潘 靜
淺談高校行政秘書的服務(wù)意識
潘 靜
高校行政秘書作為高效管理人員,在高校管理機構(gòu)中占有舉足輕重的地位,行政管理隊伍建設(shè)也影響到學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展。而作為高校行政管理人員,應(yīng)該明確崗位職責(zé),確立自身的角色定位,把服務(wù)意識貫穿于工作始終,才能更好地為教師和學(xué)生服務(wù)。
高校 行政秘書 服務(wù)意識
院系是高校的二級單位,筆者作為二級學(xué)院的行政秘書,從業(yè)已經(jīng)五年,在工作中也積累了行政管理相關(guān)經(jīng)驗。因此,本文基于從業(yè)經(jīng)驗闡述行政人員的角色定位和服務(wù)意識對于行政管理人員的重要性。不管是高校行政管理崗位和其他行政管理崗位,作為辦公室工作人員,工作內(nèi)容繁瑣,工作頭緒多,工作中需要處理的人際關(guān)系也很負(fù)責(zé),特別是面對學(xué)生中各種各樣的性格特征的時候,更加重了工作的難度和壓力,這更需要擺正從業(yè)人員的意識,更好地處理好工作中的具體事務(wù)。
高校行政管理人員對于角色定位的重要性不清楚,或者感到困惑是因為高校重視專業(yè)教師的發(fā)展而忽略了行政管理隊伍的建設(shè),認(rèn)為教師是高校工作的很重要的一部分,而行政管理人員只是作為工作人員而存在,忽視了行政管理人員的重要性。很多學(xué)生也認(rèn)為向他們授課的都是專業(yè)的老師,而對于行政管理人員知之甚少,不了解行政管理人員的工作職責(zé)和內(nèi)容,認(rèn)為辦公室工作人員只是在電腦中處理數(shù)據(jù),也沒有認(rèn)識到行政管理人員的重要性,因此這些原因?qū)е滦姓芾砣藛T對于自身的角色定位不清楚。
(1)高校行政管理人員是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手。院系辦公室是二級學(xué)院的核心,行政管理人員會處理學(xué)校的和各部門之間的事務(wù),起到上傳下達(dá)的作用,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也會聽取辦公室人員的匯報,將辦公室收集到的信息作為進(jìn)行權(quán)衡,了解日常工作,也為領(lǐng)導(dǎo)提供思路。
(2)高校行政管理人員是鏈接學(xué)校各部門之間、師生之間的紐帶和橋梁。作為二級學(xué)院辦公室行政人員,會涉及到和學(xué)校各部門之間的人和事,比如說:學(xué)校校辦、人事部、宣傳部、財務(wù)部、圖書館、后勤部、財務(wù)部等各部門,涉及到的具體事務(wù)中的溝通和協(xié)調(diào)。做好各部門之間的鏈接工作,以便于更好地開展工作。
學(xué)院行政辦公室作為窗口部門,還承擔(dān)著對內(nèi)對外的“門面”工作。因此,學(xué)院行政管理人員應(yīng)該明確自身的角色定位,輔助好領(lǐng)導(dǎo)對院系事物的管理,必要的時候也可以提出建設(shè)性的意見和建議提高工作有效性和工作效率,保證院系工作正常有序的進(jìn)行。行政管理部門是一個服務(wù)性很強的部門,在面對各部門之間和師生之間的事務(wù)中,應(yīng)該本著“一切以人為本”的原則,把服務(wù)精神貫穿于工作始終,使工作服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生,做好本職工作。
服務(wù)意識是高校行政管理人員首要的基本素質(zhì),因此高校隊伍建設(shè)中對于高校行政管理人員的考核機制應(yīng)該把服務(wù)意識作為一項考核標(biāo)準(zhǔn)。加強高校行政管理人員的服務(wù)意識,使高校行政管理人員把服務(wù)意識常態(tài)化。加強考核監(jiān)督,把各部門之間、師生之間的滿意度進(jìn)行量化,增加科學(xué)的評價制度。對于行政管理隊伍人才引進(jìn)進(jìn)行考核,建立一套完整的、科學(xué)的選聘方案從方案中體現(xiàn)行政管理的服務(wù)意識,并將“服務(wù)意識”作為考察的重中之重進(jìn)行考察。
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視行政管理人員的素質(zhì)提升,加強行政管理隊伍的建設(shè)。加強行政管理人員的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)教育學(xué)和教育心理學(xué)以及管理學(xué)方面的理論知識,并將理論知識和實踐相結(jié)合。不定時地邀請專家來校進(jìn)行培訓(xùn),也可以外派培訓(xùn),一方面增加自身行政管理隊伍建設(shè);另一方面也能與時俱進(jìn),了解同行業(yè)的發(fā)展和工作思路,提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì),也能提升各方面的水平。
由于行政管理工作的內(nèi)容繁雜,需要協(xié)調(diào)各部門之間的事務(wù),因此會面對各色各樣的人和各種各樣的事務(wù)。行政管理工作涉及的內(nèi)容廣泛,工作頭緒較多,因此需要從業(yè)人員具備很健康的心理素質(zhì)。比如,當(dāng)遇到的人和事在溝通過程中不順暢的時候,需要控制情緒,多思考采取另外一種方法達(dá)到異曲同工之妙,而不能將負(fù)面情緒帶入工作中,影響到工作的質(zhì)量,從而降低服務(wù)意識。行政管理人員應(yīng)該多方面、多角度的考慮問題,始終保持清醒的頭腦,保持客觀冷靜,寬容大度的心態(tài)才能處理好工作紅產(chǎn)生的矛盾和問題,做一個能控制情緒的主任,而不是被動的接受。
高校行政管理人員對自身的角色有一個很清楚的認(rèn)識,做到一切為了學(xué)生,為了一切學(xué)生,全心全意做好服務(wù)工作,把服務(wù)意識貫穿于整個工作當(dāng)中,體現(xiàn)人文關(guān)懷,把握好大局觀、全局觀。只有堅定把服務(wù)意識貫穿始終才能更好地為教學(xué)服務(wù),提升整個行政管理隊伍的素質(zhì)。同時,行政管理人員應(yīng)該加強自身的素質(zhì)培養(yǎng)和提升,多研究行政管理中的問題,創(chuàng)新工作思路,優(yōu)化工作方法,提高辦事效率,才能促進(jìn)二級學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展,才能將行政管理工作做好。
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四川大學(xué)錦江學(xué)院土木工程學(xué)院)