淺析信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：在現(xiàn)代化發(fā)展非常迅速的今天，每個行業(yè)的發(fā)展與改革都離不開創(chuàng)新，因?yàn)閯?chuàng)新是改革動力的源泉，因此在信息時(shí)代飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也需要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的節(jié)奏，從客觀方面而言必須對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，若想讓檔案管理工作有更進(jìn)一步的發(fā)展，就要對其進(jìn)行科學(xué)的信息化建設(shè)，以此達(dá)到應(yīng)用科學(xué)的信息化手段完成檔案管理工作的根本目標(biāo)。文章從信息化入手，闡述了檔案管理信息化相關(guān)的內(nèi)容與任務(wù)，分析了檔案管理在創(chuàng)新過程中存在的問題及策略，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的含義

在檔案行政管理部門工作指導(dǎo)中，檔案管理信息化指在相關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的科學(xué)組織與引導(dǎo)下，在檔案管理的過程中利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，收集與保存檔案有關(guān)的信息資源，更加有效的利用檔案信息資源。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.2.1 我國檔案管理行政部門不斷的完善檔案管理，對其進(jìn)行了科學(xué)的管理，制定了較為統(tǒng)一的信息化管理政策及其法律法規(guī)。

1.2.2 在革新傳統(tǒng)的檔案管理之后，對電子檔案及其相關(guān)文件進(jìn)行信息化管理，這意味著我國的檔案管理已經(jīng)步入信息化。

1.2.3 在檔案管理信息化的過程中，充分展現(xiàn)了當(dāng)今信息技術(shù)給檔案管理帶來的便利之處，已經(jīng)達(dá)到數(shù)字化與現(xiàn)代化管理的目的，進(jìn)一步提升了檔案管理工作效率。

2 檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容及任務(wù)

2.1 檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1.1建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案管理的信息化建設(shè)中，其先決條件就是要建設(shè)先進(jìn)的軟件與硬件基礎(chǔ)設(shè)施，這決定著檔案管理是否能真正實(shí)現(xiàn)信息化。我國若想構(gòu)建一個具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息化的平臺，就必須要確保國家檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與各地區(qū)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)同步發(fā)展，只有這樣才能確保全國擁有一個統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺。

2.1.2統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在檔案管理信息化的過程當(dāng)中，一定要重視信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在制定該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)必須要做好前期的調(diào)研與分析工作，再結(jié)合現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行合理的完善，做到全國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完全統(tǒng)一。

2.1.3建設(shè)人才隊(duì)伍

由于社會在不斷的發(fā)展進(jìn)步，對高素質(zhì)人才的需求量越來越大，其要求也越來越高。因此，我國要在相關(guān)方面對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，尤其是要提升管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)的方面的應(yīng)用水平，只有提高檔案管理人員的科學(xué)技術(shù)水平，才能更好的服務(wù)于檔案管理信息化的建設(shè)。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

檔案管理發(fā)展至今，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息化管理能力，大力促進(jìn)國家檔案管理信息化的發(fā)展，推動檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是根本任務(wù)。為了真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我國相關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)劃，并推動各地方單位普及信息化技術(shù)，通過先進(jìn)的信息化管理技術(shù)提高檔案資源的利用率。

3 信息時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)存的問題及其策略

3.1 規(guī)劃缺乏前瞻性

就我國目前的實(shí)際情況而言，我國在檔案管理信息化的發(fā)展規(guī)劃中存在規(guī)劃缺乏前瞻性等問題。之所以制定的規(guī)劃較為落后，基本原因有以下幾點(diǎn)：其一，在一般的檔案信息資源的管理過程中，大都呈現(xiàn)出空間分割特點(diǎn)，在其資金與權(quán)限方面也有一定的限制，統(tǒng)一規(guī)劃出全國標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)困難。其二，當(dāng)檔案自信化發(fā)展一定的改變時(shí)，檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)在一定程度上會發(fā)生改變。

為了改變這一現(xiàn)狀，檔案管理信息化應(yīng)該構(gòu)建一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，將分散的信息資源統(tǒng)一存儲，不過該方法不能很好的實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，地區(qū)檔案管理部門在進(jìn)行體制改革時(shí)一定要考慮地區(qū)數(shù)字檔案館的基本情況，最好在產(chǎn)生電子文件之前就做好檔案信息化的建設(shè)，把現(xiàn)行的相關(guān)文件統(tǒng)一進(jìn)行管理，使其達(dá)到檔案信息資源統(tǒng)一管理的目的。

3.2 服務(wù)理念較落后

隨著檔案管理信息化的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其服務(wù)的對象也由傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)層逐步涉及到最基層，經(jīng)歷了由內(nèi)到外的拓展，在很大程度上擴(kuò)展了其服務(wù)對象。然而在擴(kuò)大對象層面的過程中，面臨著檔案信息資源的安全與保密問題，在與其相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益與社會效益方面也面臨著諸多問題。

為解決服務(wù)理念落后這一問題，首先要做的就是全面增強(qiáng)其服務(wù)觀念思想，我國在建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，就要考慮到檔案管理信息化的相關(guān)進(jìn)程。不僅如此，在不涉及國家規(guī)定的保密檔案信息資源的前提下，應(yīng)該進(jìn)一步拓展檔案信息化服務(wù)層面，國家在規(guī)劃信息化建設(shè)時(shí)要涉及到不同地方檔案信息化管理工作，在人力、物力等方面給予更多的支持。此外，在檔案信息化發(fā)展的過程中，要對其進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，各地方有關(guān)行政單位在發(fā)展電子政務(wù)時(shí)要注意與國家檔案信息化的發(fā)展保持同步。最后，我國相關(guān)部門還要不斷完善檔案信息化管理的法律體系。國家及各地方政府在制定該方面的法律法規(guī)時(shí)必須要保證能夠確保檔案信息管理的安全，在大力發(fā)揮檔案信息資源的同時(shí)保證該信息資源能夠被合法使用。

3.3 法律法規(guī)不健全

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，雖說我國在相關(guān)方面制定了一定的法律法規(guī)，但已經(jīng)出臺的法律法規(guī)還不能滿足檔案管理發(fā)展的實(shí)際需求，沒有形成良好的法律體系。

為了完善相關(guān)法律法規(guī)，我國在發(fā)展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等一些現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)一定要結(jié)合國際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范的目的。再者，在檔案信息管理的過程中一定要根據(jù)國家嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行操作，并在檔案管理信息化方面制定科學(xué)合理的行業(yè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。最后，國家要促進(jìn)檔案信息化管理法律機(jī)制的建設(shè)，進(jìn)一步加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程。

3.4 信息共享不流暢

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)卻還存在著或多或少的信息壁壘，而檔案管理信息化也不例外，在發(fā)展的過程中也面臨著信息流通不暢等問題。

為了達(dá)到信息共享這一目的，我國有關(guān)管理部門要改革現(xiàn)行的工作方式，傳統(tǒng)單純管理型的理念已經(jīng)不符合現(xiàn)代化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，因此要將其改革成服務(wù)型模式，也就是把多個管理職能部門進(jìn)行合理的整合，將檔案管理工作變成協(xié)調(diào)服務(wù)。

4 結(jié)束語

在這個科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)的發(fā)展都需要對其進(jìn)行不斷的改革創(chuàng)新，檔案管理工作亦是如此。當(dāng)今，信息化的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，只有對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，才能促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。但是在對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，一定要保護(hù)好國家與民眾的利益，為大量檔案信息資源需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過不斷完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，推動檔案管理信息化發(fā)展的速度，讓創(chuàng)新成為檔案管理信息化發(fā)展的動力源泉。

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作者簡介

李海玲（1984-），女，漢，山西省呂梁市離石區(qū)，本科，山西省呂梁市國土資源局，研究方向：檔案專業(yè)。endprint