建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑研究

邢月鵬

摘 要：建設(shè)工程檔案管理工作，對于建設(shè)工程投資控制、質(zhì)量控制工作的影響均非常大。同時，還會對竣工后的使用情況、改造等構(gòu)成直接的影響。為此，需給予建設(shè)工程檔案歸檔管理工作更多的重視，結(jié)合實際管理中的問題進行分析，進而制定針對性的處理措施予以完善和創(chuàng)新，促使我國建設(shè)工程檔案歸檔管理工作的順利實施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案歸檔；管理

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使得我國建設(shè)工程的市場也更加成熟，建設(shè)工程的數(shù)量越來越多。同時，人們對于建設(shè)工程的要求也更高[1]。因為建設(shè)工程系統(tǒng)較為龐大，所以在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題后，均會對工程的施工進度、施工質(zhì)量構(gòu)成不良影響。為此，應(yīng)做好建設(shè)工程檔案管理工作，以便確保檔案資料更加完整、細化、規(guī)范，更好的落實各項工作。

1 建設(shè)工程檔案歸檔管理的重要性

建設(shè)工程的所有部門，均需秉持對國家、黨、人民的高度負責理念，做好建設(shè)工程檔案歸檔管理工作。這就需要給予建設(shè)工程檔案歸檔管理工作更多的重視，并對建設(shè)工程檔案管理工作重視起來。然后，實際實行檔案歸檔管理的時候，和建設(shè)施工企業(yè)、監(jiān)理企業(yè)、驗收企業(yè)相互配合，構(gòu)建并移交完善的工程檔案的職責。做好建立檔案、管理檔案的建設(shè)工作，完善管理部門的館藏工作，為建設(shè)規(guī)劃、更好的開展管理工作奠定良好基礎(chǔ)，進而推動我國社會經(jīng)濟的良好發(fā)展。

2 建設(shè)工程檔案歸檔管理中存在的不足

（一）管理人員的認識問題

較多的建設(shè)工程企業(yè)管理人員，對于建設(shè)工程檔案管理的認識比較匱乏，主要的表現(xiàn)：不能給予建設(shè)工程檔案管理工作重視，這時工程檔案管理工作無專業(yè)人員進行管理。而非專業(yè)人員在實行收集資料、整理資料的時候，因為其管理意識比較薄弱，無法合理的運用自身的專業(yè)進行管理。與此同時，建設(shè)工程所使用資料后，被隨意丟棄。這樣一來，資料無法很好的儲存，導致后期不能很好的利用，進而導致原始記錄資料遺失

（二）建設(shè)工程的歸檔管理規(guī)范問題

部分建設(shè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力較弱。因為自身專業(yè)所致，導致其在實行檔案收集、檔案范圍、檔案類型等工作中，存在較大的誤區(qū)，進而促使其不能根據(jù)檔案的具體規(guī)定實行各項分類和整理工作[2]。而檔期實行檔案資料收集工作，對檔案流程不熟悉的時候，就會被動接收建設(shè)工程的文件、資料，而不能仔細做好整理工作，合理的利用接收資料。

（三）建設(shè)工程檔案歸檔管理問題

因為建設(shè)工程的檔案歸檔、管理工作，沒有專業(yè)的人員和部門執(zhí)行。長時間處于比較懶散的管理情況下，使得建設(shè)工程檔案歸檔管理工作無具體的機構(gòu)實施。此外，建設(shè)工程的工作較多，如施工、監(jiān)理、驗收等，而建設(shè)企業(yè)對工程資料保管比較分散，這樣的情況下就會很難較好的做好檔案管理完善工作、系統(tǒng)建設(shè)管理工作。

（四）建設(shè)工程檔案管理措施問題

建設(shè)工程沒有獲得檔案管理部門對工程的支持，如建設(shè)工程場所、建設(shè)經(jīng)費。同時，部分檔案管理企業(yè)無完善的系統(tǒng)設(shè)施、條件，不能對工程資料實行有效的保管。對于部分縣鎮(zhèn)城建檔案管理組織，會受到經(jīng)濟、辦公場所等因素限制，導致檔案管理工作的影像設(shè)備不能很好的完善，同時和具體的要求有較大差異。這時，就會從根本上對建設(shè)工程檔案歸檔管理工作開展情況，構(gòu)成嚴重的阻礙[3]。

3 建設(shè)工程檔案歸檔管理的創(chuàng)新路徑研究

（一）做好建設(shè)工程驗收后的備案管理工作

備案機關(guān)對建設(shè)工程提出的建議、城建檔案對建設(shè)工程的意見，有著重要的意義。為此，建設(shè)工程做好驗收備案工作非常必要。需給予檔案驗收工作、備案工作更多的重視，進而提高建設(shè)工程檔案管理的職能，以及檔案管理的質(zhì)量。

（二）嚴格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度

通過加強執(zhí)法部門對于建設(shè)工程檔案歸檔管理監(jiān)督機制，監(jiān)理檔案的評價系統(tǒng)。不同地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門，應(yīng)將工程檔案歸檔管理的內(nèi)容，納入執(zhí)法檢查的項目中，積極獲得城建檔案部門的支持，進而依法檢查并整頓建設(shè)工程檔案歸檔工作中的問題、管理工作中的問題。其次，應(yīng)將建設(shè)企業(yè)、施工企業(yè)的工程檔案、管理、移交的情況，納入到建設(shè)工程項目建設(shè)中、誠信體系建設(shè)中。針對沒有按照具體規(guī)定記錄而移交的工程檔案企業(yè)，不列入誠信評價系統(tǒng)中，以充分發(fā)揮監(jiān)督的機制[4]。

（三）做好建設(shè)工程的后續(xù)工作、工程歸檔工作

以往，建設(shè)工程檔案歸檔管理的時候，建設(shè)企業(yè)應(yīng)辦理建設(shè)工程竣工的檔案認可書，再到建設(shè)工程備案機關(guān)做好相關(guān)材料的辦理工作。將材料、認可書上交到建設(shè)工程檔案部門，做好相關(guān)建設(shè)工程檔案歸檔處理。然而，上述流程中存在較多的紕漏，如：一些建設(shè)工程辦理竣工檔案后，工程檔案沒有被嚴格監(jiān)管，這時建設(shè)工程檔案長期不能歸檔。為處理這一問題，相關(guān)的企業(yè)需結(jié)合實際工作、建設(shè)工程的具體要求進行處理和完善。相關(guān)部門在建設(shè)工程檔案辦理人員實行竣工檔案認可書時，做好檔案移交工作、檔案辦理工作，這樣能夠節(jié)省掉了較長時間的歸檔問題。與此同時，這種處理方式還能夠保證建設(shè)工程檔案預(yù)驗收得到認可，并和建設(shè)工程檔案歸檔在同時實施。這樣一來，企業(yè)實行預(yù)驗收認可的時候，即便檔案不能及時做好歸檔工作，也可對負責人員進行承諾，具體明確負責人員竣工驗收后60天內(nèi)實行檔案移交，若不能按照承諾書的內(nèi)容落實工作，將不對下一個建設(shè)工程竣工檔案給予認可。以此，對沒有實行建設(shè)工程檔案歸檔的企業(yè)予以警告。

（四）做好建設(shè)工程檔案管理和各部門的配合工作

由于建設(shè)工程檔案管理工作需要已許多建設(shè)企業(yè)的部門保持較為密切的關(guān)系，為此，就需要檔案管理部門和其他部門做好配合，以便獲得施工部門、建設(shè)部門、監(jiān)理部門等支持，構(gòu)建高效協(xié)作的管理體系[5]。首先，檔案管理部門需加強對各部門工程信息的了解，以便及時和其他部門聯(lián)系，實行業(yè)務(wù)指導，提供創(chuàng)新的服務(wù)模式，制定針對性服務(wù)。其次，需制定具體的規(guī)范，明確各部門的建檔工作、報送工作、移交工作等要求，確保檔案的完整和真實性。確保檔案編制工作和建設(shè)同步實施，對工程建設(shè)情況進行真實反應(yīng)，以確保檔案的真實和有效，加強對工程質(zhì)量、進展的監(jiān)督，進而促使建設(shè)企業(yè)、紀檢監(jiān)察部門、投資審評等各部門工作能有效開展。

4 結(jié)語

建設(shè)工程檔案管理工作，屬于動態(tài)變化管理的過程。當前，隨著社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展，使得建設(shè)工程在新形勢下的工作任務(wù)越來越多，面對的挑戰(zhàn)也更大。為此，建設(shè)工程需要做好管理創(chuàng)新工作，以便促使建設(shè)工程檔案管理工作能更好的開展，并從根本上提高管理的效率。

參考文獻

[1]任躍芝.建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑[J].城建檔案，2017（1）：64-65.

[2]熊英.促進高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究[J].改革與開放，2016（24）：126-127.

[3]毛娟.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：102-102.

[4]王倩.淺析新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑[J].工程技術(shù)：引文版，2016（12）：00047-00047.

[5]郭亞軍，王穎，王彥斌等.新常態(tài)下的大型審計項目檔案歸檔模式創(chuàng)新研究[J].北京檔案，2016（1）：26-29.