文/新疆維吾爾自治區(qū)城市建設檔案館 徐良

關于城市建設檔案管理信息化建設的幾點思考

文/新疆維吾爾自治區(qū)城市建設檔案館 徐良

隨著城市化建設步伐的加快，城市建設檔案管理的工作任務也越來越重，加快城市建設檔案管理的信息化建設是順應時代發(fā)展的必然要求。本文就城市建設檔案管理的信息化建設的必要性以及建設中存在的問題進行了分析，從而提出了推進城市建設檔案信息化建設的幾點建議。

城市建設；檔案管理；信息化

當今社會是一個信息化時代，信息化技術已經(jīng)普遍應用到各行各業(yè)，滲透到人們工作和生活的方方面面。同時，信息化管理手段也在迅速普及和應用。隨著城市化建設的迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)信息也逐漸龐大起來，無形中增加了城建檔案管理的難度和工作量。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以紙質(zhì)文件的形式記錄和保存，查找檔案信息的工作量大而繁瑣，費時費力，出現(xiàn)了和城建發(fā)展速度不同步、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，檔案管理要想實現(xiàn)與城建速度的同步進展，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息化技術實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，跟上城市化建設速度的步伐，有效促進并推動城市建設的進程。

一、城市建設檔案管理信息化建設的必要性

沒有變革就勿談發(fā)展，在歷史的發(fā)展進程中沒有一成不變的事物，任何事物的進步都是在發(fā)展變化中進行的。在歷史的每個階段，都會有新生事物的產(chǎn)生和創(chuàng)造來推動社會的進步和發(fā)展。信息化技術就是當今社會順應時代發(fā)展而產(chǎn)生的新事物，它不僅推動了歷史社會的進步和發(fā)展，同時也大大改變著人們的生活環(huán)境和生活速度。城市建設檔案管理要想跟上城市建設的步伐，也同樣離不開信息技術，利用信息技術實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和查詢檔案信息的高效性、便捷性。城建檔案管理實質(zhì)上是對數(shù)據(jù)信息的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時間和空間的局限性，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和檢索，使檔案信息內(nèi)容更豐富、保存時間更長久、應用范圍更廣泛。城建檔案管理的信息化建設實際上實現(xiàn)了檔案管理的標準化。

二、城市建設檔案管理信息化建設存在的問題

（一）將檔案信息化管理看得過于簡單。城市建設檔案的信息化管理確實優(yōu)化了管理程序，大大提高了檔案管理工作的效率。但是，有些檔案管理人員將檔案管理的信息化看得過于簡單，認為只要把原來的紙質(zhì)信息輸入到信息系統(tǒng)就可以了，但是，即使在信息系統(tǒng)里面也是要通過分類整理，只有通過細致的分類管理，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息檢索的便捷性。

（二）檔案信息化管理的安全性問題。信息安全主要是指檔案信息通過應用軟件管理和實現(xiàn)網(wǎng)絡傳送過程中確保信息的完整和不泄漏。在提供檔案信息服務以滿足利用需求時，非法用戶進入檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中信息被竊聽是常見的安全問題。由于部分檔案管理人員專業(yè)水平有限而導致的安全問題也值得我們關注。有些檔案管理人員認為只要檔案信息輸入到信息系統(tǒng)就萬無一失了。這種想法是完全錯誤的，當今社會是一個科技化的社會，不法分子的作案手段也呈現(xiàn)出科技化，有些不法分子研制出專門攻擊信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的病毒，來侵害信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，從而導致數(shù)據(jù)信息的破壞或丟失。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的硬件設施也需要定期檢修，以免由于設備故障而導致信息數(shù)據(jù)的丟失。

三、促進城市建設檔案管理信息化建設的建議

城建檔案管理信息化建設是促進城市建設工作的必然選擇，是順應社會發(fā)展規(guī)律的要求，是實現(xiàn)檔案管理和城建工作同步進行的有效手段。下面結(jié)合當前城市建設檔案管理工作面臨的形勢，提出幾點建議。

（一）檔案管理人員對檔案的信息化建設重要性的認識。

部分檔案管理人員由于專業(yè)水平有限，對檔案的信息化建設認識不夠深刻，容易造成檔案的信息化管理過程中工作的不規(guī)范和不通暢，從而會導致安全隱患的產(chǎn)生。因此，有必要對檔案管理人員進行專業(yè)化的學習和培訓，提高檔案管理人員的工作專業(yè)水平，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運行。

（二）加強網(wǎng)絡安全防范。雖然信息化技術給人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是由于當今不法分子利用科技手段對網(wǎng)絡信息系統(tǒng)進行惡意攻擊，從而給檔案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加強對信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護，堵塞系統(tǒng)軟件漏洞，加強檔案管理信息化建設的網(wǎng)絡安全性，是一件非常緊迫的任務。

（三）建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴格的權限管理制度，嚴格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失泄密問題的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜上所述，城市建設是一個長期的過程，城市建設檔案管理的信息化建設也是一個逐步完善的過程。隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設會越來越普遍，同時，檔案信息化建設的安全性也會越來越被人們重視，檔案管理人員需要在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，增強安全意識，創(chuàng)新檔案管理理念，與時俱進，推動城市化建設的步伐和社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展。

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