醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題及對策探討

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題及對策探討

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

聲像檔案是指在醫(yī)院發(fā)展中對一些重大事件、醫(yī)療技術(shù)等進(jìn)行攝錄，最終形成的具有一定價(jià)值的照片、錄像、錄音等資料。作為醫(yī)院檔案中不可或缺的一部分，聲像檔案能否被順利收集、管理具有重要意義。本文針對現(xiàn)階段醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出一些針對性舉措。

醫(yī)院；聲像檔案管理；現(xiàn)存問題；對策

聲像檔案具有客觀性、形象性等特征，能夠?qū)︶t(yī)院的一些重大事件進(jìn)行真實(shí)記錄。雖然聲像資料在整個(gè)檔案系統(tǒng)中占據(jù)的比例較小，但是其佐證作用是不可替代的。加強(qiáng)對聲像檔案管理的重視有利于聲像資料的保存。

一、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題

（一）存在聲像檔案缺失現(xiàn)象。信息技術(shù)的迅速發(fā)展使得醫(yī)療行為中產(chǎn)生越來越多的照片與影像資料。這些資料中的大部分由個(gè)人保存，并且形成規(guī)范的聲像檔案。一些臨床科室都配置有數(shù)碼設(shè)備，在進(jìn)行大型手術(shù)與學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)中科室人員進(jìn)行拍攝，并未對這些資料的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行必要說明，有的甚至不會(huì)移交到聲像檔案管理部門，造成聲像檔案的缺失。沒有配置數(shù)碼相機(jī)的科室，在進(jìn)行活動(dòng)之前，并沒有通知宣傳人員進(jìn)行拍攝，影響資料的收集。另外，人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)與離職時(shí)，會(huì)將個(gè)人拍攝的聲像資料帶走，并沒有移交給檔案管理部門。由于這些現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致聲像檔案流失、缺少，不利于聲像檔案作用的發(fā)揮。

（二）記錄與制作不完整。社會(huì)的發(fā)展與醫(yī)療水平的提高使得醫(yī)院醫(yī)療、文化活動(dòng)逐漸增多，記錄這些活動(dòng)的聲像資料并不完整。例如，在進(jìn)行醫(yī)院基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)記錄中，需要將工程建設(shè)之間的原貌、項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、奠基、竣工等全過程進(jìn)行記錄，但是在實(shí)際拍攝中，只對開工、竣工等儀式給予重視，其他環(huán)節(jié)缺失。久而久之，導(dǎo)致醫(yī)院聲像資料記錄與制作并不完整。

（三）檔案管理不規(guī)范?，F(xiàn)階段一些醫(yī)院的聲像檔案只是儲(chǔ)存在宣傳部門或者臨床科室中，并未對其進(jìn)行集中管理，導(dǎo)致聲像檔案不能進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移，有關(guān)人員對聲像資料的記憶逐漸模糊，造成時(shí)間與地點(diǎn)、事件的混亂。有些照片的底片已經(jīng)丟失，并且沒有必要的文字說明，給規(guī)范管理帶來很多麻煩。另外，科室為了使用上的便利，不會(huì)主動(dòng)將聲像資料交付檔案部門進(jìn)行管理，自行保管。此外，有關(guān)人員對聲像管理的制度并不重視，都是在一段時(shí)間進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)才將聲像資料進(jìn)行整理，提交給檔案部門。在此期間，需要進(jìn)行的工作事項(xiàng)比較多，歸類、文字說明工作并不完善，日后難以補(bǔ)齊。

二、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題的對策

（一）各司其職，劃定收集范圍。由于醫(yī)院聲像管理意識(shí)不強(qiáng)，許多科室按照自己的作風(fēng)行事，并不了解具體的聲像檔案提交范圍，導(dǎo)致聲像收集冗余或者不完整。劃定收集范圍具有必要性，具體包括：黨政。該種聲像資料主要對醫(yī)院發(fā)生的重大事件、舉辦的重大會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、涉外活動(dòng)等進(jìn)行記錄；教學(xué)、科研。主要對醫(yī)療技術(shù)大賽、新技術(shù)引進(jìn)、醫(yī)療技術(shù)培訓(xùn)、健康教育活動(dòng)等進(jìn)行記錄；重大活動(dòng)。主要對院慶、更名、大型文藝活動(dòng)等進(jìn)行記錄；獲得榮譽(yù)。對獎(jiǎng)牌、感謝信等進(jìn)行記錄；歷史照片。記錄重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、醫(yī)院發(fā)展過程等；其它有價(jià)值的聲像資料。

（二）保證聲像檔案收集的完整性。具體措施包括：安排拍攝水平較高的職工輔助進(jìn)行聲像檔案的管理；醫(yī)院中各個(gè)部門要通力合作，互相配合；相關(guān)管理人員要進(jìn)入科室尤其是產(chǎn)生聲像資料比較多的科室進(jìn)行工作指導(dǎo)，督促聲像資料的整理與提交；針對一些重大活動(dòng)的聲像資料，管理人員要提前參與其中，保證拍攝的完整性與交付的及時(shí)性；制定完善的聲像檔案管理制度，將其功能作為依據(jù)進(jìn)行整理與歸檔。

（三）保證聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理。我國《檔案法》明確規(guī)定，無論哪種載體的國家檔案，需要無條件提交給檔案部門。所以，醫(yī)院要完善聲像檔案管理中的規(guī)章制度，提高管理的規(guī)范化，做好收集與整理工作。使用集中與統(tǒng)一管理的方式能夠?yàn)闄n案資料的完整、安全提供必要保障；對聲像檔案的保存、出借、使用進(jìn)行明文規(guī)定；建立內(nèi)部開放性數(shù)據(jù)庫，為各個(gè)科室使用下載資料提供便利；使用分級管理制度，將珍貴資料劃定等級；保證檔案保管室具有恒定的溫度與濕度；對于錄音與錄像等資料使用防磁柜進(jìn)行保存。

（四）加強(qiáng)聲像管理人員的培訓(xùn)。作為聲像方案管理中的主體，管理人員對于檔案管理能否順利進(jìn)行具有重要影響?？萍嫉陌l(fā)展對管理人員提出了更高的要求，醫(yī)院要提高人員聘用門檻，并且定期舉行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。另外，加強(qiáng)有關(guān)職業(yè)道德的培訓(xùn)，增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí)，用高度的責(zé)任心投入工作，保證工作順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

由上文可知，聲像檔案管理中存在諸多問題，保證聲像檔案收集的完整性以及聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理對于提高其管理水平具有積極意義。醫(yī)院決策層要認(rèn)識(shí)到聲像資料的重要作用，完善管理制度，提高部門之間的配合度。

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