Excel函數(shù)在學(xué)生信息表及學(xué)生成績分析表中的應(yīng)用

摘要：越來越多的學(xué)校課程考核發(fā)生了很大的變化，無形中也加大了對成績處理的難度，還有大量的學(xué)生信息的處理，這是一個費時費力的工作。傳統(tǒng)的方法不僅效率慢還易出錯，已經(jīng)越來越讓教師們頭疼了。面對這一問題，excel函數(shù)隨之應(yīng)用到各個學(xué)校以及辦公領(lǐng)悟中，占據(jù)了不可動搖的地位。excel相關(guān)函數(shù)的使用大大提高了工作效率和數(shù)據(jù)信息后期處理的準確性，成為辦公環(huán)境下當(dāng)之無愧的寵兒。究竟是怎樣的魅力，怎樣的便捷，讓excel的地位無可替代，本文我們針對如何整理學(xué)生信息和學(xué)生成績分析進行深入的研究和討論。

關(guān)鍵詞：excel函數(shù)；數(shù)據(jù)信息管理；excel的應(yīng)用

隨著excel函數(shù)的推廣以及應(yīng)用，為很多學(xué)校甚至是辦公人員得到了很大的便利，讓excel函數(shù)在文字處理軟件中獨占鰲頭。excel函數(shù)的使用不光有求和、求平均值等這些簡單的應(yīng)用，excel函數(shù)作為數(shù)據(jù)信息處理的手段，它的功能是十分強大的，在學(xué)校里，應(yīng)用的很多是一些簡單的計算方法，其實在辦公工作中，很多理工科等精通的人才用來管理復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息、表格等，還用來建立小型的數(shù)據(jù)庫，來進行更繁瑣的數(shù)據(jù)信息計算。所以說excel的出現(xiàn)，是文字處理軟件的一個里程碑的發(fā)明。

一、excel函數(shù)的概述

excel通常被人們稱為電子表格，是把表格、圖形、計算于一體的軟件，是目前辦公自動化最重要的軟件。除了學(xué)校，還有很多國際公司等大型公司也是作用excel來進行辦公的。但是目前很多人都只是停留在制作表格和進行圖形分析這些簡單的流程中，其實excel最強大的地方在于對數(shù)據(jù)信息進行自動的處理計算，對于excel進一步的深入的應(yīng)用還需要加強。

excel的主要功能是通過預(yù)定義的公式，使用特定的參數(shù)，然后按照順序或者結(jié)構(gòu)自動的處理數(shù)據(jù)信息的計算。還可以用他們對某個部分進行的數(shù)據(jù)信息進行處理，例如計算平均值、求和、按一定順序排序都是學(xué)校對學(xué)生數(shù)據(jù)信息和學(xué)生成績統(tǒng)計的常用的方法，屢試不爽。

excel函數(shù)一共有11種，有數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、日期與時間函數(shù)、邏輯函數(shù)、工程函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、信息函數(shù)自定義函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)，其發(fā)展的前景還是很可觀的。

二、excel函數(shù)的應(yīng)用

（一）excel在學(xué)生考試成績的總體評估統(tǒng)計中的應(yīng)用

1）參加考試人數(shù)的統(tǒng)計。將人數(shù)放入單元格，插入“計數(shù)函數(shù)”，選定要計數(shù)的區(qū)間，回車即可。2）學(xué)科總分的統(tǒng)計。要求出學(xué)科總分，只需要選定要計算的單元格，插入“求和函數(shù)”，選定單元格，回車。3）學(xué)科平均分的統(tǒng)計。選定要計算的單元格，插入“平均值函數(shù)”，在選中單元格，回車。4）學(xué)科及格人數(shù)統(tǒng)計。先選定要計算的單元格，插入“COUNTIF函數(shù)”，當(dāng)彈出一個對話框，輸入要統(tǒng)計的區(qū)間，在點擊右邊的矩形框，輸入及格條件，點擊確定即可。5）學(xué)科及格率統(tǒng)計。選中要計算的單元格，并輸入相應(yīng)的公式，運用計數(shù)函數(shù)加上計數(shù)區(qū)間，就可以算出及格率了，及格的人數(shù)也隨之算出啦。6）每個學(xué)科的優(yōu)生人數(shù)統(tǒng)計。計算方法和計算及格人數(shù)差不多，首先選中單元格，插入“COUNTIF函數(shù)”，不過參數(shù)要改為大于80，這樣就能算出每科的優(yōu)生了。7）每個學(xué)科的最高分查詢統(tǒng)計。先選擇要把最大值放入的單元格，然后選中右擊插入“MAX函數(shù)”，并且輸入公式，回車就能得到最高分了。

（二）excel在考試成績里對班里學(xué)生個體成績的統(tǒng)計評估的應(yīng)用

excel對學(xué)生個體成績的統(tǒng)計的應(yīng)用。，首先要把語文、英語、數(shù)學(xué)等學(xué)科的成績放入相應(yīng)的單元格，選定要計算的同學(xué)的相應(yīng)的單元格，插入“求和函數(shù)”，回車即可得到該同學(xué)的總分，如果選中該同學(xué)的總分單元格按照控制炳往下拖或往上拖，也可以算出其他同學(xué)的總分。

三、excel在應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

為了更好的應(yīng)用excel，在使用過程中應(yīng)該注意一些問題。例如：1）設(shè)置錄入錯誤警告，如果輸入的數(shù)值不在設(shè)置的范圍內(nèi)，系統(tǒng)就會自動發(fā)出警告，辦公人員就可以及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改正，將失誤的概率降到最低。首先選中菜單欄里的數(shù)據(jù)，然后打開數(shù)據(jù)有效性面板，點擊設(shè)置，然后輸入合適的數(shù)值，這樣在輸入成績的過程中就不會出現(xiàn)夸張的數(shù)值了。2）設(shè)置重復(fù)錄入提示。為了防止重復(fù)輸入學(xué)生的姓名，可以在姓名所在的列進行重復(fù)錄入提示。首先選中學(xué)生姓名所在的單元格，點擊格式，打開條件格式，在條件格式的公式里輸入條件求和函數(shù)，同時在格式里設(shè)置背景顏色和樣式，點擊確定，在重復(fù)點擊一次確定，就可以了。3）設(shè)置隱藏數(shù)據(jù)0。為了防止表格中因為太多的0而使表格看起來很模糊的問題，可以設(shè)置隱藏數(shù)據(jù)0，讓表格更加清晰。首先選中要設(shè)置的單元格，打開菜單欄中的“格式”，然后打開“單元格格式” 在點擊“數(shù)字” ，點擊“分類”，點擊“自定義” ，點擊“類型”，在“類型”中輸入“0——0”，最后點擊“確定”即可。4）建立模板。很多表格都是重復(fù)使用的，比如學(xué)生的成績單，這樣的表格就可以復(fù)制之前的表格，建立一個模板，這樣在輸入成績的時候只需要修改數(shù)值就可以了，不會在麻煩的去重新的建立表格了。首先按右鍵重新建立一個工作表，然后打開之前的工作表，選中表格，復(fù)制，然后打開新建的工作表，右擊粘貼，就完成了復(fù)制工作表的任務(wù)了，建立了模板，工作就方便多了。

四、結(jié)論

excel的應(yīng)用，讓教師們擺脫了傳統(tǒng)的人工計算的復(fù)雜過程，提高了工作效率，也大大降低了出錯率，而且還為學(xué)校的學(xué)生信息管理帶來了極大的便利。還可以復(fù)制模板，不必為了制作表格耽誤時間，讓信息管理不在是一個費時費力，讓人頭疼的工作了。

在辦公室的工作里，當(dāng)然也少不了它的身影，無論是簡單的操作，還是復(fù)雜的系統(tǒng)，都是辦公人員離不開的重要軟件。應(yīng)該更加深入的了解excel函數(shù)，了解它更多的功能，為以后的工作帶來更大的便利和更高的效率。

參考文獻：

[1]尚振國，王華.Excel在控制圖中的應(yīng)用[J].中國質(zhì)量，2016，04：8385.

作者簡介：呂昆（1985），男，漢族，河南濟源人，畢業(yè)于河南理工大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)專業(yè)。