關(guān)于醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利管理的分析

袁德清

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）14-0030-02

摘要：醫(yī)藥分銷企業(yè)是連接醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)和醫(yī)院、藥店等藥品終端的有效紐帶，其利潤來源實(shí)質(zhì)是藥品配送服務(wù)費(fèi)。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深化，藥品價(jià)格、藥占比等進(jìn)一步降低，另外也由于醫(yī)藥分銷企業(yè)之間的激烈競爭，企業(yè)的配送費(fèi)也呈逐年降低趨勢。為了維持乃至增強(qiáng)醫(yī)藥分銷企業(yè)的盈利能力，一方面需要企業(yè)積極拓展創(chuàng)新業(yè)務(wù)，另一方面需要向管理要效益，提質(zhì)增效。采購返利，作為銷售毛利的一部分或者說是一種有力補(bǔ)充，其管理效果對醫(yī)藥分銷企業(yè)來說至關(guān)重要。文章對醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要介紹，對醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利動(dòng)因進(jìn)行了分析，并對醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)藥分銷企業(yè) 采購返利管理

一、引言

“返利”，就是供貨方將自己的部分利潤返還給銷售方，它不僅可以激勵(lì)銷售方提升銷售業(yè)績，而且還是一種很有效的針對銷售方的控制手段。在醫(yī)藥流通領(lǐng)域，處于行業(yè)上游的醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)基于自身的一些考慮，比如為了更大提升產(chǎn)品的銷售量，或?yàn)榱烁玫乜刂屏魍ㄇ溃蚧谝恍┢渌?，普遍采用“返利”的方式向醫(yī)藥分銷企業(yè)進(jìn)行銷售。在購銷協(xié)議中明確約定附帶不同條件的返利。由于醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)一般在行業(yè)中處于較為強(qiáng)勢的地位，醫(yī)藥分銷企業(yè)難以與之取得平等的談判地位，因而購銷協(xié)議中少有條款能夠協(xié)商修改，往往只有被動(dòng)接受。

從醫(yī)藥分銷企業(yè)角度來看，藥品銷售的毛利（實(shí)質(zhì)是藥品配送費(fèi)）被分成了兩部分，一部分是協(xié)議約定的進(jìn)銷差價(jià)，另一部分就是達(dá)到一定條件后才能取得的“返利”。對于一些較為苛刻的協(xié)議，約定的進(jìn)銷差價(jià)幾乎只能維持醫(yī)藥分銷企業(yè)的配送成本，甚至進(jìn)銷差價(jià)倒掛，只有爭取達(dá)到協(xié)議約定條款的條件，獲得返利，才能實(shí)現(xiàn)盈利，因此，在與醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)簽訂了包含返利條款的采購協(xié)議后，流通企業(yè)只有依靠加強(qiáng)內(nèi)部管理，完成采購返利約定的條件，才能及時(shí)、足額取得返利，維護(hù)企業(yè)的利益。

二、采購返利動(dòng)因分析

（一）要求醫(yī)藥分銷企業(yè)完成一定的任務(wù)量

對于大多數(shù)藥品來說，雖然在價(jià)格或療效上會(huì)有差異，在針對治療同一疾病的治療藥品基本都有可替代的藥品，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)為了保證藥品的銷量，穩(wěn)定或提升其產(chǎn)品的市場占有率，會(huì)要求下游分銷企業(yè)持續(xù)提升其產(chǎn)品的銷量，而通過約定年度銷售任務(wù)的方式給予一定獎(jiǎng)勵(lì)就是一種方法。通過在簽署年度購銷協(xié)議時(shí)逐年提升年度銷售任務(wù)的方式，提升藥品的銷售份額。

（二）要求醫(yī)藥分銷企業(yè)及時(shí)付款

與醫(yī)藥分銷企業(yè)普遍存在的賬期長、應(yīng)收賬款余額較大不同，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)賬期短、應(yīng)收賬款余額較小，主要是因?yàn)槎鄶?shù)醫(yī)藥分銷企業(yè)下游客戶以醫(yī)院為主，雖然醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品集中采購工作規(guī)范（衛(wèi)規(guī)財(cái)發(fā)[2010]64號）第三十七條明確規(guī)定“醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定的時(shí)間回款，回款時(shí)間從貨到之日起最長不超過60天?！钡珜?shí)務(wù)中鮮有醫(yī)院遵照執(zhí)行，而且從全國來看，不同省份醫(yī)院，回款賬期差異較大，甚至同一省份不同地區(qū)、同一地區(qū)不同醫(yī)院都有較大差異。而對于醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)來說絕不允許下游客戶超期付款的情況存在，因此按期付款是必須無條件遵守的，能提前付款當(dāng)然更好，所以一些醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)會(huì)在協(xié)議中作出約定，要求分銷企業(yè)按照約定的期間和付款方式付款，比如貨到付款，發(fā)票開具多少天以內(nèi)付款，及時(shí)付清貨款會(huì)獲得協(xié)議約定的返利，超期一天付款就沒有返利。從財(cái)務(wù)角度看也就是現(xiàn)金折扣，但實(shí)務(wù)中醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)普遍以返利的形式，即通過票面折扣的方式支付。

（三）要求醫(yī)藥分銷企業(yè)配合完成一定的推廣服務(wù)

有時(shí)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)也會(huì)通過返利補(bǔ)償方式要求醫(yī)藥分銷企業(yè)協(xié)助完成一些基本的藥品推廣服務(wù)，這并不是醫(yī)藥分銷企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，因此這種情況并不普遍，但也并不是沒有，因?yàn)閺亩愂栈I劃角度來看這種方式并不合算，但是這種方式卻可以很好地控制分銷企業(yè)積極協(xié)助配合完成藥品推廣。

（四）對于一些特殊銷售的補(bǔ)償

此種情況比較復(fù)雜，其核算也較復(fù)雜。如果不能借助現(xiàn)代化的信息工具，且沒有較好的日常工作基礎(chǔ)，核算起來不但繁瑣而且容易出錯(cuò)。首先，對于大中型醫(yī)藥分銷企業(yè)來說其下游客戶類型不同，即使同一類型客戶，銷售政策也因地域不同、客戶不同而差異巨大，最為典型的就是銷售賬期，因此按一般的銷售政策銷售，對于某類客戶來說醫(yī)藥分銷企業(yè)實(shí)際上是虧損銷售的。由于這類客戶對于醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)來說也是不能放棄的，所以會(huì)對該部分銷售給予一定的返利，來補(bǔ)償醫(yī)藥分銷企業(yè)的損失。其次，隨著醫(yī)改的深入、藥品零加成、兩票制的執(zhí)行等，雖然醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品集中采購工作規(guī)范（衛(wèi)規(guī)財(cái)發(fā)[2010]64號）第三十六條明確規(guī)定“醫(yī)療機(jī)構(gòu)按照合同購銷藥品，不得進(jìn)行二次議價(jià)。嚴(yán)格對藥品采購發(fā)票進(jìn)行審核，防止標(biāo)外采購、違價(jià)采購或從非規(guī)定渠道采購藥品?！钡珜?shí)際情況是不斷有醫(yī)院在省標(biāo)之后進(jìn)行二次議價(jià)。醫(yī)院直接要求醫(yī)藥分銷企業(yè)給予返利，有的返利比例還較大，而本身只賺取配送費(fèi)的醫(yī)藥分銷企業(yè)，也只能與藥品生產(chǎn)企業(yè)協(xié)商，要求給予一定返利以補(bǔ)償損失。雖然這與醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)主動(dòng)給予的采購返利有些區(qū)別，但其補(bǔ)償方式、賬務(wù)處理等與采購返利基本相同。

三、加強(qiáng)采購返利管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)

醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)出于各種各樣的原因，制定了相應(yīng)的返利政策。因此，對于醫(yī)藥分銷企業(yè)來說，只有加強(qiáng)自身的管理能力，加強(qiáng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、運(yùn)營部門、銷售部門以及倉儲物流部門相互配合、協(xié)作的能力。完成協(xié)議約定的返利條款，才能收到返利，維護(hù)企業(yè)利益。一般來說，醫(yī)藥分銷企業(yè)應(yīng)注意以下幾方面采購返利的關(guān)鍵控制點(diǎn)：

（一）是否有明確的采購返利管理制度及流程，明確各部門的分工及相應(yīng)職責(zé)，確保返利準(zhǔn)確核算和確認(rèn)

確保應(yīng)收盡收采購返利涉及公司多個(gè)部門，只有明確制度、固化流程化，并嚴(yán)格執(zhí)行，才能保證各部門按照其職責(zé)分工各司其職，各盡其責(zé)，才能相互協(xié)作，準(zhǔn)確核算、確認(rèn)和和清收。比如明確采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商約定、簽署相關(guān)協(xié)議，將經(jīng)過公司管理層批準(zhǔn)的采購協(xié)議交財(cái)務(wù)部備案，同時(shí)根據(jù)協(xié)議計(jì)算采購返利；財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購協(xié)議計(jì)算采購返利，并定期核對返利應(yīng)收及未收情況；倉儲物流部門做好銷售票據(jù)及簽收回執(zhí)的流轉(zhuǎn)與保存；銷售部門及時(shí)反饋醫(yī)院客戶的最新銷售情況，核對并向公司反饋醫(yī)院的“二次議價(jià)”計(jì)算明細(xì)；運(yùn)營部門則負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)流程是否順暢銜接，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)解決，并及時(shí)應(yīng)對隨時(shí)可能出現(xiàn)的新情況。endprint

（二）是否所有返利均以書面形式在采購協(xié)議中明確約定，對采購返利的計(jì)算依據(jù)、計(jì)算方法、支付方式、支付時(shí)間都作了清晰約定

在實(shí)際工作中，任何口頭的協(xié)議都有可能因?yàn)楫?dāng)初約定人員的變動(dòng)等原因而導(dǎo)致糾紛，且口頭約定的返利由于不易被發(fā)現(xiàn)，也會(huì)增加相關(guān)人員舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，這些都不利于維護(hù)公司的利益。因此，必須以書面協(xié)議的方式約定返利。此外，部分企業(yè)可能在協(xié)議中對返利條款沒有做一個(gè)準(zhǔn)確的約定，在計(jì)算依據(jù)、計(jì)算方法、支付方式、支付時(shí)間等方面都可能造成雙方理解的分歧，導(dǎo)致日后產(chǎn)生糾紛。因此這些內(nèi)容必須在協(xié)議中清晰、準(zhǔn)確地約定，以能有效避免因?qū)τ诜道麠l款理解的分歧而產(chǎn)生的糾紛。

（三）采購、財(cái)務(wù)等部門是否各自記錄返利臺賬，定期進(jìn)行相互核對，并及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)

為準(zhǔn)確核算返利，采購、財(cái)務(wù)等部門各自記錄返利臺賬，并定期進(jìn)行核對，有利于加強(qiáng)對采購返利的清收，財(cái)務(wù)部門根據(jù)協(xié)議，將所有應(yīng)收的返利都記錄于返利臺賬，有助于督促采購部門清收所有應(yīng)收的返利，從而維護(hù)公司利益，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)協(xié)議中可能存在的因理解不同而產(chǎn)生的分歧，以便及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商修改或補(bǔ)充。同時(shí)，由于返利一般是定期核算并支付，及時(shí)核算并與供應(yīng)商確認(rèn)是有效清收返利的保證。因此返利計(jì)算表應(yīng)及時(shí)獲得供應(yīng)商書面確認(rèn)，作為日后清收的依據(jù)。實(shí)務(wù)中有些是供應(yīng)商發(fā)出計(jì)算表，這種情況下醫(yī)藥分銷企業(yè)需要及時(shí)核對并確認(rèn)。

（四）運(yùn)營部門是否對整個(gè)返利管理流程進(jìn)行監(jiān)督，確保返利應(yīng)收盡收

首先，公司運(yùn)營部應(yīng)負(fù)有監(jiān)督整個(gè)返利管理流程正常運(yùn)行的責(zé)任，對于任何新的變化應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對措施，并對制度流程作相應(yīng)修改或調(diào)整；其次，運(yùn)營部負(fù)有對整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)督的責(zé)任，對任何未按制度流程執(zhí)行，或者執(zhí)行有偏差造成應(yīng)收而未收返利而使公司遭受損失的，要追究相應(yīng)的個(gè)人責(zé)任。特別是約定按期付款的返利，相關(guān)人員必須在付款期限前確保已經(jīng)走完返利付款的審批流程，在賬款到期日付款。

（五）對于特殊銷售的補(bǔ)償，特別是醫(yī)院“二次議價(jià)”的銷售補(bǔ)償，是否有相應(yīng)的信息系統(tǒng)支撐并做好日常的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)工作

醫(yī)院一般按照其用藥量銷售排名確定征收返利品種和金額，因此醫(yī)院藥品使用量是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，每月數(shù)據(jù)都可能在變化，醫(yī)藥分銷企業(yè)在與醫(yī)院核對確認(rèn)后，須再向醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)或居間人核對確認(rèn)補(bǔ)償金額，并及時(shí)催收。因此這種返利計(jì)算更為復(fù)雜，需要開發(fā)相應(yīng)的信息系統(tǒng)支撐，同時(shí)必須做好日常數(shù)據(jù)維護(hù)工作，這樣才能做到準(zhǔn)確核算。

四、結(jié)束語

盡管采購返利形式多樣，存在一定管理難度，但采購返利對企業(yè)盈利能力產(chǎn)生的日趨重要影響也不容小視，且隨著我國醫(yī)療體制衛(wèi)生體制改革的深化，以及市場競爭環(huán)境的日益激烈，倒逼醫(yī)藥分銷企業(yè)不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理，以提升自身盈利能力和經(jīng)濟(jì)效益。本文通過對醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利關(guān)鍵控制點(diǎn)的分析，以期為醫(yī)藥分銷企業(yè)的采購返利管理提供有益借鑒。

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