史志檔案信息管理系統(tǒng)建設探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)政府史志辦公室 譚緒剛

史志檔案信息管理系統(tǒng)建設探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)政府史志辦公室 譚緒剛

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展與應用，為史志檔案信息資源的科學保管創(chuàng)造了有利條件。為提升史志檔案管理工作效率，需要建立起相應的信息管理系統(tǒng)，確保史志檔案應有價值得到發(fā)揮。本文對史志檔案信息管理系統(tǒng)建設進行了探討，包括目錄計算機檢索系統(tǒng)建設和實現(xiàn)全文數(shù)字化兩個方面內(nèi)容。

史志檔案；信息管理系統(tǒng)；建設

在我國社會發(fā)展過程中，史志檔案的重要性日益凸顯，數(shù)量不斷增加。對于各種史志檔案資料，需要進行科學與規(guī)范管理，切實體現(xiàn)出應有的價值。對此，相關部門要真正提高重視程度，盡快轉變思想觀念，不斷強化工作措施，大力推動史志檔案信息管理系統(tǒng)建設步伐。確保史志檔案得到有效的保存，提升檔案資料的利用率，為社會經(jīng)濟建設提供服務。

一、史志檔案目錄信息檢索系統(tǒng)建設

建設史志檔案目錄信息檢索系統(tǒng)，能夠更好地整理數(shù)據(jù)庫中存儲的全部數(shù)據(jù)，并提升檢索的速度。系統(tǒng)主要建設內(nèi)容包括以下幾方面，能夠促進史志檔案檢索更加便捷、快速。

（一）數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)管理具備更強的開放性。系統(tǒng)可以增加、刪除和修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，讓各種檔案類型需求得到滿足，實現(xiàn)對史志檔案信息的有效管理。數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改和排序等操作非常簡單，并提供多種輔助輸入功能，如重復、列表、抽詞、編碼和通改等。

（二）讓檔案查詢更加準確和全面。利用目錄信息檢索系統(tǒng)，只需要將關鍵詞輸入進去，能夠快速得到查詢結果，同時提供拼音首字查詢功能，并解決了重音字問題。系統(tǒng)還可以提供樹型查詢服務，查詢由上至下進行，層次分明，將所需檔案準確識別出來，滿足檔案人員檢索要求。系統(tǒng)還具備自動漫游檢索功能，能夠自動在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進行查找，并快速顯示查找結果，從而有效節(jié)省了查詢的時間。

（三）具備較強的系統(tǒng)編目能力。系統(tǒng)能夠自動生成或手工自由設計報表，讓各種類型檔案與報表的要求得到滿足。檔案管理員能夠按照將要形成的檔案目錄表，自行設計并修改檔案目錄表結構，讓系統(tǒng)的使用更加靈活，實現(xiàn)了工作效率的提升。

（四）具備檔案利用統(tǒng)計功能。應用計算機，能夠快速、詳細統(tǒng)計檔案利用的狀況，進行檔案統(tǒng)計，能夠對全部檔案的各種類別具體情況作出報表，便于檔案管理人員及時制定合理決策。這需要軟件統(tǒng)計具備方便、靈活的特點，將需要統(tǒng)計的事項確定下來，操作計算機，就能夠清楚地進行統(tǒng)計，將報表完整、齊全地打印出來。

（五）將關鍵詞在標題中自動標引出來。能夠在文件標題內(nèi)，將關鍵詞自動提取出來，通過用關鍵詞取代主題詞的方式，為計算機進行詞組自動標引提供了可行途徑，降低了錄入人員標引關鍵詞的難度。

二、實現(xiàn)對史志檔案資料的全文數(shù)字化

對史志檔案的數(shù)字化，主要方法就是全文存儲檔案資料，在史志檔案信息管理系統(tǒng)里面，主要利用目錄來管理，在目錄數(shù)據(jù)內(nèi)集成全文信息、圖像信息和瀏覽功能，然后開展管理工作。將目錄數(shù)據(jù)當成檢索入口，這樣能夠對史志檔案圖文信息進行全文檢索。

（一）檔案數(shù)字化。如果史志檔案資料的載體是紙張，需要盡快轉換載體，用光盤和硬盤存儲信息，對此應實現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字化方式有很多，當前常用鍵盤錄入的方式，不過存在較大局限，即錄入效率不高，無法保存史志檔案原件信息，包括印鑒、圖表和手跡等。對此可以選用掃描儀，提升輸入效率，讓史志檔案信息保存更加完整、準確。

（二）圖像壓縮。計算機內(nèi)標準內(nèi)碼為鍵盤輸入的文字，占據(jù)的存儲空間很小，對圖像文件而言，占據(jù)的存儲空間則很大。對此，應壓縮圖像，減少圖像文件占據(jù)的存儲空間。圖像數(shù)據(jù)被壓縮后，進行瀏覽的過程中，能夠按照一定比例進行放大和縮小，利用者能夠根據(jù)自身需求，選擇相應的圖像比例，這樣使圖文信息提供與利用變得更加靈活。

（三）圖像管理。通常圖像存儲方式包括以下兩點：一是對圖像進行壓縮，形成一個文件，并輸入文件名，在光盤、硬盤上進行存儲，今后如果需要利用，只需要根據(jù)文件名就能夠實現(xiàn)快速查找。但是該方式需要對所有圖像取名，比較麻煩，且因為每個圖像為一個文件存儲，在光盤和硬盤上存儲時，會形成大量碎片，存儲效率不高，查找速度也很慢。對此，可以建立一個圖像庫與索引文件，在圖像庫內(nèi)放入所有圖像，并在索引文件內(nèi)將每個圖像文件具體位置指出來。

（四）史志檔案數(shù)據(jù)庫管理。實現(xiàn)史志檔案數(shù)字化以后，若是在光盤和硬盤中分散存儲，則利用率很低，需要利用數(shù)據(jù)庫進行管理，便于之后的閱覽、統(tǒng)計和打印。

（五）光盤刻錄。圖像文件在光盤中占用的存儲空間最大，數(shù)據(jù)庫、輔助文件以及程序等都在計算機內(nèi)存儲，在查詢輸出過程中，光盤與計算機系統(tǒng)都必不可少。利用史志檔案信息管理信息系統(tǒng)，可以在同一張光盤上集成圖像文件、輔助文件、數(shù)據(jù)文件以及檢索程序。就算計算機系統(tǒng)發(fā)生故障，也可以只用這張光盤，就可以進行檢索。

三、結語

總之，在當前信息時代背景下，為史志檔案管理工作帶來了更多有利條件。相關部門應引起重視，加快史志檔案信息管理系統(tǒng)的建設，充分運用信息技術手段管理史志檔案。這樣才能滿足當前史志檔案管理工作要求，提升檔案管理工作效率，讓史志檔案的作用充分發(fā)揮出來。

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[2]張燕雙.城建檔案信息管理系統(tǒng)改造與應對措施[J].辦公室業(yè)務,2014(07):167-168.