淺談辦公自動(dòng)化與文書檔案管理

文/重慶市酉陽自治縣自然災(zāi)害預(yù)警預(yù)防管理辦公室 石若漫

淺談辦公自動(dòng)化與文書檔案管理

文/重慶市酉陽自治縣自然災(zāi)害預(yù)警預(yù)防管理辦公室 石若漫

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理逐漸走向了辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中帶來了很多好處，提升了工作人員的辦公效率，提升了文件的傳遞速度，增強(qiáng)了電于文件保存的穩(wěn)定性，解決了文書檔案存儲(chǔ)空間有限的問題。為了更好地推進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，必須采取一些措施，促進(jìn)文書檔案管理水平的提升。

辦公自動(dòng)化；文書檔案管理；應(yīng)用；優(yōu)點(diǎn)；問題

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理工作的作用越來越重要。在文書檔案管理中需要運(yùn)用自動(dòng)化相關(guān)技術(shù)，自動(dòng)化辦公技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展有重大的作用，對(duì)于一些重大問題的處理有著重要的意義。

一、推進(jìn)辦公自動(dòng)化帶來的好處

（一）提升工作人員的工作效率。隨著計(jì)算機(jī)的不斷運(yùn)用，帶動(dòng)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化建立在計(jì)算機(jī)的普遍運(yùn)用的基礎(chǔ)之上，計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的記憶能力和儲(chǔ)存空間，從而能夠更好地對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。在以往的文書檔案管理工作中，需要人工對(duì)每一份檔案進(jìn)行收集，而且需要把這些紙質(zhì)的檔案定期進(jìn)行歸類整理，所需要的人力是很大的，而且隨著時(shí)間增長(zhǎng)，文書檔案的儲(chǔ)存上也會(huì)出現(xiàn)一些問題，所以對(duì)文書檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理是非常有必要的，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)無紙化的信息數(shù)據(jù)管理，這樣一來就可以在最大程度上提升工作人員的工作效率。

（二）提高了文件傳遞的速度。在日常公文辦公中，可能會(huì)發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象，而且在文件的傳遞手段上主要是通過郵寄，在傳送時(shí)間上比較長(zhǎng)，這樣一來就可能造成文件的丟失，從而給文案管理工作帶來了一些問題，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞工作，這樣一來就可以在很大程度上縮短文件的傳遞時(shí)間。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性更強(qiáng)。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都采用紙張形式，而對(duì)于紙張的耐久性來說，主要是取決于纖維素的性能，如果紙張的纖維素發(fā)生了一些變化，可能會(huì)在文書檔案管理工作中造成不可挽回的損失。而對(duì)于電子文件來說，和紙張檔案載體想對(duì)比，電子文件材料更穩(wěn)定，隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，我們可以根據(jù)需求選定不同的電子載體，這些電子載體受到外部環(huán)境的影響較少，相對(duì)紙質(zhì)載體來說更加穩(wěn)定。

（四）解決了文書檔案存儲(chǔ)空間有限的問題。在文書檔案管理工作中有一個(gè)難題，就是文書檔案的儲(chǔ)存空間問題，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的文書檔案管理工作中都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存的，所以需要的儲(chǔ)存空間比較大，而通過辦公自動(dòng)化可以在最大程度上解決儲(chǔ)存空間的問題，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)化成電子形式，計(jì)算機(jī)上有非常大的儲(chǔ)存空間，這樣一來就可以大量地進(jìn)行文書檔案的管理，可以為工作人員進(jìn)行相關(guān)信息查詢提供方便。

二、推進(jìn)文書檔案管理辦公自動(dòng)化的有效措施

（一）積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理工作自動(dòng)化運(yùn)用越來越重要，對(duì)于文書檔案管理的自動(dòng)化來說，主要依靠的是計(jì)算機(jī)等設(shè)備，所以隨著文書檔案的不斷發(fā)展，加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)對(duì)于促進(jìn)文書檔案自動(dòng)化發(fā)展有著重要作用。另外只有在硬件建設(shè)上進(jìn)行加強(qiáng)，改善硬件文書管理環(huán)境，才能夠最大程度促進(jìn)工作人員積極性，從而更好地運(yùn)用文書檔案自動(dòng)化管理，促使文書檔案管理工作水平不斷提升。

（二）合理布局系統(tǒng)自動(dòng)化內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)。對(duì)于文書檔案自動(dòng)化管理來說，保障文書檔案信息的安全是非常重要的一部分，具體可以從兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全：首選可以設(shè)置路由器，通過設(shè)計(jì)路由器將被屏蔽的IP地址與服務(wù)等進(jìn)行過濾，只選擇可以進(jìn)入的地址進(jìn)入文書檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這對(duì)于文書檔案自動(dòng)化管理來說是非常重要的一部分。另外可以發(fā)揮防火墻的作用，實(shí)現(xiàn)隔離保護(hù)，通過防火墻的應(yīng)用，可以在最大程度上提升文書檔案信息的保密性。

（三）對(duì)文書管理工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。在文書檔案管理工作中，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用越來越普遍，但是有一部分文書檔案管理人員對(duì)于文書檔案自動(dòng)化系統(tǒng)軟件運(yùn)用上還有一些困難，針對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)軟件使用的問題，可以對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)可以快速掌握這種文書檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用方式。

三、總結(jié)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，將會(huì)被淘汰，其中計(jì)算機(jī)普及對(duì)文書檔案自動(dòng)化提出了更高的要求，文書檔案管理工作人員，必須接受更為先進(jìn)的管理觀念，掌握現(xiàn)代信息化的管理手段，只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，才能滿足時(shí)代的需要。

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