做好人防文書檔案管理工作的方法

王冕晨

摘 要：當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展極快，對人防戰(zhàn)備的有關文書檔案管理的要求愈來愈高，因此人防文書檔案管理工作方法是我國國家檔案管理有關人員值得關注的熱點。此外，人防文書檔案工作放方法存在者許多的問題需要不斷完善，這些問題包含硬件設施設備不足、為引進新的信息化技術、檔案管理有關人員責任心不足等，均是對我國人防文書檔案管理工作的發(fā)展形成障礙。本文旨在探究做好人防文書檔案管理工作的方法，為人防文書檔案管理工作有關人員提供參考依據(jù)。

關鍵詞：人防文書 檔案管理 方法

前言

政府機構中人防屬于較為邊緣的一個部門，想要提升人防文書檔案管理工作效率和質量就必須要重視管理工作的方法[1]。與此同時，隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展步伐越來越快，我國城市規(guī)模不斷擴大，人防文書檔案數(shù)量越來越多，并且科技水平不斷提升，給人防文書檔案管理工作帶來了新的困難和機遇。也就需要文書檔案管理工作人員對在工作過程中存在的困難解決。

一、人防文書檔案管理工作過程中存在的問題

（一）未引進新管理技術

隨著網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)滲入人們生活中，人防文書檔案管理工作應引進新管理技術對文書檔案管理、整理、收集、存儲等，才能有效減少查找、整理、歸檔所需時間，以及提升文書檔案管理工作效率[2]。但目前人防單位仍舊沿襲傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法。這樣一來隨著文書檔案數(shù)量不斷增加，極易出現(xiàn)文書歸檔紊亂的情況，當利用人防文書檔案信息時，檔案管理員常常不能在短時間內正確的找出人防文書檔案信息，使人防文書檔案信息利用率下降。

（二）文書檔案管理工作人員責任心、管理技能不足

人防文書檔案管理工作有關人員管理技能、責任心的優(yōu)差對文書檔案管理工作的質量有著直接的關系。當前部分人防部門文書管理人員專業(yè)技能、責任心較差，某些管理人員對文書檔案管理制度不熟悉，不利于管理好文書檔案。

二、文書檔案管理辦法

（一）合理運用新技術開展人防文書檔案管理

信息化是時代的特征，在這一大背景中，人防檔案管理工作無可避免地與新技術產(chǎn)生交集，合理運用新技術亦可有效提升人防文書檔案管理工作的效率。將電子信息技術用于人防檔案管理中，能夠迅速、有效采集人防文書檔案相關信息，并對信息進行歸類、處理、存儲[3]。采用信息化技術幫助建立人防文書檔案管理系統(tǒng)，可系統(tǒng)化地收集人防文書檔案相關信息，并高效分類，將不同的信息歸入相應分類中，如此一來，人防文書檔案的查找將更為方便，位置信息明確記錄在信息系統(tǒng)中，只需通過系統(tǒng)查找便可找到相關信息，并進行調用，進而大大提升了人防文書檔案管理的工作效率。應用信息化手段進行人防文書檔案信息的管理，一方面能夠增加歸檔的科學新，另一方面，也能夠有效防止檔案數(shù)據(jù)的丟失，在應用信息系統(tǒng)過程中，管理者做好相關數(shù)據(jù)的備份工作，并完善備份管理，可有效避免因工作失誤導致的人防文書檔案丟失風險，防止檔案損失。在工作中應當注重對人防文書檔案的備份，應結合各部門力量，同時做好檔案備份工作，并利用新技術建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，應用數(shù)據(jù)庫對備份進行統(tǒng)一管理，在有效管理檔案的同時，以降低了人防文書檔案管理的難度，有助于提升整體的工作

效率。

（二）以過硬的設備開展人防文書檔案管理

人防文書檔案管理關系著城市的建設、當?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展，人防領導應當對檔案管理工作提高重視度，為確保人防文書檔案管理工作的順利進行，應加強對硬件設備的投入，以過硬的設備條件保障人防文書檔案管理的順利開展。人防文書檔案管理需得到相關領導的關注，隨后才能爭取資源，將資金投入到人防文書檔案管理設備建設中。在開展工作過程中，需應用辦公化軟件對檔案進行自動規(guī)整，此類軟件是信息化管理的必備手段，是開展檔案信息采集、歸類、存儲的硬件基礎，能夠避免因手工作業(yè)導致的錯誤、遺漏等問題，保障人防文書檔案管理工作順利開展。除此類新興辦公化軟件外，計算機也是人防文書檔案管理開展的必備條件之一，人防部門在開展工程建設工作的過程中，可將準備工作相關材料、設計文件等在計算機中存檔，以建立與工程建設相關的人防文書檔案信息庫，方便日后查找、取調資料[4]?？傃灾瑧孟嚓P硬件設備，能夠有效協(xié)助開展人防文書檔案管理工作，提升工作效率，需重視硬件設備在這一工作中的應用。

（三）培養(yǎng)一流技術、素質的檔案管理隊伍

管理工作人員的業(yè)務能力事關著人防文書檔案管理的開展，為適應當下工作的變化，工作人員應當提升自身技能水平，學習新知識、新技能，同時，人防文書檔案管理部門也應當注重對工作人員的培訓?？梢罁?jù)工作人員原有基礎水平、年齡等因素進行批次劃分，并進行分批培訓，若工作人員文化水平較高、年齡較低，可系統(tǒng)化培養(yǎng)，強化其專業(yè)能力；若工作人員文化水平較低、年齡較高，可注重培養(yǎng)其工作態(tài)度，督促其以敬業(yè)、負責的態(tài)度開展人防文書檔案管理相關工作。在確定培養(yǎng)的同時，應當注重對工作人員的考核，監(jiān)督培訓效果，確保工作人員的能力能夠得到實質性的提升。

3.結語

人防部門是我國防部最重要的組成機構，做好人防文書檔案管理工作對我國社會經(jīng)濟的進展起到極為重要的作用，需要引進新的管理技術、培養(yǎng)高素質人才和先進的設備設施，只有這樣才能有效對文書進行管理和提升我國人防文書檔案管理工作方面的工作效率。

參考文獻：

[1] 邵明芹.人防辦公室文書檔案管理工作的完善對策[J].辦公室業(yè)務，2017（16）：131.

[2] 何青.淺析做好人防文書檔案管理工作的方法[J].赤子（上中旬），2017（06）：158.

[3] 金明輝.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下大學文書檔案管理工作探析[J].佳木斯大學社會科學學報，2018，36（04）：171-173.

[4] 李政清.做好機關文書檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2018（16）：102+114.