文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探究

文/國家電投集團(tuán)廣西長洲水電開發(fā)有限責(zé)任公司 楊栩

文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探究

文/國家電投集團(tuán)廣西長洲水電開發(fā)有限責(zé)任公司 楊栩

在對文書檔案進(jìn)行管理以及存儲的過程中，一定要滿足相應(yīng)的原則需求。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不能在滿足時代發(fā)展的需求，這就需要在目前文書檔案整理與保管的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化。本文主要對文書檔案的整理以及保管方法創(chuàng)新的必要性進(jìn)行了分析，然后結(jié)合實際情況提出了一些合理的創(chuàng)新措施，希望能為相關(guān)的文書檔案管理人員提供一定的參考意見。

文書檔案；整理方法；保管方法；創(chuàng)新

進(jìn)行文書檔案的整理與保管工作，最主要的目的就是可以實現(xiàn)良好的文書檔案管理體制，另外，通過對文書檔案的整理與保管工作，可以在最大限度上滿足文書檔案分類的合理性。結(jié)合目前的實際情況可以看出，很多部門在進(jìn)行文書檔案的管理工作中仍然還是采用的傳統(tǒng)意義上的保管方法，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量一直得不到有效提升。因此，相關(guān)人員一定要加強(qiáng)對文書檔案管理方法的創(chuàng)新工作，使文書檔案的管理方式可以滿足新時代發(fā)展的需求，使管理能力與管理效果可以實現(xiàn)有效的提升。

一、文書檔案整理與保管方法創(chuàng)新的必要性

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用。目前，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在各個行業(yè)中都得到了非常廣泛的應(yīng)用，同時也取得了良好的應(yīng)用效果。在對文書檔案進(jìn)行整理與保管的過程中也應(yīng)該實現(xiàn)對計算機(jī)技術(shù)的充分利用，使管理工作的效率可以得到進(jìn)一步的提升，從而可以實現(xiàn)預(yù)期的管理效果。另外，在對文書檔案進(jìn)行整理的過程中，管理人員需要按照文書檔案的類型進(jìn)行合理的分類，但是傳統(tǒng)的管理方法不僅會增加分類過程中所花費(fèi)的時間，同時也經(jīng)常會導(dǎo)致錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。如果在分類過程中實現(xiàn)對信息技術(shù)的有效利用，可以有效提高文書檔案管理工作的效率，同時，采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)也是文書檔案管理工作未來主要的發(fā)展趨勢。

（二）現(xiàn)代管理手段必須得到有效適應(yīng)。結(jié)合目前的實際情況可以看出，在每一項工作開展的過程中通過對信息技術(shù)的有效使用，可以在很大程度上提高整體的工作效率，在文書檔案管理工作中同樣也是如此。這項工作中對信息技術(shù)的利用屬于管理方法上一次重大的改革，逐漸替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的管理方式，不僅可以減少工作人員的任務(wù)量，同時還可以提升保管工作的質(zhì)量。結(jié)合最新的文書檔案歸類整理原則，不需要在對案卷標(biāo)題重新制定，而是以件作為最基本的單位，采用計算機(jī)中的檢索技術(shù)，可以有效減少人工操作過程中錯誤發(fā)生的概率，最終實現(xiàn)簡單高效的文件檢索方式。

二、工作人員素質(zhì)提升對文書檔案整理保管的作用

文書檔案管理工作與圖書館管理存在一定的相似之處，在對文書檔案進(jìn)行管理的過程中同樣需要專門的檔案管理人員來負(fù)責(zé)日常的保管工作。因此，管理人員的自身素質(zhì)水平在一定程度上直接決定了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，要想保證計算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理中的作用可以實現(xiàn)有效的發(fā)揮，檔案管理人員自身必須具有一定的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)水平，只有這樣才能為信息化檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

三、文書檔案整理與保管方法的創(chuàng)新方式

（一）合理利用現(xiàn)代管理技能。在文書檔案中通過對信息技術(shù)的有效使用，可以不斷提高管理工作的效率和質(zhì)量，因此，在進(jìn)行文書檔案的管理工作時一定要對現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行合理有效的利用。首先在對文書檔案進(jìn)行分類的過程中，一定要對文檔的保管期限、機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入分析，然后制定出大致的分類方案，比如在分類的時候可以按照檔案的保管期限進(jìn)行劃分，然后將制定的分類方式在計算機(jī)上做好相應(yīng)的記錄工作，這樣之后在對文件資料進(jìn)行查閱的過程中就可以通過計算機(jī)進(jìn)行查找，節(jié)省了大量的翻閱時間。

（二）合理利用現(xiàn)代整理手段。在對紙質(zhì)的文書檔案進(jìn)行查找的過程中，需要人員對文件進(jìn)行不同的翻閱，而采用信息技術(shù)實現(xiàn)對文書檔案的管理，只需要在查找的過程中輸入相關(guān)的字符就可以完成。傳統(tǒng)的管理方式不僅效率不高，而且在進(jìn)行分類的過程中也會增加工作的難度，當(dāng)單位內(nèi)部出現(xiàn)了新的政策時，又需要對所有的文書檔案資料進(jìn)行重新分類，這就增加了檔案管理工作人員的任務(wù)。通過對現(xiàn)代整理手段的有效應(yīng)用，可以在最大程度上減少管理人員日常的工作量。在傳統(tǒng)的管理方式中，管理人員經(jīng)常會對文書檔案的保管工作存在不同的見解，而采用信息技術(shù)就可以針對這一問題進(jìn)行有效的解決，特別是在文件資料進(jìn)行檢索的過程中，管理人員可以直接利用計算機(jī)中的具體分類進(jìn)行查找。

四、文書檔案整理工作方法的創(chuàng)新

（一）分類方法。隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的活動項目也開始逐漸地增多，這就導(dǎo)致文書檔案的內(nèi)容開始不斷增加，面對這種現(xiàn)象，管理人員一定要對文書檔案進(jìn)行合理有效的分類，在分類的過程中涉及的方法非常多，管理人員在對方法進(jìn)行選擇的時候一定要對實際情況進(jìn)行充分的考慮。比如在文書檔案進(jìn)行劃分的過程中，可以按照文件的規(guī)章制度、外事管理、黨群關(guān)系以及科研培訓(xùn)等多個方面來進(jìn)行明確。因此，在實際的分類工作中一定要站在單位整體的角度進(jìn)行考慮，然后對檔案文件真正所屬的范圍進(jìn)行明確，另外，在分類過程中管理人員也可以按照文檔的科室進(jìn)行劃分，這樣就可以將文件的分類方式進(jìn)行不斷的細(xì)化。

（二）檔案的裝訂。在對檔案進(jìn)行裝訂的過程中，可以將一份文件訂在一起，也可以在分類的基礎(chǔ)上將批復(fù)類的文件訂在一起。在對裝訂方法進(jìn)行選擇的過程中可以按照實際情況來確定，如果是存在一些比較特殊的檔案，或者是檔案的頁數(shù)比較多時，也可以將檔案進(jìn)行拆分裝訂，但是一定要注意檔案之間的有效排序。比如，有的檔案文件必須自己訂成一份，但是有些文件則需要分開裝訂或者是合并裝訂在一起，這就需要相關(guān)的檔案管理人員結(jié)合具體的情況來選擇相應(yīng)的檔案裝訂方式。另外，為了在之后對檔案文件進(jìn)行查閱的過程中可以提供一定的便利性，在對裝訂完成的檔案文件進(jìn)行放置的過程中可以將相同類型的檔案放在一起。

（三）檔案號與頁碼標(biāo)號。在對文件整理的時候需要在文件的右上角加印檔案章，并結(jié)合檔案資料填寫出實際的信息內(nèi)容，另外，在填寫的過程中一定要注意嚴(yán)格按照時間的先后順序進(jìn)行填寫，如果后期再增加檔案時，就可以在之前檔案的后面進(jìn)行追加，保證其他檔案的順序在后期整理中不會受到影響。在對檔號章中的內(nèi)容進(jìn)行填寫的過程中，一定要對檔案號碼的填寫引起重視，按照具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，然后將檔案號碼按照分類、保管期限的順序由低級向高級的方式逐級進(jìn)行。

五、文書檔案的信息保管工作方法創(chuàng)新

在對文書檔案進(jìn)行保管的過程中，計算機(jī)技術(shù)可以在其中起到一定的輔助作用，具體可以從以下幾個方面來進(jìn)行：第一，按照具體的文件編制出對應(yīng)的索引表，主要是對文件的標(biāo)題以及種類進(jìn)行填寫，然后在將相應(yīng)的詞條錄入到單位內(nèi)部的管理系統(tǒng)當(dāng)中。第二，形成相對應(yīng)的格式模板，在對模板進(jìn)行制定的過程中可以按照文件的種類、內(nèi)容以及負(fù)責(zé)人的形式來進(jìn)行。第三，將文件信息錄入完成之后，一定要保證檔案在單位的內(nèi)部系統(tǒng)當(dāng)中可以實現(xiàn)有效的運(yùn)行，然后再按照標(biāo)準(zhǔn)中的規(guī)定以及實際的保管期限對資料進(jìn)行分類。第四，檔案管理人員還需要對計算機(jī)內(nèi)的輔助程序進(jìn)行有效的制定，可以將檔案文件中的題名與題名表之間進(jìn)行比較，這樣就可以找出與題名表中相同的責(zé)任人內(nèi)容，在一定程度上可以方便之后的使用工作。

六、結(jié)語

綜上所述，文書檔案的整理與保管工作屬于事業(yè)單位中一項非常重要的內(nèi)容，其管理工作的質(zhì)量在一定程度上將直接關(guān)系到事業(yè)單位在未來的發(fā)展方向。因此，在實際的文書檔案管理工作中，管理人員一定要注意對整理與保管方法的有效創(chuàng)新，這樣才能滿足新時代背景下社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。雖然傳統(tǒng)的文書檔案管理方式可以在一定程度上滿足紙質(zhì)檔案的整潔與完成性，但是因為工作質(zhì)量與效率得不到有效的提升，已經(jīng)不能在滿足新時代發(fā)展的需求，只有在文書檔案的管理工作中實現(xiàn)與信息技術(shù)的有效結(jié)合，才能實現(xiàn)更加高效的文件檔案管理方法。

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[2]張華.談文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].赤子(上中旬),2014,06.

[3]齊宗元.文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營管理者,2013,04.