房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理淺談

郝燕

【摘要】在我國國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長的同時，房地產(chǎn)事業(yè)也煥發(fā)出新的生機(jī)與活力。而房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展勢必會產(chǎn)生大量的與房產(chǎn)相關(guān)的檔案信息。這不僅增加了檔案管理人員的工作量，且房產(chǎn)檔案的管理難度也會大幅度提高。基于此，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理就勢在必行，這也是當(dāng)前有效提高房產(chǎn)檔案管理水平、規(guī)避管理風(fēng)險的重要舉措。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理；措施

近年來，隨著信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的廣泛推廣和應(yīng)用，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)已成為保證房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。所以，為了加快房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，相關(guān)部門應(yīng)該分析房產(chǎn)檔案數(shù)字化的必要性，制定和完善相關(guān)的數(shù)字化管理機(jī)制，從而為今后房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理效率的提高奠定基礎(chǔ)。

1、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1向用戶提供多樣化的房產(chǎn)檔案查詢服務(wù)

在查詢房產(chǎn)信息時，指到電子圖中的哪一棟房屋，就可以立即掌握該房屋的面積、層次以及結(jié)構(gòu)等基本信息。與此同時，這種方法還能對該房屋的居住人口數(shù)量、產(chǎn)權(quán)人、共有情況以及分戶圖等產(chǎn)權(quán)基本信息有一個準(zhǔn)確了解。相反，還可以根據(jù)已知的產(chǎn)權(quán)人姓名或者房產(chǎn)證號等信息準(zhǔn)確高效在電子產(chǎn)籍圖上進(jìn)行定位，并且還可以了解到該房屋周邊的配套設(shè)施等。另外，借助商品房預(yù)售許可證或者商品房備案合同編號等，同樣可以查詢到所在樓盤位置及預(yù)銷售信息等。

1.2發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補(bǔ)充、有機(jī)管理的優(yōu)勢

數(shù)字化管理系統(tǒng)可以利用計算機(jī)數(shù)碼成像技術(shù)，建立一個完善的三維虛擬檔案庫房，從而實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案及檔案原件的一一對應(yīng)管理。具體來說，在通過系統(tǒng)進(jìn)入到三維虛擬檔案庫房后，可以根據(jù)需要打開任意檔案架，之后就會動態(tài)顯示檔案。與此同時，系統(tǒng)會自動進(jìn)行碰撞檢測，并提供導(dǎo)航圖標(biāo)，引導(dǎo)相關(guān)操作人員打開檔案柜，準(zhǔn)確高效的查詢所需信息，提取檔案，進(jìn)而對檔案實(shí)施打印或者瀏覽等操作。另外，為保證數(shù)字檔案及檔案原件的安全，需要針對檔案查閱建立和執(zhí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，根據(jù)不同的用戶等級開放相應(yīng)的權(quán)限，減少檔案丟失或被篡改的幾率。

1.3有利于檔案利用情況的管理

在當(dāng)前的房產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化系統(tǒng)，可以對每一分房產(chǎn)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，比如檔案的借閱人、借閱時間、內(nèi)容及檔案歸還時間等，而相關(guān)管理人員則可以根據(jù)這些記錄來對某一段時間檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計匯總分析。

2、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的有效措施

2.1加大對軟硬件資源建設(shè)的投入力度

想要實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，需要一個完備的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)作支撐，而這需要投入大量的人力、物力、財力。所以，相關(guān)部門需要結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力及房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，研發(fā)一個符合自身工作需求且功能完善的分布式房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。在完成這項研發(fā)工作后，就要購置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、防火墻服務(wù)器、計算機(jī)終端以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等，為該管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行建設(shè)部署一個標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行機(jī)房。然后針對運(yùn)行機(jī)房配備專業(yè)的防雷器、消防器材、防塵器以及空調(diào)等設(shè)備，確保房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，比如空氣濕度、溫度以及消防安全等指標(biāo)滿足要求。另外，建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，其目的不僅是為了提高檔案管理人員的工作質(zhì)量以及工作效率，同時還需要向用戶提供相應(yīng)的檔案查詢等服務(wù)。為此，應(yīng)配置一個健全的、易于擴(kuò)展的局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)，以便用戶可以從外界進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問，從而保證了整個房產(chǎn)檔案管理信息的共享性。

2.2培養(yǎng)和提高檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)水平

在我國社會發(fā)展以及城市建設(shè)過程中，總會形成大量的房產(chǎn)檔案，而對于房產(chǎn)檔案的管理，最根本的問題就是管理團(tuán)隊的老齡化太過嚴(yán)重。很多老員工雖然資歷深厚，工作經(jīng)驗豐富，但是由于其思想保守，仍然會不自覺的沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法及模式，對新鮮事物的接受度較低，甚至于抵觸或者排斥先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)。而年輕員工則大多年輕氣盛、心浮氣躁，總想將自己知道的秘密透露給他人，使得房產(chǎn)檔案的保密性得不到保障。所以，為了進(jìn)一步提高當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理效率，加快數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)部門就必須要強(qiáng)化管理人員的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)。房產(chǎn)檔案管理人員的數(shù)字化管理能力，除了在大學(xué)期間可以得到培養(yǎng)之外，更重要的是在工作實(shí)踐中增強(qiáng)。作為新時代的房產(chǎn)檔案管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，注重工作中的每一個細(xì)節(jié)，認(rèn)真熟悉工作環(huán)境及工作流程，從基層做起，不斷提高自己的個人素質(zhì)以及品格。另外，作為檔案從業(yè)人員，首先要提高自身的保密意識，嚴(yán)格遵循相關(guān)的法律法規(guī)，不得以損害他人利益為自己謀福利，同時在工作之余也要不斷更新自己的知識與技能，爭取學(xué)習(xí)和掌握更多更先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)及技巧，從而為房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的人才支撐。

2.3建立健全房產(chǎn)檔案管理制度

在房產(chǎn)檔案管理中，要提高整個工作的質(zhì)量及效率，除了要改變從業(yè)人員的精神面貌以及專業(yè)水平之外，還需要一定的硬性手段來對從業(yè)人員的行為進(jìn)行約束。具體來說，針對當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，相關(guān)部門需要制定和實(shí)施嚴(yán)格的規(guī)章制度以及工作守則。其中，規(guī)章制度要盡可能的涉及到檔案管理工作的方方面面，包括數(shù)字檔案的錄入、存儲、查詢、傳輸、檢索以及管理等步驟，并實(shí)施嚴(yán)格的文件保密制度以及網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，對整個數(shù)字化管理工作提供有力保障。只有這樣才能從制度上確保相關(guān)工作人員逐漸形成檔案數(shù)字化管理意識，以保證新時期房產(chǎn)數(shù)字化檔案管理的安全性以及時效性。

2.4實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代數(shù)字化管理相融合

研發(fā)和應(yīng)用房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并不意味著需要完全摒棄傳統(tǒng)檔案管理以及文件保存模式。在實(shí)際工作中，對于那些機(jī)密性較高或者具有重要紀(jì)念意義的檔案資料，可以選擇使用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種管理方式，如果紙質(zhì)檔案缺失還可由數(shù)字檔案進(jìn)行補(bǔ)救，反之亦然。這種管理模式可以進(jìn)一步保證歷史資料的完整性、真實(shí)性以及安全性，以降低檔案管理風(fēng)險。

結(jié)語：

綜上所述，房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化是我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢，它一方面提高了整個房產(chǎn)檔案管理效率以及質(zhì)量，另一方面還為了房產(chǎn)檔案的存儲、利用等提供有利保障。因此，為進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，需要相關(guān)部門加大對軟硬件資源建設(shè)的投入力度，培養(yǎng)和提高檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)水平，建立健全房產(chǎn)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代數(shù)字化管理相融合，以此來促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。