信息時代科技檔案管理工作

王翊時

摘要：隨著我國信息技術(shù)的飛快發(fā)展，科技檔案改革力度不斷加大。在這個信息時代背景下，我們對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。無論是專業(yè)技能，還是自身修養(yǎng)，檔案管理人員都要適應(yīng)信息時代的發(fā)展需求。因此，我們要加強對檔案管理人員的學(xué)習(xí)，更切實有效的完成科技檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時代 科技檔案 管理

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中指明，十五期間，全國檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是，圍繞檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保障體系建設(shè)的六個方面進行。因此，科學(xué)的檔案管理方式能提高檔案管理的工作效率，促進我國檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，本文通過分析科技檔案管理的現(xiàn)狀，提出幾點改革檔案管理的建議。

一、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，缺乏科技管理的意識

由于部分檔案管理人員的缺乏科技管理的意識，往往以為檔案工作并不是工作中的重要組成部分，在思想上出現(xiàn)不重視檔案管理工作，特別是管理方法也相對落后，導(dǎo)致檔案管理的地位及作用逐漸被淡化。此外，有的單位存在檔案管理人員不足的現(xiàn)象，整體素質(zhì)參差不齊，檔案管理人員有很大一部分是有外編人員組成，其專業(yè)技能以及服務(wù)能力均達不到現(xiàn)代化管理的要求；部分單位使用的是年級較大的檔案管理人員，即便是專職的管理人員，部分年老的管理人員經(jīng)常遺漏一些工作環(huán)節(jié)，個人精力也會無法滿足工作的需要。有的單位利用轉(zhuǎn)崗的工勤人員，由于對工作缺乏專業(yè)知識及基本的技能而嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率。

（二）管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，部分檔案管理單位的管理制度仍然不夠完善，管理工作落實不到位。有的檔案管理單位只是生搬硬套，只按照國家制度的規(guī)則制度進行管理工作，缺乏針對性。而有的檔案管理單位即使建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，但管理工作還是不夠規(guī)范，工作難以落實到位，甚至對制度規(guī)范的檔案管理制度造成了深刻的影響。有的檔案管理單位，由于管理方法傳統(tǒng)，極大降低了工作效率，他們利用的仍是實體檔案，雖然實體檔案有原始的憑證，利用范圍也廣，適應(yīng)性也強，但其工作量非常大，無法達到預(yù)期的管理效果。

（三）缺乏有效的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

目前，很多單位都使用自己研發(fā)的檔案管理軟件來進行管理工作，自身研發(fā)的軟件也會存在諸多問題，例如：功能不齊全，信息的存儲空間特別小，操作工作繁瑣，統(tǒng)計信息及綜合分析太復(fù)雜，信息化程度較低，造成這些問題關(guān)鍵是缺乏一個適應(yīng)性較強的檔案管理系統(tǒng)，不能滿足網(wǎng)絡(luò)科學(xué)管理及現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

二、信息時代檔案管理的相關(guān)建議

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)

新媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，現(xiàn)代化檔案管理工作以計算機為主來實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)化。為了使得檔案管理人員能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，我們要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方式，與時俱進改革創(chuàng)新。我們不僅要學(xué)習(xí)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的基本原理、基本方法，且要熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)等新媒體技術(shù)，利用計算機完成檔案管理工作。眾所周知，檔案信息具有保密性，當(dāng)管理人員在網(wǎng)上運行及傳輸時，檔案管理人員要特別注意區(qū)分非法及合法用戶，便于合法用戶利用檔案信息的同時屏蔽非法用戶，避免檔案信息泄露出去。

（二）依法管理，改進服務(wù)手段

1.加強法制觀念，依法管理。在檔案管理工作中，依法管理檔案是一個單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)工作之一，是科學(xué)管理及高效工作的重要組成部分。國家頒發(fā)的相關(guān)法律法規(guī)為檔案管理提供了科學(xué)的理論依據(jù)，例如：《檔案法》，我們要根據(jù)單位的實際情況出發(fā)，在依法的基礎(chǔ)上制定一些有針對性的規(guī)章制度，促進檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2.依法管理，改進服務(wù)手段計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最為突出的特點就是資源共享，通過一定的處理系統(tǒng)可以將檔案信息向遠程提供存取服務(wù)。檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)空間進行交流、輸送，因此我們可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對檔案的收集、管理、檢索及傳送。網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的檔案信息都可以發(fā)揮共享的作用，從而用戶的范圍也逐漸擴大，我們真正的可以實現(xiàn)足不出戶也能有效的管理檔案工作。

（三）加強現(xiàn)代化管理

1.建立數(shù)據(jù)庫查詢管理制度

檔案管理的相關(guān)軟件是通過光學(xué)的掃描復(fù)制、圖文壓縮、高智能的計算機檢索、信息遠程傳送等方式來建立一個檔案數(shù)據(jù)庫以及信息查詢系統(tǒng)。因此，建立數(shù)據(jù)庫查詢管理制度，提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)能有效的、及時的利用相關(guān)軟件來提高檔案管理工作的效率。

2.完善網(wǎng)絡(luò)管理方法

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛的運用，我們要將安全化以及現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理的實際情況相結(jié)合，加強安全風(fēng)險防范意識。務(wù)必從進入、傳輸、使用等方面可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識別技術(shù)以及信息確認(rèn)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件進行管理，確保檔案信息安全。

3.建立安全管理制度

科技檔案管理工作給廣大管理人員帶來方便的同時，也存在諸多不穩(wěn)定性及可變性，因此，管理備份制度具有必要性，以防止檔案信息丟失而造成不必要的損失。在開發(fā)共享資源以及建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，我們要加強安全防護意識，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)。

三、總結(jié)

雖然信息技術(shù)迅速發(fā)展，但我們在檔案管理中仍然存在許多問題。因此，我們要通過提高管理人員的綜合素質(zhì)，依法管理，改進服務(wù)手段，加強現(xiàn)代化管理等科學(xué)手段來提高檔案管理的工作效率。endprint