文/山東省棗莊市市中區(qū)農(nóng)村能源辦公室 邢燦

新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討

文/山東省棗莊市市中區(qū)農(nóng)村能源辦公室 邢燦

檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。隨著社會(huì)進(jìn)步與信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，其形式不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，而是轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n、影像及音頻形式，這使得檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)和契機(jī)。新形勢(shì)下，如何使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化是每個(gè)檔案管理工作者應(yīng)思考的問題，本文就這一問題進(jìn)行探討，以供參考。

新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實(shí)際使用價(jià)值的文件進(jìn)行集中、系統(tǒng)地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據(jù)、價(jià)值的總稱。檔案管理在企業(yè)或者國(guó)家機(jī)關(guān)中看似沒有多大的作用和貢獻(xiàn)， 但是在實(shí)際發(fā)展中，它卻是企業(yè)或者國(guó)家機(jī)關(guān)中重要的工作組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)或國(guó)家機(jī)關(guān)是否能夠健康發(fā)展。另外，檔案管理也是一項(xiàng)維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的關(guān)鍵性工作。檔案管理工作的規(guī)范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個(gè)企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)；它既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，又在單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r、單位人員的綜合素質(zhì)、以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及未來的發(fā)展規(guī)劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細(xì)的、真實(shí)的資料和依據(jù)，從而幫助決策者作出科學(xué)合理的、適合單位長(zhǎng)期使用的發(fā)展規(guī)劃。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。在當(dāng)前某些企業(yè)或某些機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，存在著檔案工作制度落實(shí)不到位、管理不規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性等現(xiàn)象，歸根究底，主要是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。很多人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫寫，完全是多余的，而且檔案資料記錄的都是過去的事，整理檔案資料不僅需要浪費(fèi)大量的人力和物力，還浪費(fèi)時(shí)間，完全多此一舉。

（二）檔案管理硬件設(shè)施不齊全。當(dāng)前很多企業(yè)或機(jī)關(guān)中，沒有專用的檔案室和專門管理檔案資料的管理人員，檔案資料存在多處存放的現(xiàn)象，且存放地點(diǎn)不干凈，有的甚至發(fā)生霉變、灰塵和蟲蛀，導(dǎo)致檔案資料被損壞和遺失，不僅查找困難，而且影響檔案資料的完整性和整潔性。另外，在新形勢(shì)的影響下，由于很多企業(yè)和機(jī)關(guān)啟用了自動(dòng)化和信息化的檔案管理系統(tǒng)，從而使得他們失去了對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料的保存觀念，在辦公場(chǎng)所的搬遷中，很多紙質(zhì)的檔案資料被遺失和損壞。

（三）檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)不足。創(chuàng)新是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有勇于創(chuàng)新，才能有效提高檔案工作管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。但是，在當(dāng)前檔案管理工作中，很多還缺乏創(chuàng)新意識(shí)，其工作方式及管理體制過于單一和老舊，仍采用傳統(tǒng)的管理模式，影響檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)行。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

（一）完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度。俗話說：“無(wú)規(guī)矩不成方圓?！币胧箼n案管理工作更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不僅是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業(yè)及機(jī)關(guān)應(yīng)從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定出一套行之有效的管理辦法和規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理人員的法制教育，不斷培養(yǎng)并提高其相關(guān)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)及憂患意識(shí)，幫助他們明確相關(guān)的法律、法規(guī)，保證其工作行為的合法化，從而有效發(fā)揮出檔案管理的作用。

（二）轉(zhuǎn)變落后觀念。為了提高新形勢(shì)下檔案管理工作的水平及規(guī)范化，就必須轉(zhuǎn)變落后觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，改變以往錯(cuò)誤的觀念。各企業(yè)及機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要樹立正確的檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作，從思想上抓起，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行思想教育，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣教，向其展現(xiàn)檔案管理工作為單位創(chuàng)造的一系列成果，并切實(shí)加大監(jiān)督及執(zhí)行力度，從而糾正檔案管理工作人員的工作態(tài)度，使他們從內(nèi)心深處充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，意識(shí)到自身的責(zé)任及崗位職責(zé)，進(jìn)而全身心地投入到檔案管理工作中，高效率、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。另外，要勇于創(chuàng)新，因地制宜，充分利用好計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的管理方法，通過現(xiàn)代化的管理方法提高檔案的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

（三）提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)。身為檔案管理人員，一方面是要具備基本的職業(yè)道德修養(yǎng)，另一方面要充分掌握信息技術(shù)。因此，各企業(yè)或機(jī)關(guān)要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，不斷優(yōu)化及更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)培養(yǎng)其職業(yè)道德，使得檔案人員從“理論型”“實(shí)干型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變。另外，企業(yè)或機(jī)關(guān)要設(shè)立專用的檔案室，做好文書以及電子文件之間的連接工作，運(yùn)用存儲(chǔ)量大、質(zhì)量較好的磁盤進(jìn)行保存，從而增強(qiáng)檔案管理的壽命。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的規(guī)范化，既為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了有力的保障，又符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)又體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細(xì)的、真實(shí)的資料和依據(jù)，從而幫助決策者作出科學(xué)合理的、適合單位長(zhǎng)期使用的發(fā)展規(guī)劃。因此，各單位應(yīng)重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

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