如何進(jìn)行高效式檔案管理

孫江麗

摘 要：近年來(lái)，隨著檔案數(shù)目越來(lái)越多，在管理檔案方面的工作始終得不到有效的改進(jìn)。時(shí)代發(fā)展越來(lái)越快速化，檔案管理所需要的工作只會(huì)越來(lái)越多，越來(lái)越繁瑣。我們?cè)诎l(fā)展的同時(shí)，也不能忘記制度的改革推進(jìn)工作。檔案管理制度如何順應(yīng)時(shí)代的潮流，檔案管理的工作內(nèi)容及管理范圍，如何更為高效和有效地對(duì)檔案進(jìn)行收集，如何科學(xué)合理的運(yùn)用好檔案，已經(jīng)成為專(zhuān)業(yè)研究的目標(biāo)。本文以此對(duì)怎樣進(jìn)行高效式的檔案管理提出了淺要觀點(diǎn)，希望可以為下一步的檔案管理工作添油加碼，推動(dòng)其快速改革。

關(guān)鍵詞：高效式；檔案；管理

1 引言

很多的企業(yè)、學(xué)校及事業(yè)單位都在時(shí)代經(jīng)濟(jì)的雙重發(fā)展之下，慢慢建立起自己的特有模式，但在檔案的管理工作上都存在一個(gè)共同的問(wèn)題點(diǎn)，即在工作開(kāi)展的時(shí)候，都會(huì)遇到很多來(lái)自于檔案管理工作上的困難和阻礙。這些不利因素的影響，對(duì)企業(yè)或者學(xué)校等單位的發(fā)展都是十分不利的。因此，越來(lái)越多的單位及企業(yè)都開(kāi)始重視起檔案管理的培訓(xùn)工作，并且希望可以通過(guò)這種改進(jìn)制度模式的方式，使以后的工作得到切實(shí)的進(jìn)展。本文闡述了現(xiàn)存于檔案管理工作中所遇到的困難問(wèn)題，并給予了相應(yīng)的解決策略。

高校檔案：在學(xué)校的辦學(xué)活動(dòng)中，對(duì)社會(huì)及學(xué)校有著一定參考價(jià)值的各種聲像、文字、圖表等的各種載體，這些載體在教學(xué)、管理及科研活動(dòng)中所產(chǎn)生的歷史記錄即為高校檔案。它是從學(xué)校最開(kāi)始成立就產(chǎn)生的，其內(nèi)容經(jīng)過(guò)日漸累積與豐富，把學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展歷程都真實(shí)的記載了下來(lái)，從中我們可以明確的了解到學(xué)校的發(fā)展思路與辦學(xué)理念。高校檔案的存在對(duì)于高校來(lái)說(shuō)具有十分重大的意義，可以幫助高?；仡櫄v史及規(guī)劃未來(lái)，也可以對(duì)高校的指導(dǎo)工作產(chǎn)生積極的影響，是高校文明與精神財(cái)富的象征。目前，處于新形勢(shì)下的高等教育，怎樣進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作的建設(shè)，讓其更好更高效化的服務(wù)于教育事業(yè)，已經(jīng)成為了高校的時(shí)代新命題。

2 我國(guó)高校的檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)高等教育事業(yè)在近年來(lái)突飛猛進(jìn)跨越，檔案工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變成學(xué)校統(tǒng)領(lǐng)全局工作的重要組成部分，學(xué)校也更為重視它的存在，當(dāng)然，也確實(shí)取得了不小的進(jìn)步與發(fā)展。然而，一些頑固性的制約發(fā)展因素仍舊存在，關(guān)于高校檔案面臨的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下方面：

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視力不足

很多的高校領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，其認(rèn)為隨便找一些“老弱病殘”的職工來(lái)管理檔案，為其添置“養(yǎng)老單位”就可以了。但實(shí)際上，檔案管理是屬于業(yè)務(wù)及政策性都較強(qiáng)的重要性工作，其因?yàn)橐恢倍际艿絺鹘y(tǒng)觀念、思維習(xí)慣及性格閱歷等主觀因素的影響，所以這項(xiàng)工作一直沒(méi)有受到足夠的重視，它也常常不被帶進(jìn)學(xué)校的日常議程上。領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定職工干部的態(tài)度。在這種長(zhǎng)期以往的非良性循環(huán)下，管理檔案的工作人員越來(lái)越少，再加上陳舊的設(shè)備所造成的尷尬局面，導(dǎo)致高校檔案工作沒(méi)有辦法順利開(kāi)展，受到嚴(yán)重的制約。

2.2 沒(méi)有較強(qiáng)的檔案意識(shí)

因?yàn)闄n案管理本身的工作性質(zhì)就是默默無(wú)聞，它的作用是隱形的，需要很長(zhǎng)一段時(shí)間或是若干年后才可以顯示出來(lái)，其功效的發(fā)揮過(guò)程就是一個(gè)循序漸進(jìn)的慢性“動(dòng)作”，也因此會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)跟群眾所忽略掉，檔案工作地位不高，作用不大的錯(cuò)誤觀念，一直都是難以消除的根本問(wèn)題。

2.3 沒(méi)有足夠的創(chuàng)新能力

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案學(xué)和管理工作都產(chǎn)生了新的要求，傳統(tǒng)的手工模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在的檔案管理工作。現(xiàn)在都是以計(jì)算機(jī)為代表的新型檔案管理模式，高校的檔案管理部門(mén)，因?yàn)槿狈Ω母锞衽c時(shí)代觀念的原因，沒(méi)有挑戰(zhàn)新機(jī)遇與困難的信心勇氣，只能抱著默守陳規(guī)，吃老本的傳統(tǒng)觀念，繼續(xù)著陳舊的工作模式，造成了檔案資源開(kāi)發(fā)不夠，難以二次利用，難以被有效共享的局面，這些都是不適應(yīng)高校檔案管理與信息時(shí)代肩并肩的潮流趨勢(shì)的。

2.4 缺乏團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性

雖然我國(guó)的檔案工作地位在近年來(lái)已經(jīng)明顯被改善，也有所提高，但是很多高校干部沒(méi)有在潛意識(shí)里真正的意識(shí)到深層次的檔案工作。在學(xué)校里，檔案管理相對(duì)于科研、管理、教學(xué)等其他單位，都處于弱勢(shì)地位，從事檔案工作的管理人員往往水平與能力都不高，整個(gè)檔案工作部門(mén)給人的感覺(jué)就是缺乏事業(yè)的激情與熱度，這也是為何檔案管理人員會(huì)覺(jué)得自己比人“低一頭”的感覺(jué)，往往小有抱負(fù)的同志都不愿意被安排進(jìn)入檔案部。這些因素都使得檔案部門(mén)引不來(lái)人，也留不住心。長(zhǎng)期以往，學(xué)校就不可能建立穩(wěn)定性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最后成為惡性循環(huán)。

3 對(duì)檔案管理的思考及應(yīng)對(duì)策略

3.1 領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作的堅(jiān)實(shí)保障

既然檔案工作是學(xué)校的重要組成部分，就應(yīng)該受到足夠的重視，關(guān)鍵還在于領(lǐng)導(dǎo)的支持與推動(dòng)作用，這樣才可以確保檔案工作具有運(yùn)行機(jī)制的優(yōu)先權(quán)。第一，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該主動(dòng)對(duì)檔案部門(mén)的建設(shè)情況及工作開(kāi)展進(jìn)度表示關(guān)心，積極為檔案人員創(chuàng)設(shè)“雙優(yōu)”工作環(huán)境。第二，高校的檔案管理部門(mén)，應(yīng)該對(duì)各種時(shí)機(jī)及各種渠道加以把握，讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和干部職工，都從實(shí)際出發(fā)點(diǎn)出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校建設(shè)時(shí)所擔(dān)任的重要作用，顯示地位的重要性，讓他們自發(fā)支持檔案工作。第三，本著有作為才有地位的宗旨，檔案管理者有必要把自身的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)提升起來(lái)，多多學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，開(kāi)發(fā)出更多的檔案信息功能，提高管理質(zhì)量。

3.2 把管理檔案的工作機(jī)制落實(shí)好，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理

想要做好檔案工作，基本保障要做好，一定要完善管理機(jī)制，以學(xué)校的自身情況為出發(fā)點(diǎn)，做到檔案工作在實(shí)際管理中有章可循，有法可依。與此同時(shí)，應(yīng)該考慮健全檔案管理的崗位責(zé)任制，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指派專(zhuān)人進(jìn)行本部門(mén)的檔案信息收集工作，從歸納到管理，再到最后的檢查驗(yàn)收工作，都應(yīng)該實(shí)行集中統(tǒng)一的管理制度，如果哪個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相對(duì)的責(zé)任。

3.3 注重檔案人才的培養(yǎng)

建立高素質(zhì)的檔案工作團(tuán)隊(duì)，是高校檔案工作不可或缺的一步，人才所具備的充足動(dòng)力，以及他們所具有的資源優(yōu)勢(shì)，都可以使檔案工作保持長(zhǎng)久有效的發(fā)展。因此，培養(yǎng)檔案人才團(tuán)隊(duì)，必不可少。

3.4 創(chuàng)新管理，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)高校也伴隨著社會(huì)的發(fā)展，在檔案工作上的需求越來(lái)越多，檔案工作也日漸彰顯出它的重要作用。檔案部門(mén)必須除陳去舊，更新管理觀念與方法，積極勇于創(chuàng)新，這樣才能滿足新時(shí)期形勢(shì)下，社會(huì)對(duì)檔案工作的高要求，也讓高校檔案館，真真正正的成為全方位的學(xué)校信息庫(kù)和愛(ài)國(guó)愛(ài)校的教育基地。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理在手段和制度上的落后，是可以嚴(yán)重影響到企業(yè)或?qū)W校的發(fā)展前景的，在一定程度上，產(chǎn)生著制約限制的不良影響。檔案是最基本的東西，如果連檔案都難以進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理，就更難保證其他工作的進(jìn)展到位。所以，不管是企業(yè)也好，高等院校也好，任何具有規(guī)?；?，組織化的紀(jì)律性機(jī)構(gòu)，都應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立起高效化的檔案管理制度，繼續(xù)增設(shè)一些信息化技術(shù)設(shè)備，便于更好的管理檔案。雖然目前來(lái)看，檔案管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，但是希望經(jīng)過(guò)本文的建議性策略，可以改變現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀，其擁有更好的發(fā)展方向，走上正軌道路。

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