辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

齊瑞青

摘 要：文章分析了辦公自動(dòng)化本身涵義和運(yùn)用特征，同時(shí)闡述了辦公自動(dòng)化環(huán)境下開(kāi)展醫(yī)院檔案管理所存在的一些問(wèn)題，最后結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一些有效地管理策略。旨在提高辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用水平，從整體上保證醫(yī)院檔案管理工作有效性。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；策略

1 分析辦公自動(dòng)化

1.1 自身涵義

所謂辦公自動(dòng)化，實(shí)質(zhì)上指的是在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用下處理各種辦公室事務(wù)的過(guò)程。在辦公自動(dòng)化技術(shù)的利用下，人們不僅能夠接收和管理各種信息數(shù)據(jù)，而且還能夠提高辦公效率的準(zhǔn)確性、高效性?？梢赃@樣認(rèn)為辦公自動(dòng)化是一種依靠現(xiàn)代化高新設(shè)備對(duì)辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行管理的手段，其改變了傳統(tǒng)的人工管理形式，在提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，還能夠提升管理效率。因而在醫(yī)院日常的檔案管理工作中引進(jìn)辦公自動(dòng)化管理技術(shù)非常重要，其有助于簡(jiǎn)化管理者的工作流程、減少工作量，有助于維持整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定。

1.2 運(yùn)用特征

通過(guò)大量資料文獻(xiàn)查閱我們認(rèn)為，辦公自動(dòng)化技術(shù)主要的特征表現(xiàn)在三個(gè)方面，即靈活的存儲(chǔ)方式、共享資源以及快速精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)處理能力。其中，靈活的存儲(chǔ)方式主要指的是在辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用下，能夠自動(dòng)將醫(yī)院內(nèi)所有的文檔以視頻或圖像的形式存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)中，這樣一來(lái)不僅簡(jiǎn)化了工作流程，減輕工作量，同時(shí)還節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率，并且以電子文檔的形式代替原有的紙質(zhì)文檔，延長(zhǎng)了資料保存時(shí)長(zhǎng)；共享資源是指在辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用下，原來(lái)的醫(yī)院檔案管理行為得到了規(guī)范，加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用將各科室間的信息統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行管理，以此增強(qiáng)了信息流通能力；最后一點(diǎn)特征則是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用下，信息資料能夠自行進(jìn)行存儲(chǔ)，人們需要什么信息只需要通過(guò)電子軟件搜索即可，這樣一來(lái)省去了很多資料查找時(shí)間。

2 分析存在問(wèn)題

2.1 素質(zhì)水平偏低

從實(shí)踐調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，某些醫(yī)院檔案管理人員并沒(méi)有學(xué)習(xí)新技能、掌握新設(shè)備的意識(shí)，無(wú)論是他們的技術(shù)管理手段，還是思想管理觀念依然停留在“紙質(zhì)管理時(shí)代”，因而來(lái)到“辦公自動(dòng)化”時(shí)代后，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理需要，即表現(xiàn)出信息技術(shù)水平低下、自動(dòng)化辦公知識(shí)不足等，顯然這與新時(shí)代復(fù)合型人才需求相違背，即表現(xiàn)出較低的素質(zhì)水平。

2.2 檔案資料安全性偏低

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，盜密技術(shù)也在如火如荼的發(fā)展著，諸如：前段時(shí)間惡劣影響巨大的勒索病毒，不斷發(fā)展的盜密技術(shù)使得各種電子文件的存儲(chǔ)保密性受到懷疑，即便是醫(yī)院內(nèi)部已經(jīng)利用了辦公自動(dòng)化技術(shù)，卻依然避免不了電子檔案被盜用、篡改等問(wèn)題，這便意味著很多醫(yī)院的檔案資料安全管理性能偏低，這不僅會(huì)阻礙電子檔案管理作用的發(fā)揮，嚴(yán)重者還會(huì)使醫(yī)院各方的利益受到損害，因而便要求各醫(yī)院需不斷掌握更多的辦公自動(dòng)化技術(shù)，以將一個(gè)更加完善的電子化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建出來(lái)。

2.3 辦公自動(dòng)化檔案管理整體水平偏低

從國(guó)內(nèi)醫(yī)院現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化在檔案管理中的運(yùn)用現(xiàn)狀來(lái)看，管理水平低下是辦公自動(dòng)化可持續(xù)發(fā)展的主要影響因素，究其原因主要是大部分醫(yī)院沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化運(yùn)用在檔案管理工作中的重要性，因而表現(xiàn)出軟件應(yīng)用水平低、資金投入少以及軟件開(kāi)發(fā)能力不強(qiáng)等問(wèn)題，即顯現(xiàn)出辦公自動(dòng)化化管理水平低下。

2.4 管理體制不夠規(guī)范

雖然從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看，辦公自動(dòng)化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的利用，利大于弊，但是對(duì)于其中存在的一些問(wèn)題不容忽視，這些問(wèn)題隨時(shí)有可能影響整個(gè)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行。除了上述問(wèn)題需要引起重視外，還應(yīng)對(duì)規(guī)范性管理引起重視。但從我們了解到的情況來(lái)看，管理體制不夠規(guī)范這一問(wèn)題十分明顯。如：辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用，省去了大量人工勞力，這在一定程度上也增加了工作者的“惰性“，即只是將各種檔案信息存儲(chǔ)到檔子文檔中，卻沒(méi)有保存紙質(zhì)原稿，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為電子文檔是永久，保存紙質(zhì)原稿不僅沒(méi)有必要，還會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間、儲(chǔ)存空間等。但正如我們素質(zhì)，電子系統(tǒng)容易出現(xiàn)故障或被人為破壞，一旦電子檔丟失，便很難再找回來(lái)，這便是管理體制不夠規(guī)范造成的。

3 分析有效提升策略

3.1 科學(xué)展開(kāi)培訓(xùn)工作

針對(duì)醫(yī)院檔案管理者在辦公自動(dòng)化環(huán)境下管理水平低下的問(wèn)題，首先需要做的是提高醫(yī)院檔案管理水平，即提高管理者業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)水平等，而這便需要對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。

諸如：醫(yī)院需針對(duì)內(nèi)部檔案管理者的實(shí)際業(yè)務(wù)水平，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，并聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)人員對(duì)各個(gè)管理者進(jìn)行培訓(xùn)，并建立專(zhuān)門(mén)的考核機(jī)制，以此對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，以便根據(jù)考核結(jié)果不斷對(duì)培訓(xùn)方式進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，從而選擇管理者最樂(lè)于接受的方式提高培訓(xùn)熱情、學(xué)習(xí)積極性。

3.2 合理展開(kāi)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管活動(dòng)

為了使醫(yī)院內(nèi)部的自動(dòng)化檔案管理工作安全性受到保證，就需要不斷對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管力度進(jìn)行強(qiáng)化，如：醫(yī)院應(yīng)逐步增強(qiáng)檔案信息管理權(quán)限、防火墻的設(shè)置力度，針對(duì)檔案資料重要性的不同需將檔案分成不同重要等級(jí)進(jìn)行管理，以此增強(qiáng)各檔案的安全管理性能。

此外，為了放置出現(xiàn)檔案遺失、篡改等問(wèn)題，需要設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，并增加密碼功能，尤其是對(duì)于一些極重要的檔案資料而言，必要時(shí)需增加紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式。

3.3 科學(xué)制定自動(dòng)化管理體系

想要提升醫(yī)院整個(gè)的自動(dòng)化檔案管理水平，就需要將一個(gè)統(tǒng)一且完善的自動(dòng)化管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)。

如：我院根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門(mén)出臺(tái)的自動(dòng)化使用與管理規(guī)范，結(jié)合本院檔案資料自動(dòng)化管理實(shí)際，將一個(gè)完善的，符合使用要求的自動(dòng)化檔案管理體系構(gòu)建出來(lái)，并要求醫(yī)院內(nèi)每一位檔案管理者都必須熟知管理體系中涉及到的內(nèi)容以及要求掌握的技能，并且在日常工作中應(yīng)在管理體系嚴(yán)格地遵循下實(shí)施管理操作，以此保證自動(dòng)化檔案管理的有效性。

3.4 合理搭建自動(dòng)化檔案管理平臺(tái)

眾所周知，任何一種高新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，都是從實(shí)踐中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)。針對(duì)國(guó)內(nèi)各醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模、服務(wù)能力等的不同，在具體的自動(dòng)化檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況進(jìn)行，即規(guī)模較大的醫(yī)院資金雄厚，規(guī)模較小的醫(yī)院可供周轉(zhuǎn)的資金較少，若不同規(guī)模的醫(yī)院使用的是同一種自動(dòng)化檔案管理模式，顯然不適宜。我們認(rèn)為各醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下將一個(gè)適合自身使用的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)搭建出來(lái)。

4 總結(jié)

綜上所述，受到經(jīng)濟(jì)與科技的影響，辦公自動(dòng)化技術(shù)逐漸運(yùn)用到各醫(yī)院檔案管理中，而文章通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)相關(guān)的涵義、特征進(jìn)行闡述，同時(shí)分析了醫(yī)院在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理存在的問(wèn)題，最后結(jié)合工作實(shí)際提出了一些有效提升策略。

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