。

6 加強(qiáng)對(duì)檔案資料的監(jiān)督，是做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作的必要條件

為了防止檔案管理人員以權(quán)謀私，醫(yī)院有關(guān)部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)檔案的監(jiān)督力度，進(jìn)而提升其規(guī)范化管理程度。檔案管理工作本身就是一個(gè)規(guī)范性要求非常高的工作，特別是對(duì)于醫(yī)院這類(lèi)特殊組織，檔案的規(guī)范性就顯得尤為重要。

新形勢(shì)下，醫(yī)院不斷發(fā)展，醫(yī)院科學(xué)研究活動(dòng)所需要的經(jīng)費(fèi)自然也花費(fèi)的更多，隨之也產(chǎn)生了更多的科研經(jīng)費(fèi)檔案管理資料。在這種情況下，醫(yī)院有關(guān)部門(mén)要想對(duì)每一份檔案資料都進(jìn)行細(xì)致的監(jiān)督困難很大。為此筆者認(rèn)為醫(yī)院監(jiān)督管理職能的發(fā)揮，應(yīng)依靠定期或不定期的檢查和清算工作。根據(jù)事實(shí)情況，醫(yī)院有關(guān)部門(mén)可采取抽查等方式對(duì)檔案室的的科研經(jīng)費(fèi)資料進(jìn)行查閱。

7 小結(jié)

綜上所述，做好醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展意義重大，但是從當(dāng)下來(lái)看，目前我們的科研經(jīng)費(fèi)檔案管理工作仍然存在有較多的不足之處，這不僅無(wú)益于檔案管理工作的自身發(fā)展而且也不利于為醫(yī)院整體發(fā)展提供持續(xù)動(dòng)力。作為一名檔案管理人員，面對(duì)著新形勢(shì)下檔案管理工作的新挑戰(zhàn)，我們有責(zé)任也有義務(wù)加強(qiáng)對(duì)這一工作的理論研究與實(shí)踐研究，制定出一系列的有效對(duì)策，以為醫(yī)院的建設(shè)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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