做好考生檔案管理工作的研究與探討

文/肇慶市端州區(qū)教育局 蘇子毅

做好考生檔案管理工作的研究與探討

文/肇慶市端州區(qū)教育局 蘇子毅

對(duì)于考生而言，考試檔案的齊全性、完整性，不僅有利于其正常錄取和順利報(bào)到，而且還對(duì)他們以后的就業(yè)、提干等具有重要的作用。因此，從這一點(diǎn)來看，考生所在的學(xué)校以及招生辦必須對(duì)考生檔案高度重視，切實(shí)做好考生的檔案管理工作。在本文中，筆者通過結(jié)合本人在招生辦公室的相關(guān)工作經(jīng)歷，通過概述考生檔案的作用，以及做好考生檔案的相關(guān)措施，以期能夠引起相關(guān)部門的重視。

考生檔案；作用；措施

一、考生檔案的作用概述

（一）考生檔案具有法律憑證作用，能夠維護(hù)考生個(gè)人權(quán)益?？荚嚈n案真實(shí)記錄了考生在考試過程中的行為、考生成績(jī)、歷史以來的就學(xué)經(jīng)歷等，是證實(shí)個(gè)人利益的書面文件。因此，對(duì)于每一位考生來說，考生檔案都具有無可替代的作用。

（二）真實(shí)、完善的考生檔案有利于促進(jìn)教育公平?？荚囈恢币詠矶际侨瞬胚x拔的重要途徑之一。尤其是近年來，高考越來越被人們看做成為“飛黃騰達(dá)”的重要途徑之一。因此，很多考生家長(zhǎng)為了使自己的孩子能夠順利進(jìn)入大學(xué)讀書而采取一些不正當(dāng)手段，嚴(yán)重?fù)p害了高考的信譽(yù)以及公信力。在這種社會(huì)背景下，制定并完善考生誠(chéng)信檔案就顯得尤為必要?？忌\(chéng)信檔案主要記錄了考生參加各類全國(guó)性考試所發(fā)生的一些作弊行為，以及有關(guān)部門對(duì)考生此類行為的處理方法和結(jié)果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，近年來考生誠(chéng)信檔案已被納入其電子檔案之中，并成為考生檔案的主要組成部分。因此，考生一旦在各類正規(guī)考試中發(fā)生違規(guī)行為，那這一行為就會(huì)被永遠(yuǎn)記錄在其電子檔案之中，而成為一生揮之不去的污點(diǎn)，從而會(huì)對(duì)考生以后的學(xué)校報(bào)考和工作招聘產(chǎn)生負(fù)面影響。這樣一來，就對(duì)考生作弊行為起到了強(qiáng)有力的震懾作用，有效降低了考生作弊行為發(fā)生的幾率。因此我們說考生誠(chéng)信檔案的建立，對(duì)于維護(hù)教育考試的公平公正起到了非常有效的作用。

（三）考生檔案有利于考試管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和考查?？忌鷻n案不僅包含與考生誠(chéng)信和成績(jī)有關(guān)的資料，還記錄了各部門對(duì)學(xué)生違規(guī)行為處理的過程以及在此過程中的法律依據(jù)。無論是考生進(jìn)行考試報(bào)名的憑證、與各類考試相關(guān)的資料的領(lǐng)取還是相關(guān)部門對(duì)有違規(guī)行為考生的認(rèn)定過程，都會(huì)保存在考生檔案袋之中。因此，一旦在考試過程中發(fā)生意外情況，省考試院通過調(diào)取監(jiān)控錄像就能查清真相，進(jìn)行科學(xué)合理的責(zé)任認(rèn)定工作。

（四）考生檔案有利于提升教育考試管理的效率。利用現(xiàn)有考生檔案進(jìn)行分析，能夠有效避免考試管理工作中的各種盲目性，從而最大程度地提升考試管理效率?？忌荚嚈n案對(duì)考試管理活動(dòng)具有顯著的警示作用。有關(guān)部門若能在組織考試前通過研究學(xué)生考試檔案，注意總結(jié)考試管理經(jīng)驗(yàn)，在組織考試過程中充分注意到以前考生常用的一些手段，就能極大地提升檔案管理工作的有效性、真實(shí)性和考試的規(guī)范性，從而促進(jìn)教育考試管理效率的提升。

（五）考生檔案具有宣傳教育作用。正是由于考生的考試檔案詳細(xì)記錄了其各類型考試的歷程，因此有關(guān)機(jī)構(gòu)在利用這些考生奮斗史進(jìn)行宣傳教育時(shí)，能夠給后來者以警示，幫助他們調(diào)整心理狀態(tài)、做好試前準(zhǔn)備，并從前人的失誤中吸取教訓(xùn)，避免此類事件的再次發(fā)生。

二、做好考生檔案管理工作的措施

（一）提升各部門人員對(duì)考生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。由于種種因素的阻礙，招生辦一直沒能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的宣傳，導(dǎo)致部門人員認(rèn)為考生檔案并不重要。因此，要想提升考生檔案管理的效率，首先就要加大對(duì)考生檔案重要性、檔案管理工作重要性的宣傳力度，使各部門人員意識(shí)到考生檔案管理工作的意義所在，然后，招生辦要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)考生檔案管理部門進(jìn)行適時(shí)適度的資金支持，以不斷完善內(nèi)部設(shè)施。

（二）建立嚴(yán)格的考生檔案管理制度。一方面要明確規(guī)定，在考生檔案建立之后，任何人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)更改；另一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)考生檔案隱私性的保護(hù)力度，對(duì)其中需要保密的內(nèi)容要明文規(guī)定未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給他人。此外，還要制定嚴(yán)格的考生檔案泄露追責(zé)制，對(duì)于一些違反規(guī)定的工作人員要實(shí)行嚴(yán)厲的處罰措施。

（三）加強(qiáng)對(duì)考生檔案管理人員的培訓(xùn)力度。一個(gè)地區(qū)招生辦檔案管理工作的總體發(fā)展水平，很大程度上依賴于當(dāng)?shù)貦n案管理人員的繼續(xù)教育水平。因此，要想做好考生檔案管理工作，首先要加強(qiáng)對(duì)考生檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，使他們不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)庫，以提升個(gè)人的學(xué)歷層次，并掌握一些先進(jìn)的檔案管理工作技巧；其次要加強(qiáng)對(duì)考生檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)力度，使他們通過學(xué)習(xí)掌握一些基本的現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，從而增強(qiáng)自己對(duì)與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的熟練使用程度；最后要加強(qiáng)對(duì)考生檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)培訓(xùn)，以使他們?cè)趯?duì)工作時(shí)刻保持積極性的同時(shí)，恪守職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。只有這樣，才能為做好考生檔案管理工作提供強(qiáng)有力的人才保證。

三、小結(jié)

綜上所述，考生檔案不僅對(duì)于考生個(gè)人具有重要的依據(jù)作用，而且還對(duì)提高教育考試管理效率、促進(jìn)教育公平具有重要意義。但是反觀當(dāng)下我們的考生檔案管理工作，仍然存在很多的問題沒有解決，阻礙了教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，我們必須從提高對(duì)考生檔案的重要性入手，通過建立嚴(yán)格的檔案管理制度、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)等方式來為考生檔案管理工作保駕護(hù)航。

[1]王蘭玉.論考生檔案信息的隱私權(quán)保護(hù)[J].蘭臺(tái)世界,2011(30):56-57.

[2]王靜.談考生檔案及其作用[J].現(xiàn)代教育科學(xué),2013(08):31-32.

[3]應(yīng)會(huì)瓊.網(wǎng)上錄取對(duì)考生檔案管理的影響及對(duì)策[J].成都大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2006(03):42-43.

[4]季金莎.考生檔案電子化與高校招生遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取[J].檔案與建設(shè),2000(02):36-37.