電力檔案信息化建設(shè)的分析

劉競(jìng)芳

摘 要：檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著決定性的作用，因此，我們電力企業(yè)也需要看到檔案管理給企業(yè)帶來(lái)的便利，同時(shí)結(jié)合信息化給檔案建設(shè)帶來(lái)相應(yīng)的改善。檔案管理信息化建設(shè)不但可以提高企業(yè)工作的效率，也給企業(yè)未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃提供參考。本文對(duì)電力檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電力檔案；信息化建設(shè)；措施

電力工程檔案工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快網(wǎng)絡(luò)化和信息化的建設(shè)來(lái)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在電力工程檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用現(xiàn)代化科技方式來(lái)逐步構(gòu)建完善的檔案信息平臺(tái)，提高工作效率和水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺(tái)階，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。

1 電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

首先，實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內(nèi)部的檔案內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類(lèi)、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國(guó)對(duì)企業(yè)檔案管理的要求非常嚴(yán)格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，符合國(guó)家對(duì)于檔案管理建設(shè)的要求；最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預(yù)防檔案信息的丟失，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息恢復(fù)。

2 電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠

電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)涉及到多個(gè)部門(mén)、多個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才，需要企業(yè)全體人員的積極配合，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的支持。當(dāng)前多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理只是文字整理的簡(jiǎn)單工作，與企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)關(guān)系不大，相對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益而言，更是處于微不足道的地位。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)使檔案信息化建設(shè)，沒(méi)有被容納到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，影響了檔案信息建設(shè)的人力和財(cái)力的投入力度，延緩了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不健全

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的提出時(shí)間較晚，技術(shù)方面存在一定的局限性。首先，電子文件在保管條件和保管期限方面存在一定的局限性，若不能盡快解決該技術(shù)問(wèn)題，將會(huì)給文件存儲(chǔ)和管理帶來(lái)巨大的損失。其次，檔案信息數(shù)字處理的過(guò)程，需要通過(guò)掃描設(shè)備對(duì)大量紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，但這是一個(gè)浩大的工程，在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法完成文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理。

2.3 專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人才的缺乏

檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，該工作不僅僅是對(duì)資料的收集、分類(lèi)、存放，還涉及到資料信息的分析處理，從中提取有價(jià)值的資源，為企業(yè)制定后期的發(fā)展目標(biāo)提供必要的參考依據(jù)。檔案管理不僅見(jiàn)證企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，也將指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展方向。當(dāng)前企業(yè)中的檔案管理人員缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)該工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)；另外部分企業(yè)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，而是與庫(kù)房合作展開(kāi)工作，這就造成了寶貴的資料沒(méi)有被保存，無(wú)價(jià)值的資料被長(zhǎng)期保存，給企業(yè)增加了一定的經(jīng)營(yíng)成本。

3 加強(qiáng)電力檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

電力企業(yè)的檔案管理部門(mén)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的職能，電力企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各個(gè)組織部門(mén)之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理與電力工程項(xiàng)目進(jìn)度保持高度的協(xié)調(diào)性，積極發(fā)揮檔案管理部門(mén)的檔案信息歸類(lèi)、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調(diào)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)職能。各個(gè)職能部門(mén)應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，做好本部門(mén)檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，形成一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2 強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理意識(shí)

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化的管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個(gè)過(guò)程。所以需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化管理意識(shí)，數(shù)字化管理意識(shí)的提高是檔案管理者整體素質(zhì)提高的基礎(chǔ)條件。綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復(fù)合型人才。對(duì)管理者的責(zé)任心進(jìn)行激化，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過(guò)程中樹(shù)立正確的人生觀(guān)和價(jià)值觀(guān)，有效地增強(qiáng)其愛(ài)崗敬業(yè)的精神。并且要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的定期培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，及時(shí)地掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案信息化管理建設(shè)服務(wù)能力，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3 加快信息化技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，已經(jīng)具備廣泛的實(shí)用性，可將其納入到電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中。對(duì)于電力企業(yè)而言，在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)性不足，應(yīng)在實(shí)際工作過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而為新技術(shù)的開(kāi)發(fā)提供必要的參考；在新技術(shù)研發(fā)及推廣過(guò)程中，還可充分借鑒其他專(zhuān)業(yè)的研究成果，開(kāi)拓研發(fā)人員的思路，確保信息化技術(shù)的先進(jìn)性和安全性。

3.4 加大資金投入

電力施工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、浩大的工程，包括建設(shè)信息技術(shù)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施、引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這一系列過(guò)程都需要大量的資金成本支持，沒(méi)有足夠的資金，不僅影響信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還影響信息化技術(shù)的研發(fā)，更無(wú)法保障檔案的后期管理工作。

3.5 結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)，在電力工程項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，要將相關(guān)的任務(wù)模板下發(fā)到各個(gè)組織部門(mén)，各個(gè)部門(mén)及時(shí)地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗(yàn)和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)檔案具有很高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性，如果涉及到項(xiàng)目規(guī)模的改造擴(kuò)建等，需要同步進(jìn)行檔案信息的調(diào)整，這就需要電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理；最后，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的資源的建設(shè)和管理，例如在電力企業(yè)一項(xiàng)工程項(xiàng)目完成之后，就要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，檔案管理部門(mén)做出合格判定，才算項(xiàng)目實(shí)施完畢。

3.6 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國(guó)家電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級(jí)別與使用權(quán)限。同時(shí)要嚴(yán)格制定、落實(shí)檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實(shí)責(zé)任問(wèn)責(zé)制度，如果在檔案歸檔的過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤，則要將具體的責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

總之，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，是提高檔案管理工作效率的最好的辦法，也是改變當(dāng)前的檔案部門(mén)現(xiàn)狀的重要措施。加快檔案的信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)國(guó)家電力資源總量的增長(zhǎng)和優(yōu)化電力企業(yè)電子政務(wù)工作有效的進(jìn)行都有著重要作用。電力部門(mén)應(yīng)以新時(shí)期的檔案信息建設(shè)作為必然工作及任務(wù)，并根據(jù)適合的檔案信息化建設(shè)方案實(shí)施信息化建設(shè)。

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