文/白山市電視轉(zhuǎn)播臺 黃艷春

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

文/白山市電視轉(zhuǎn)播臺 黃艷春

事業(yè)單位是以服務(wù)人民群眾為根本目標(biāo)的，承擔(dān)著社會(huì)公共職能，所以事業(yè)單位的檔案對于社會(huì)發(fā)展有著重要的價(jià)值，鑒于此，研究事業(yè)單位的檔案管理存在著一定的必要性，本文就事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀及對策作出研究。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對策研究

隨著對事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化要求的提高，更加完整真實(shí)地收集和規(guī)整各類檔案成了一項(xiàng)重要的工作，事業(yè)單位的檔案不僅涵蓋著單位內(nèi)部人員的人事相關(guān)情況，還包括社會(huì)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)和重大歷史事件的記錄，有著一定的參考意義，檔案中的信息量可以作為支持社會(huì)進(jìn)步的寶貴財(cái)富。盡管事業(yè)單位的檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，可是在一些方面仍然存在著不足和需要提高的地方，應(yīng)該引起我們的充分重視。

一、檔案管理的概念和對象

檔案管理就是檔案室對檔案實(shí)體和數(shù)字信息進(jìn)行管理和服務(wù)的過程，它包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用等八項(xiàng)工作。

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案使用者。檔案管理需要處理的事情就是把紛繁復(fù)雜的信息歸類整理，編號入位，化零為整，構(gòu)成系統(tǒng)的歸類信息；檔案管理要向具有檔案查詢和使用資質(zhì)的社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供檔案服務(wù)，以便他們從中獲取相關(guān)信息。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理未能引起重視，工作方式陳舊。比起事業(yè)單位的其他工作崗位，檔案管理工作被認(rèn)為是“閑職”，是最輕松的“可有可無”的工作崗位，這種錯(cuò)誤的理念直接影響到檔案管理人員的工作積極性，在他們看來，既然來自于社會(huì)和單位內(nèi)部都認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無，自己就沒有必要斤斤計(jì)較，只要能把混亂的檔案擺放整齊，確保不丟失就行。這種簡單的工作模式只能讓檔案工作變得更加簡單，讓檔案查詢的過程變得更加復(fù)雜，提高了檔案查詢的成本。正是由于檔案管理人員不注意檔案歸類、科學(xué)排列，讓不同的檔案合并在一起，當(dāng)檔案使用者需要使用檔案時(shí)無法快速地找到檔案，增加了時(shí)間成本，降低了工作效率。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高。在一些事業(yè)單位中，檔案管理人員時(shí)常是其他工作人員的兼職工作，他們并沒有受過專門的檔案管理教育，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案擺放位置不正確等問題，檔案專業(yè)水平不高。由于不懂圖書館的排列方法，事業(yè)單位的檔案大多是按照個(gè)人的思想隨意地放在檔案室，當(dāng)有人需要查閱檔案時(shí)，他們會(huì)要求查詢者自己進(jìn)入檔案室查詢資料，忽略了檔案的保密性原則。

（三）檔案管理人員年齡普遍較高，缺乏對新技術(shù)的掌握。盡管互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，但是在事業(yè)單位檔案管理工作中卻沒有能發(fā)揮有效的作用，其原因是事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，大多數(shù)檔案管理員年齡偏大，對掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在困難，從而沒有有效地建立用于查閱和管理的檔案管理互聯(lián)網(wǎng)工作平臺，日常的檔案管理方式依然停留在傳統(tǒng)的紙本登記方式。

（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足。常言道：“工欲善其事必先利其器?！睓n案管理工作也應(yīng)當(dāng)引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，配備高效率的互聯(lián)網(wǎng)工作平臺，但實(shí)際情況是，很多事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識，并沒有投入資金和技術(shù)完善檔案管理工作所需的各類基礎(chǔ)設(shè)施，從而使得檔案管理工作條件滯后。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策研究

（一）提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理機(jī)制，邀請專家制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理辦法，加大培訓(xùn)力度，每個(gè)季度定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理技術(shù)水平。為了提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子檔案，使檔案的查閱、查找更加便利，檔案的分類更加科學(xué)，管理更加規(guī)范，例如當(dāng)組織提拔某位黨員時(shí)，通常都會(huì)仔細(xì)翻閱人事檔案，確保被提拔者不存在政治問題、重要錯(cuò)誤等，當(dāng)提拔者以交流的形式調(diào)到其他單位時(shí)，就需要實(shí)現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)移。如果擁有電子檔案，兩個(gè)單位的人事部門都可以通過線上的傳輸來完成人事資料的發(fā)送和接收。

（三）對檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。針對事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大、不夠?qū)I(yè)、綜合素養(yǎng)普遍不高的問題，事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)調(diào)整管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，選擇電腦技術(shù)水平高、有責(zé)任、有擔(dān)當(dāng)?shù)哪贻p干部擔(dān)任檔案管理工作，并組織各類專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的能力和水平。具體來說，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有三個(gè)部分組成：其一，遵守法律法規(guī)，構(gòu)建保密意識。其二，開展檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理專業(yè)水平。其三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)教育培訓(xùn)，讓檔案管理員及時(shí)更新舊的理念，創(chuàng)建與時(shí)俱進(jìn)的思想。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行督導(dǎo)和整改，不斷規(guī)范和推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作。

三、總結(jié)

在科技高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，因此就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，引進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理中的監(jiān)督工作，要在檔案管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，堅(jiān)持問題導(dǎo)向工作法，針對問題作出科學(xué)的調(diào)整，只有主動(dòng)研究檔案管理的先進(jìn)方法，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，才能提高事業(yè)單位檔案人員的檔案管理水平，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，從而提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

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