會議通知寫作中常見錯情例析

◎蘇武榮

會議通知寫作中常見錯情例析

◎蘇武榮

《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，通知“適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文”。會議通知是日常工作中最常見、運用最多的公文。發(fā)放會議通知是會務工作中一個至關重要的環(huán)節(jié)。周到而詳盡的會議通知，不僅能使有關人員了解會議要求、做好充分準備，還能給會議組織者及參會人員帶來很多方便。但在會議通知寫作中，常有不規(guī)范的地方。請看例文:

關于召開布置開展公共機構節(jié)能工作會議的通知

各縣（區(qū)）公共機構節(jié)能主管部門，市直各單位，直屬部門黨支部：

為貫徹上級精神，經(jīng)研究決定在全市范圍內(nèi)廣泛開展公共機構節(jié)能活動?，F(xiàn)在把會議有關問題通知如下：

一、會議時間：10月13日。

二、會議地點：鳳凰酒店。

三、參會人員：各縣（區(qū)）公共機構節(jié)能主管部門、市直各單位分管節(jié)能的負責同志、工會主席等。

四、請各單位準備好本單位開展公共機構節(jié)能活動的經(jīng)驗材料，限5000字，報到時交給會務組。并請參會人員于10月13日前來報到。

××市機關事務管理局

二○一六年六月六日

會議通知一般應包括會議的名稱、會議的主題（目的、內(nèi)容、主要議程）、會議時間、會議地點、對與會人員身份的要求、對與會人員會前準備工作的要求、食宿安排以及報到時間、地點、聯(lián)絡人等。

通過例文，可以發(fā)現(xiàn)會議通知寫作中常見的錯情:

1.標題擬定不當?！稐l例》規(guī)定，標題“由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成”。也就是說，一個完整、規(guī)范的公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種三要素組成，讓受文者一看就明白這份公文是哪個機關發(fā)來的，說的是什么問題，是什么種類的公文。例文中缺少發(fā)文機關名稱。

公文標題應該簡明扼要，準確地概括公文的主要內(nèi)容。公文標題的概括往往不是理論性概括，而是公務性概括，即要說明辦一件什么實質(zhì)性事情，所以擬寫要確切、客觀，力求簡潔、明了。例文中 “布置開展公共機構節(jié)能工作會議”作為公文標題不夠規(guī)范，可改為“××市機關事務管理局關于召開公共機構節(jié)能工作會議的通知”。

2.會議發(fā)文對象與參會人員不清?！稐l例》規(guī)定，公文的主送機關為公文的主要受理機關，抄送機關為除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關。會議通知中的參會人員根據(jù)實際情況，有時要直接寫明參加會議人員的姓名，有時只寫明參會人員范圍，如“分管××工作的負責同志”等。例文中參會人員與發(fā)文對象不一致，參會人員“各縣（區(qū)）公共機構節(jié)能主管部門、市直各單位分管節(jié)能的負責同志、工會主席等”與主送機關中的“黨支部”無直接關聯(lián)。此外“工會主席”后面的“等”字純屬畫蛇添足。

3.會議時間、地點不清。會議通知要寫明會議正式開始的具體時間，大型會議還要寫明入場時間，如“請參會人員提前10分鐘進入會場”。有時還要寫明會期，如“會期半天”“會期3天”，臨時召集的或會議時間較短的會議也可不寫會期，通常情況下會期不包含會議報到時間。例文中會議時間不夠具體，可改為“10月13日上午8:30，會期1天”。開會地點要寫明會場所在建筑物名稱及所處位置，例文中會議地點只寫“鳳凰酒店”，不夠詳細。

4.會議議程不清。法定會議可以在通知中直接寫明會議議程草案。一般會議要寫明會議的主要內(nèi)容。把會議議程按順序排列下來，供參會人員事先了解，可使會議更加有序和有效，也便于外地參會人員安排返程。例文中缺少會議議程。

5.通知緣由不當。通知的正文部分，應當包括通知緣由、通知事項和執(zhí)行要求等。會議通知與其他通知一樣，要首先說明制發(fā)通知的理由、目的或依據(jù)，然后用“現(xiàn)將有關事項通知如下”之類承啟語，導入對各有關事項的安排和要求。例文把“為貫徹上級精神”作為開會原因，表達模糊不清，應更加明確?！艾F(xiàn)在把會議有關問題通知如下”一句過于口語化。

6.要求準備的材料不當。如需要參會人員向會議提交書面材料，在會議通知中要特別提醒。如有統(tǒng)一格式要求，還要注明格式要求或附上格式范本。例文中“請各單位準備好本單位開展公共機構節(jié)能活動的經(jīng)驗材料”，“經(jīng)驗材料”是某件事情某項活動結束后歸納總結的材料，在事情未進行時就要求參會人員提供不切實際。

7.報到時間、地點等不明確。外地參會人員要提前到會，還要考慮食宿問題，需要提供參會人員回執(zhí)單（姓名、性別、單位、職務、聯(lián)系電話、是否住宿等）。注明報到地點及會場所處的具體路段位置非常重要，以便參會人員按時報到并參加會議。例文中“參會人員于10月13日前來報到”，其中“前”字容易引起歧義，且未明確具體時間。例文中還缺少報到地點和食宿安排。

為了方便聯(lián)系，還要寫明會議聯(lián)系單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及其他聯(lián)系方式。

此外，還有一些與會議相關的事項要寫明，如是否邀請報社、電視臺記者參會，是否著正裝出席會議等。會議通知格式也要按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。如例文中的成文日期應當用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。

例文存在的問題具有普遍性和典型性，值得廣大文秘人員引以為戒。在會議通知寫作中，應盡量規(guī)避常見常犯的錯誤，對照“時間地點人物、日程材料食宿”，力求周到而詳盡，為會議的順利召開打下良好基礎。

（摘自《秘書之友》）