大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理模式研究

文/臺(tái)州市交通投資集團(tuán)有限公司 徐郁萍

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理模式研究

文/臺(tái)州市交通投資集團(tuán)有限公司 徐郁萍

大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后又一次顛覆性技術(shù)革命，在短短的時(shí)間內(nèi)廣泛地影響甚至顛覆著各行各業(yè)。本文通過對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化的研究，有利于保護(hù)各類檔案數(shù)據(jù)信息資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通互用，達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。

大數(shù)據(jù)；電子檔案；管理模式

大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后又一次顛覆性技術(shù)革命，在短短的時(shí)間內(nèi)廣泛地影響甚至顛覆著各行各業(yè)。麥肯錫全球研究所將大數(shù)據(jù)定義為一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低四大特征。由于大數(shù)據(jù)有極高的使用價(jià)值，使人們開始意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，有意愿主動(dòng)地去學(xué)習(xí)、運(yùn)用這一新技術(shù)和理念，并將其運(yùn)用到各類管理中。

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，改變了人們傳統(tǒng)的生活工作模式，給各個(gè)行業(yè)、產(chǎn)業(yè)都帶來了巨大挑戰(zhàn)，同樣也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來勃勃生機(jī)。本質(zhì)上，檔案是對(duì)文字、圖片、影像等原始性符號(hào)的記錄方式。檔案數(shù)據(jù)信息資源在不停地增長(zhǎng)中，因此，檔案足以稱之為大數(shù)據(jù)。在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，數(shù)字的存儲(chǔ)方式也在不斷發(fā)展及完善，減少了數(shù)據(jù)信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，更方便于保管與維護(hù)。因此，本文基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求

（一）保證企業(yè)檔案存放與保存的完備性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數(shù)據(jù)往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對(duì)基本保存的條件和場(chǎng)所有了更高的要求外，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，同時(shí)還要引入專用的設(shè)備來保護(hù)類型各異檔案的安全。從收集上看，大數(shù)據(jù)背景下的檔案材料種類較為復(fù)雜，各檔案資源的價(jià)值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文件、數(shù)字檔案都面臨著因載體、格式、計(jì)算機(jī)技術(shù)的滯后以及保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來的潛在威脅。而大數(shù)據(jù)材料更新速度快，內(nèi)容和技術(shù)復(fù)雜這些特點(diǎn)為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強(qiáng)度和工作難度。

（二）保證企業(yè)檔案的信息內(nèi)容安全性。檔案信息內(nèi)容安全是指防止檔案數(shù)據(jù)信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，往往產(chǎn)生很多數(shù)字化的檔案，數(shù)據(jù)越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業(yè)檔案大部分保存在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會(huì)造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業(yè)檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據(jù)有關(guān)安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網(wǎng)遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術(shù)十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網(wǎng)只是在邏輯上對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網(wǎng)絡(luò)遭遇到破壞時(shí)，將對(duì)檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，保障對(duì)檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)。在大數(shù)據(jù)檔案管理中，技術(shù)作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)的檔案管理工作推進(jìn)時(shí)，由于存在著技術(shù)上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，可通過利用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行加工，對(duì)其進(jìn)行再次開發(fā)利用，加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用。以各類數(shù)據(jù)庫(kù)為代表的大數(shù)據(jù)云服務(wù)器，能夠?yàn)闄n案管理帶來較為強(qiáng)勁的索引及導(dǎo)航服務(wù)，加大了關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用，促進(jìn)檔案管理將重心放在索引的優(yōu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息資源的開放等方面。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的思維轉(zhuǎn)變過慢。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識(shí)。檔案管理存在的重心應(yīng)當(dāng)及時(shí)從保管到利用轉(zhuǎn)移，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)信息資源及時(shí)進(jìn)行開發(fā)、再次利用，注重檔案數(shù)據(jù)信息資源潛在價(jià)值的開發(fā)與利用。因此，對(duì)于檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改變思維模式，努力挖掘檔案數(shù)據(jù)信息資源所蘊(yùn)藏的重要價(jià)值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（二）數(shù)字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源的技術(shù)提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復(fù)雜。伴隨著多媒體設(shè)備的運(yùn)用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語(yǔ)音等其他非標(biāo)準(zhǔn)化信息的方式存在。數(shù)字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環(huán)境就失去了可讀性，增加了檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數(shù)字化管理未有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由于各檔案館以及企業(yè)檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)及管理軟件參差不一，無法進(jìn)行有效的信息共享，形成了一個(gè)個(gè)的信息孤島。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，無法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享就無法發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大效用。

目前，不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件未能有地的按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，檔案管理功能較為單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、數(shù)據(jù)信息資源不盡完善。若這種情況繼續(xù)持續(xù)下去，必將會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理模式

（一）建設(shè)大數(shù)據(jù)資源信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共建共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源的互通互用。為使其發(fā)揮最大效用，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢索服務(wù)。通過這種數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索，涵蓋了省內(nèi)各檔案管理部門的檔案數(shù)據(jù)信息資源，向各級(jí)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會(huì)有利于避免檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復(fù)構(gòu)建，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能夠適應(yīng)社會(huì)時(shí)代的發(fā)展要求，亟待與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的提升可從以下兩個(gè)方面著手進(jìn)行改進(jìn)：第一個(gè)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保持著與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代意識(shí)，不斷更新自己的知識(shí)及技術(shù)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求；其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的開發(fā)及利用，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建有利于檔案管理人員及檔案數(shù)據(jù)信息資源提交人員的操作軟件平臺(tái)?？蓮囊韵氯齻€(gè)方面進(jìn)行著手：第一，需要不斷改進(jìn)及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數(shù)據(jù)平臺(tái)；第二，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)與其進(jìn)行深入整合，不斷改進(jìn)檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性，嚴(yán)控檔案管理部門的內(nèi)部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機(jī)遇之間是并存關(guān)系，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷努力，抓住機(jī)遇，積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)的理論與技術(shù)知識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理將會(huì)不斷獲得新的突破，使其蘊(yùn)含的巨大價(jià)值得以有效開發(fā)及利用。

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