沈牡丹 范智新

（華中科技大學(xué)檔案館 武漢 430074）

高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯工作分析

沈牡丹 范智新

（華中科技大學(xué)檔案館 武漢 430074）

隨著我國(guó)國(guó)際合作交流的發(fā)展和人們學(xué)習(xí)觀念的改變，近年來，出國(guó)留學(xué)的人數(shù)不斷攀升。高校檔案館提供學(xué)生成績(jī)翻譯、學(xué)歷證明翻譯逐漸成為一項(xiàng)重要的檔案服務(wù)利用工作。基于對(duì)華中科技大學(xué)檔案館2013—2015年辦理出國(guó)留學(xué)材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的研究，從需求分析、數(shù)據(jù)構(gòu)成、關(guān)鍵環(huán)節(jié)三個(gè)方面，對(duì)高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯工作進(jìn)行了分析和探討。

高校 留學(xué) 學(xué)歷證明 成績(jī)翻譯

根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示：從1978年到2015年底，我國(guó)各類出國(guó)留學(xué)人員累計(jì)達(dá)404.21萬人。2013年我國(guó)出國(guó)留學(xué)總?cè)藬?shù)為41.39萬人，2014年為45.98萬人，2015年為52.37萬人。以2015年為例，出國(guó)留學(xué)人員的構(gòu)成為：國(guó)家公派2.59萬人，單位公派1.60萬人，自費(fèi)留學(xué)48.18萬人。由以上數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，隨著我國(guó)國(guó)際合作交流的發(fā)展和人們學(xué)習(xí)觀念的改變，近年來，選擇到國(guó)外留學(xué)的人數(shù)不斷攀升。

在申請(qǐng)出國(guó)留學(xué)過程中，英文學(xué)歷證明（畢業(yè)證、學(xué)位證）和英文成績(jī)單是必不可少的證明材料，高校檔案館提供學(xué)生成績(jī)翻譯、學(xué)歷證明翻譯逐漸成為一項(xiàng)重要的檔案服務(wù)利用工作。近年來需求量持續(xù)遞增，成為高校檔案服務(wù)利用的重要組成部分。

一、高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯需求分析

1.需求類型分析。高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯主要是為在校學(xué)生、畢業(yè)校友留學(xué)深造提供證明服務(wù)。以華中科技大學(xué)檔案館為例，來館辦理留學(xué)證明材料的既有在校生、應(yīng)屆畢業(yè)生，也有畢業(yè)多年的校友；既有成教類學(xué)生，也有本科生、研究生。不同的需求人群，所對(duì)應(yīng)的檔案證明材料需求也不盡相同。概括起來說，留學(xué)人群對(duì)檔案證明材料的需求，主要包含高考成績(jī)中、英文證明；大學(xué)本科主修專業(yè)的中、英文成績(jī)證明，輔修專業(yè)的中、英文成績(jī)證明，畢業(yè)證明，學(xué)位證明；研究生階段中、英文成績(jī)證明，畢業(yè)證明，學(xué)位證明。針對(duì)不同學(xué)歷層次學(xué)生和校友的個(gè)性化需求，我們提供了菜單式服務(wù)。每位來館辦理成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯材料的人員根據(jù)清單里提供的項(xiàng)目，按照需求自行勾選。

2.需求趨勢(shì)分析。前文提到的教育部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，近幾年我國(guó)留學(xué)總?cè)藬?shù)每年都在增加。來我館辦理出國(guó)材料有兩種途徑，一是學(xué)生、校友直接來我館辦理相關(guān)證明審核材料，我們簡(jiǎn)稱成績(jī)審核；二是學(xué)生、校友通過我們提供的郵箱預(yù)約網(wǎng)上代辦業(yè)務(wù)，簡(jiǎn)稱網(wǎng)上代辦。其中直接來館辦理材料，即成績(jī)審核類型的人次更多。2013年華中科技大學(xué)檔案館接待成績(jī)審核2428人次，完成網(wǎng)上代辦235人次；2014年華中科技大學(xué)檔案館接待成績(jī)審核2666人次，完成網(wǎng)上代辦310人次；2015年華中科技大學(xué)檔案館接待成績(jī)審核2279人次，完成網(wǎng)上代辦312人次。成績(jī)審核的數(shù)量2014年最高，其次是2013年，2015年最低。網(wǎng)上代辦從2013至2015年每年呈遞增趨勢(shì)。

二、高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯數(shù)據(jù)構(gòu)成分析

依據(jù)華中科技大學(xué)檔案館辦理學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯的流程要求，每位來館辦理出國(guó)材料的人員首先要填寫一份《學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯清單》，檔案館作為資料保管備查。2013—2015年，華中科技大學(xué)檔案館共接待了學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯共計(jì)7995人次。我們以這7995份翻譯清單作為樣本，進(jìn)行分析。

1.學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯各項(xiàng)目種類。依據(jù)《學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯清單》中的類目分類，檔案館提供以下種類的證明及翻譯服務(wù)：證書翻譯、中文成績(jī)（本科主修專業(yè)）證明、英文成績(jī)（本科主修專業(yè)）翻譯、中文輔修成績(jī)證明、英文輔修成績(jī)翻譯、中文畢業(yè)證明、英文畢業(yè)證明、中文學(xué)歷證明、英文學(xué)歷證明、中文輔修證明、英文輔修證明、高考中文成績(jī)證明、高考英文成績(jī)翻譯。

2.學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理人員院系構(gòu)成分析。《國(guó)際人才藍(lán)皮書：中國(guó)留學(xué)發(fā)展報(bào)告（2015）》中提到：中國(guó)留學(xué)生專業(yè)以商科、理工科為主，商科有所降溫。從中國(guó)留學(xué)生在美國(guó)、英國(guó)和加拿大的專業(yè)分布統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，中國(guó)留學(xué)生的專業(yè)分布以商科、STEM領(lǐng)域（科學(xué)、技術(shù)、工程、數(shù)學(xué)）為主。人數(shù)較多的專業(yè)包括：工商管理（22.19%）、工程技術(shù)（15.66%）、數(shù)學(xué)與計(jì)算機(jī)科學(xué)（8.57%）、社會(huì)科學(xué)（8.04%）、醫(yī)學(xué)（7.62%）、生命科學(xué)（6.66%）、藝術(shù)與應(yīng)用藝術(shù)（5.66%）[1]。

華中科技大學(xué)是一所綜合性、研究型的大學(xué)，擁有工學(xué)、理學(xué)、醫(yī)學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、哲學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、文學(xué)等12大學(xué)科門類。來檔案館辦理學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯的人員也分布在多個(gè)不同的院系，依據(jù)“學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯清單”中登記的辦理人員的畢業(yè)院系信息，我們分析統(tǒng)計(jì)出2013、2014、2015年學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理人員院系構(gòu)成圖，詳見圖1、圖2、圖3。

圖1：2013年學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理人員院系構(gòu)成

圖2：2014年學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理人員院系構(gòu)成圖

圖3：2016年學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理人員院系構(gòu)成圖

光電、建規(guī)、電氣、能源、計(jì)算機(jī)、材料、船海等傳統(tǒng)的強(qiáng)勢(shì)工科院系占據(jù)了出國(guó)材料辦理的半壁江山，而諸如經(jīng)濟(jì)、人文、新聞等學(xué)科，近幾年也占到了不小的比重，醫(yī)科畢業(yè)生也逐漸成為了出國(guó)留學(xué)申請(qǐng)人員的重要組成部分。

三、高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯關(guān)鍵環(huán)節(jié)分析

高校學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯的環(huán)節(jié)較多，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下環(huán)節(jié)入手，確保證明的規(guī)范真實(shí)有效。

1.規(guī)范成績(jī)辦理流程。以華中科技大學(xué)檔案館為例，首先我們制定了規(guī)范的學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯辦理流程，在檔案館網(wǎng)站首頁、館內(nèi)公示欄、服務(wù)利用窗口予以公布；同時(shí)將各類證書、各層次成績(jī)單中英文模板的標(biāo)準(zhǔn)化格式、注意事項(xiàng)等公布在檔案館網(wǎng)站首頁，供需要辦理相關(guān)證明的師生查看下載；在實(shí)際辦理中，我們嚴(yán)格遵循條例清晰的成績(jī)格式、統(tǒng)一準(zhǔn)確的課程翻譯、標(biāo)準(zhǔn)有效的印章、嚴(yán)格規(guī)范的成績(jī)啟封方式等原則，使翻譯工作人員有章可循、各司其職，確保所辦理的成績(jī)證明翻譯真實(shí)有效，在規(guī)范中體現(xiàn)出學(xué)校辦學(xué)特色。

2.入口出口雙層把關(guān)。真實(shí)性是檔案的生命線，在學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯的入口、出口嚴(yán)把關(guān)，這樣才能確保從檔案館出具的證明翻譯的真實(shí)性。檔案館應(yīng)對(duì)學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯的原始檔案材料嚴(yán)格把關(guān)。明確規(guī)定包括學(xué)生成績(jī)?cè)趦?nèi)的所有學(xué)籍證明材料，應(yīng)依據(jù)檔案館存檔材料為依據(jù)提供利用。未及時(shí)歸檔的學(xué)籍材料需要提供利用的，必須先由所在院系、教務(wù)處或研究生院等部門提供學(xué)籍材料原件，加蓋部門章，密封提交檔案館后，工作人員依據(jù)相關(guān)材料提供證明翻譯，并且這份材料應(yīng)存檔作為出具證明翻譯的憑證。對(duì)于學(xué)歷材料的翻譯，學(xué)生本人應(yīng)提供學(xué)歷學(xué)位證的原件，工作人員必須對(duì)證書原件的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。工作人員按收集、整理、導(dǎo)入、校對(duì)等不同內(nèi)容進(jìn)行流水作業(yè)，多位人員共同參與翻譯、審校、蓋章，相互監(jiān)督把關(guān)，最大限度地減少學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯過程中的失真和失誤，確保檔案證明的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.檔案信息化提高效率。目前，國(guó)內(nèi)高校在辦理學(xué)生成績(jī)翻譯時(shí)，主要采用著錄法，即將中英文課程名稱、成績(jī)著錄到標(biāo)準(zhǔn)的格式中，為檔案利用者提供中英文的成績(jī)證明。這種方式需要對(duì)各種信息逐項(xiàng)進(jìn)行著錄、人工翻譯、審核，費(fèi)人力，耗時(shí)長(zhǎng)[2]。華中科技大學(xué)檔案館在推進(jìn)檔案信息化過程中，開發(fā)了中英文成績(jī)自動(dòng)辦理系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過與學(xué)校公共信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生電子成績(jī)的同步管理。中英文成績(jī)自動(dòng)辦理系統(tǒng)投入使用后，學(xué)生辦理成績(jī)翻譯時(shí)，工作人員直接從檔案管理系統(tǒng)中提取該生的成績(jī)數(shù)據(jù)，匹配不同學(xué)制類型的學(xué)生成績(jī)模板，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的翻譯證明材料，工作人員將翻譯證明材料與檔案中的學(xué)生原始成績(jī)進(jìn)行比對(duì)，即可辦理完成，極大提高了服務(wù)效率，提升了服務(wù)質(zhì)量。

在經(jīng)濟(jì)全球化和教育國(guó)際化的今天，出國(guó)留學(xué)是一種跨越國(guó)界的文化融通。高校檔案館出具的每一份學(xué)生成績(jī)、學(xué)歷證明翻譯，都是學(xué)校走向世界的一張名片，是世界了解學(xué)校的窗口。高校檔案館應(yīng)該充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，為師生搭建一座通往世界的文化之橋。

[1]王輝耀，苗綠.國(guó)際人才藍(lán)皮書：中國(guó)留學(xué)發(fā)展報(bào)告（2015）No.4[M].社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2015.

[2]劉焰，張珍輝，林其鈺.高校學(xué)生成績(jī)檔案翻譯工作對(duì)策探討[J].云南檔案，2012（3）.

Analysis of Translation Work of Grades and Education Certificates for College Students

Shen Mudan,Fan Zhixin
(Archives of Huazhong University of Science and Technology,Wuhan 430074,China)

With the development of international communication and corporation as well as the study concept change of people in China,the number of students who go aboard for further education is increasing rapidly.The translation of grades and education certificates for college students by college archives becomes an important part of archives service and utilization work.Based on the study on statistical data of going aboard files recorded in Archives of Huazhong University of Science and Technology during 2013 and 2015,the work of translating grades and education certificates for college students is analyzed and discussed in three aspects:requirement analysis,data component and key link.

college;study aboard;education certificate;translation of grades

沈牡丹，華中科技大學(xué)檔案館辦公室主任，從事高校學(xué)生人事檔案、檔案利用等方向的研究；范智新，華中科技大學(xué)檔案館直屬黨支部書記、副館長(zhǎng)，從事檔案信息化方向的研究。

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2017-04-20