信息化時(shí)代水利檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀研究

曲凡財(cái)

信息化時(shí)代水利檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀研究

曲凡財(cái)

水利工程的發(fā)展對(duì)國家社會(huì)的發(fā)展乃至于民族的團(tuán)結(jié)興旺都具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)我國水利工程的建設(shè)，進(jìn)行水利工程的系統(tǒng)管理十分重要。信息化時(shí)代，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各行各業(yè)，尤其是在水利工程的檔案管理方面，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效運(yùn)轉(zhuǎn), 信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。本文以水利檔案信息化管理為主要研究方向，對(duì)其中存在的不出進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)提供可以參考的理論依據(jù)。

水利檔案 信息化 管理對(duì)策

一、水利工程檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

隨著信息技術(shù)的不斷普及，在各行各業(yè)中也逐漸得以運(yùn)用，信息技術(shù)本身具有信息共享、便捷性等特點(diǎn)，將其運(yùn)用于水利工程檔案管理工作，可以將檔案工作中存在的不足進(jìn)行優(yōu)化并解決。一方面，解決檔案文件破損的問題。因?yàn)閭鹘y(tǒng)形式的檔案主要以紙質(zhì)文件為主，這種紙質(zhì)的檔案文件如果長時(shí)間儲(chǔ)存則會(huì)出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，也不利于檔案的儲(chǔ)存。若是運(yùn)用信息技術(shù)可以很好地解決這一問題。管理人員可以通過信息技術(shù)的形式，將檔案文件輸入到計(jì)算機(jī)中，并以電子檔案的形式儲(chǔ)存，完全避免了文件損壞的現(xiàn)象。另一方面，可以有效解決檔案查找的困難。傳統(tǒng)形式的檔案管理因?yàn)閿?shù)量龐大，所以在查找時(shí)需要付出很大的勞動(dòng)力，不僅耽誤了工作，同時(shí)也降低了工作效率。而信息技術(shù)的運(yùn)用，可以將水利工程檔案儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)或是硬盤中，管理人員若是要查找檔案，只需要輸入文件名，即可找到需要的檔案，極大地提升了效率。

二、水利工程檔案信息化管理存在的不足

（一）缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備

當(dāng)前階段，在水利工程檔案管理工作中，依然缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，造成這種現(xiàn)象的主要原因在于管理人員沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致信息化技術(shù)沒有發(fā)揮出實(shí)際的優(yōu)勢(shì)，在設(shè)備的運(yùn)用與選擇上也缺乏力度。

（二）檔案管理制度缺乏完善

在管理檔案制度方面，出于管理觀念等原因的影響，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些管理制度的問題，例如管理制度不完善，導(dǎo)致實(shí)際問題得不到有效的解決；工作人員沒有明確自己的工作職責(zé)，致使檔案管理工作無法得到落實(shí)等。

（三）檔案管理人員缺乏信息化意識(shí)

受傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分管理人員依然缺乏信息化的觀念意識(shí)，或者盡管已經(jīng)運(yùn)用了信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，卻只是浮于表面，沒有能夠深入地發(fā)揮信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢(shì)，使水利工程的檔案管理工作效率得不到提高。

三、水利工程檔案的信息化管理措施

通過上文分析，對(duì)信息化背景下水利工程檔案管理的存在的問題有了比較清晰的認(rèn)識(shí)，在今后工作中，相關(guān)部門應(yīng)該如何加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理呢？那么筆者就針對(duì)這個(gè)問題談一下自己的看法與建議。

（一）運(yùn)用先進(jìn)的管理設(shè)備

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化，先進(jìn)的管理設(shè)備十分重要，例如電子閱覽設(shè)備、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，通過運(yùn)用信息化的設(shè)備實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化。管理設(shè)備在信息管理方面發(fā)揮了基礎(chǔ)性的作用，擁有優(yōu)良的管理設(shè)備可以為水利工程檔案管理創(chuàng)建一個(gè)更好的信息平臺(tái)。管理人員可以通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)，制定檔案管理機(jī)制，進(jìn)而從儲(chǔ)存、檢索、工程管理、文檔一體化等多方面實(shí)現(xiàn)檔案管理。只有配備了先進(jìn)的管理設(shè)備，才能夠?qū)λこ虣n案管理工作帶來硬件設(shè)施的保障。

（二）優(yōu)化檔案管理制度

為了全面貫徹落實(shí)檔案的信息化管理，除了引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備之外，建立完善的檔案管理制度也是十分重要的。管理人員通過優(yōu)化檔案管理制度，可以將管理過程中存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而通過管理制度的形式將其進(jìn)行解決，具體來說需要從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：

其一，管理人員要確定自己工作責(zé)任，了解并掌握檔案管理的基本流程與業(yè)務(wù)；其二，擬定完善的檔案管理?xiàng)l例，將檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)與步驟進(jìn)行細(xì)化；其三，擬定相應(yīng)的安全管理手段，尤其是針對(duì)一些容易受損的紙質(zhì)檔案，尤其需要建立檔案儲(chǔ)存環(huán)境的保護(hù)觀念，保證水利工程檔案的完整性。

同時(shí)，進(jìn)行管理制度優(yōu)化的過程中，也需要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案管理工作的規(guī)范化，且能夠自覺遵守管理規(guī)定，確保水利工程檔案管理的信息化。因?yàn)槿羰侨狈σ?guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏安全性，甚至?xí)斐蓹n案管理信息化無法有效實(shí)現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)

專業(yè)的管理人才在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面具有十分重要的作用，為了培養(yǎng)檔案管理信息技術(shù)的專業(yè)人才，需要首先確定信息化觀念以及專業(yè)技能，由于處于信息化時(shí)代的大環(huán)境下，檔案管理的相關(guān)設(shè)備都是先進(jìn)的技術(shù)產(chǎn)品，例如檔案管理過程中檔案文件管理的登記、立卷、歸檔、檢索等，都是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。針對(duì)這一點(diǎn)也為檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理人員既要掌握計(jì)算機(jī)操作技能，保證電子檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)也要具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)常識(shí)，從而保證檔案信息的安全與完整。另外，基于信息化時(shí)代的大背景下，水利工程的檔案管理人員除了要具備檔案管理的本職工作技能之外，也需要不斷充實(shí)自己，接受專業(yè)技能的培訓(xùn)，從而強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)。

總之，為了能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求，水利工程的檔案管理必須要運(yùn)用信息化技術(shù)，這不僅可以提高檔案管理的效率，同時(shí)也能在一定程度上推動(dòng)水利工程的可持續(xù)發(fā)展。

[1]劉兢珍．做好水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]．黑龍江檔案,2015(06)．

[2]陸猛．論水利工程檔案的收集和管理[J]．建材與裝飾,2015(50)．

（作者單位：煙臺(tái)市牟平區(qū)高陵水庫管理所）