淺談高速公路項目檔案信息化管理研究

文/南京玄海得淵交通科技有限公司 袁樹慧

淺談高速公路項目檔案信息化管理研究

文/南京玄海得淵交通科技有限公司 袁樹慧

對高速公路的項目進行檔案信息化的管理工作，能夠有效地滿足高速公路項目的檔案管理實際要求，并且也有效實現(xiàn)了項目檔案更加合理地進行管理。本文以某一高速公路的項目檔案進行信息化的管理作為實例，對高速公路項目檔案信息化管理進行了簡單的論述。

高速公路；項目檔案；信息化管理；策略

一、高速公路項目檔案信息化管理概述

高速公路項目的檔案管理工作相對來說非常復(fù)雜，而且是難度比較大的一項工作，需要耗費的人力以及物力非常大，而信息化的管理工作在進行應(yīng)用的過程當(dāng)中有著特別重要的作用。高速公路項目進行檔案信息化的管理工作能夠有效改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，而傳統(tǒng)的檔案管理方法還存在很多的問題，主要包括：沒有規(guī)范地進行編制、信息的利用效率比較低下的問題，檔案的信息化管理工作能夠有效處理上述的問題，大大提升了管理的水平；信息化的管理有效地進行應(yīng)用，能夠更好地實現(xiàn)項目檔案工程的數(shù)據(jù)資料更加有效地進行使用，而且可以遠(yuǎn)距離地進行使用，對后期的工程建設(shè)能夠提供更好的服務(wù)，使得檔案信息資源得到利用；檔案信息化的管理工作能夠比較有效地減少管理的成本、大大提升管理的效率、是非常重要的一種技術(shù)手段。

二、高速公路項目檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息資源平臺建設(shè)問題?，F(xiàn)階段的檔案信息資源平臺在進行建設(shè)的時候存在形式化的情況，對信息資源進行建設(shè)的時候不只是對數(shù)據(jù)信息進行簡單的處理，對擬數(shù)字化的檔案管理工作一樣重要。沒有對實際的需求綜合進行分析，這就會對整個項目檔案進行數(shù)字化的加工掃描，不但大大浪費了存儲的空間，還減少了信息化管理的經(jīng)濟收益。

（二）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)用途單一?，F(xiàn)階段，在檔案管理實際進行應(yīng)用的過程當(dāng)中，大部分采用的是比較常用的管理軟件，缺乏針對性，很多情況下不太適用項目檔案的管理工作，而系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有很大的不同，沒有辦法按照實際的情況有效進行調(diào)整，大大限制了信息資源的共享，從而減少了檔案信息資源的利用率。

（三）檔案信息化管理人員素質(zhì)較低。有很多檔案管理人員在專業(yè)知識方面比較缺乏，無法熟練掌握計算機操作的技術(shù)，這也是現(xiàn)階段檔案信息化管理過程中存在的一個很大問題。相關(guān)的管理人員對工程建設(shè)的方面雖然有一定的知識基礎(chǔ)，但是，對于檔案信息化的管理模式還有對于檔案管理的知識沒有比較扎實的基礎(chǔ)，對檔案信息的管理工作沒有深刻的認(rèn)識，在進行管理的過程當(dāng)中，實際的管理水平普遍不高，大大的限制了對檔案信息資源的利用效率。

三、高速公路項目檔案信息化管理策略

（一）合理建設(shè)高速公路項目檔案信息化管理平臺。建設(shè)檔案信息化管理的資源平臺，建立較為完善的數(shù)據(jù)庫，能夠利用數(shù)據(jù)庫當(dāng)中已有的模型結(jié)構(gòu)來對各種數(shù)據(jù)文件進行快速儲存，各種不同的數(shù)據(jù)信息一定要選擇不同的格式來進行傳輸，系統(tǒng)當(dāng)中進行配置的數(shù)據(jù)庫，能夠把數(shù)據(jù)匯總到數(shù)據(jù)中心，每一個系統(tǒng)當(dāng)中也能夠從數(shù)據(jù)中心得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一定要不斷加大資金的投入力度，應(yīng)當(dāng)配置相對應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，按照實際的情況采購性價比高的、比較先進的設(shè)備，不可以為了節(jié)省成本從而采購價格比較低廉的、性能較為低下的設(shè)備。此外，一定要在設(shè)備的技術(shù)壽命之內(nèi)，提升已經(jīng)配置設(shè)備的利用率，在對設(shè)備進行改造的過程當(dāng)中，當(dāng)這一設(shè)備在使用的期限無法創(chuàng)造更大的經(jīng)濟收益，就不需要進行改造，防止對資金造成浪費。

（三）采用針對性強、功能完善的管理系統(tǒng)。檔案信息化的管理系統(tǒng)主要包括的內(nèi)容都有：檔案組卷、檢索、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及相關(guān)的開發(fā)利用等等，對于檔案管理每一個環(huán)節(jié)的流程，一定要根據(jù)計算機硬件實際的特點，來建設(shè)高效的、快捷的管理系統(tǒng)，檔案管理的系統(tǒng)一定要對數(shù)據(jù)信息實時進行動態(tài)更新，自行錄入數(shù)據(jù)之后，再上傳到檔案中心，每一個單位的數(shù)據(jù)能夠上傳到檔案中心，而檔案中心可以利用網(wǎng)絡(luò)把收集的數(shù)據(jù)信息錄入到光盤等相關(guān)的存儲設(shè)備當(dāng)中，之后再把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到集團總部，然后再由總部對數(shù)據(jù)的信息進行整理審查。

（四）規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。對檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)一定要不斷進行完善，使用彩色掃描儀來進行掃描，能夠把檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像格式，也能夠把圖像格式轉(zhuǎn)化為電子文件的模式進行保管。對高速公路項目的檔案信息化管理制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的時候，一定要不斷規(guī)范信息化管理的相應(yīng)流程，制定完善的信息化管理實施措施。

（五）加強管理人才培訓(xùn)力度。對相關(guān)的管理人員一定要定期進行知識的培訓(xùn)工作，對管理人員的檔案管理以及計算機網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)一定要不斷的加強重視，對管理人員設(shè)備的操作能力一定要加強培養(yǎng)，確保能夠準(zhǔn)確的掌握設(shè)備使用的方法，不斷提升管理人員對于信息的分析以及鑒別的能力。

四、結(jié)束語

高速公路項目檔案主要的特點就是，周期相對比較長，種類數(shù)量非常多，所包含的部門也很多等，管理工作非常復(fù)雜、而且難度比較大，檔案信息化的管理工作不但可以大大提升管理的效率，而且也可以有效實現(xiàn)檔案信息的利用效率。

[1]池文敏.解析高速公路項目檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(21):112.

[2]白潔.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].檔案時空,2013(12):31-32.