文/南京市建鄴區(qū)婦幼保健所 尹媛媛

對(duì)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的幾點(diǎn)思考

文/南京市建鄴區(qū)婦幼保健所 尹媛媛

本文從通信自動(dòng)化、辦公流程自動(dòng)化、文檔管理自動(dòng)化等三個(gè)方面給出了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的思路，并探討了如何從制度上確保辦公室自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，具有一定的實(shí)踐意義。

辦公自動(dòng)化; 辦公流程; 通信自動(dòng)化

辦公室工作的內(nèi)容多而且復(fù)雜，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更是如此，由于傳統(tǒng)的辦公工作一般都是靠人工來(lái)完成，因此工作效率相對(duì)較低，且出錯(cuò)的幾率大?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公業(yè)務(wù)水平也應(yīng)跟上時(shí)代的發(fā)展潮流，運(yùn)用一些新技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助辦公，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，對(duì)提高單位的綜合管理水平和競(jìng)爭(zhēng)能力都有著十分重要的意義。

一、辦公自動(dòng)化的含義理解

所謂辦公自動(dòng)化，就是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等功能結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，借助于新技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)程序從事辦公業(yè)務(wù)，提高辦公效率，應(yīng)該都屬于辦公自動(dòng)化的范疇。由于每個(gè)單位有不同的特點(diǎn)，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)思路也會(huì)有差別，不過(guò)大體思路應(yīng)該是相同的，主要應(yīng)在通信、工作流程、文檔管理等方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

二、辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)思路和方法

（一）通信的自動(dòng)化。過(guò)去傳達(dá)通知和消息，一般都是用電話或者短信點(diǎn)對(duì)點(diǎn)進(jìn)行，但是在很多情況下，辦公室的通知一般都是廣播式的，要對(duì)單位的各個(gè)科室負(fù)責(zé)人，甚至是單位的每個(gè)人進(jìn)行傳達(dá)，如果點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的通知，效率就會(huì)很低。不過(guò)，好在Q Q和微信都有群功能，而群功能中剛好可以實(shí)現(xiàn)廣播式的通知。因此，在單位內(nèi)部，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)，建立幾個(gè)公共的微信群和Q Q群，利用群通知就能大大提高辦公通信的效率，從而實(shí)現(xiàn)通信的自動(dòng)化。不過(guò)Q Q群和微信群也是有弊端的，一人發(fā)消息，大家都能看到，如果有幾個(gè)人閑聊的話，也會(huì)影響工作效率。因此，單位一方面要形成明確的制度，禁止在群中閑聊；另一方面，建立幾個(gè)單獨(dú)的業(yè)務(wù)群也是有必要的，將不同的業(yè)務(wù)分開(kāi)，減少相互之間干擾的可能性。

（二）工作流程的自動(dòng)化。大家都知道工廠流水線，零件生產(chǎn)是一個(gè)完整的過(guò)程，通過(guò)流水線處理，把零件的生產(chǎn)劃分為幾道工序，這些工序交給專(zhuān)門(mén)的機(jī)器處理，通過(guò)工序的劃分，將零件的生產(chǎn)變成了一條流水線，專(zhuān)業(yè)的機(jī)器做專(zhuān)業(yè)的事，這樣效率就大大提高了。

對(duì)于辦公室業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，雖然其工作流程比零件生產(chǎn)要復(fù)雜，但是也可以把流程劃分開(kāi)。在有效地對(duì)流程劃分以后，把能自動(dòng)化的流程篩選出來(lái)，交給計(jì)算機(jī)程序來(lái)處理，這樣便可以提高工作的效率。

舉個(gè)例子，單位的各個(gè)科室采購(gòu)辦公用品。分析下完整的工作流程：各個(gè)科室有采購(gòu)的需求，反饋給辦公室，辦公室把需求意向報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，并下發(fā)采購(gòu)?fù)ㄖ?，然后由各個(gè)科室上報(bào)采購(gòu)需求，最后由辦公室統(tǒng)一匯總，上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，把批復(fù)意見(jiàn)反饋給科室，詢(xún)問(wèn)是否有問(wèn)題，沒(méi)有問(wèn)題直接購(gòu)買(mǎi)辦公產(chǎn)品。在這個(gè)例子中，整個(gè)流程比較清晰，很容易劃分開(kāi)，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，也可以將一些流程精簡(jiǎn)掉。比如采購(gòu)需求的意向、初步反饋、初步報(bào)批，下發(fā)采購(gòu)?fù)ㄖ攘鞒炭梢跃?jiǎn)。各個(gè)科室直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上報(bào)需要的辦公用品，辦公室通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接統(tǒng)計(jì)各個(gè)科室的詳細(xì)需求，并做出初步判斷，與下面的科室溝通，最后報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)。在本案例中，由于采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，流程不僅得到了精簡(jiǎn)，而且采購(gòu)需求的上報(bào)和匯總等流程交給了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)處理，工作效率得到大幅提升。

（三）文檔管理的自動(dòng)化。文檔管理是事業(yè)單位辦公的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的文檔管理主要是通過(guò)紙質(zhì)媒體來(lái)實(shí)現(xiàn)。在發(fā)文階段需要首先撰寫(xiě)文檔，然后核稿、修改、打印，交給領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、并進(jìn)行分發(fā)。收文階段要對(duì)文檔進(jìn)行核對(duì)、登記，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)擬辦和批辦，然后交由業(yè)務(wù)部門(mén)傳閱辦理，處理結(jié)束再進(jìn)行文檔歸檔。歸檔主要是對(duì)歸檔文件按照歸檔日期、類(lèi)別和歸檔要求進(jìn)行管理。

文檔管理自動(dòng)化的核心就是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔無(wú)紙化、電子化，所有的審核和批復(fù)直接在計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中完成，將發(fā)文、收文、歸檔管理集成統(tǒng)一，絕大部分實(shí)現(xiàn)電子流轉(zhuǎn)。當(dāng)然，必要的紙質(zhì)文檔也是必要的，電子流轉(zhuǎn)做好留存和記錄，必要的時(shí)候打印出來(lái)上交、下發(fā)和保存。

三、從制度上保障辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)

（一）辦公室人員和科室主要人員的培訓(xùn)問(wèn)題。辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)的辦公方式存在很大的差別，大部分業(yè)務(wù)是在計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中進(jìn)行，需要工作人員熟悉軟件的使用和操作，因此需要進(jìn)行必要的技能培訓(xùn)。主要是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視和制度的完善。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，辦公自動(dòng)化能否實(shí)現(xiàn)，與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和制度的完善有很大的關(guān)系，可能在實(shí)施的初期，相當(dāng)一部分人不適應(yīng)新的管理方式，需要用制度來(lái)保障辦公自動(dòng)化的運(yùn)行。

（三）樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。將辦公室的相關(guān)業(yè)務(wù)放在網(wǎng)絡(luò)上，可能會(huì)面臨病毒、木馬的威脅，甚至是黑客的攻擊。因此參與辦公的每個(gè)人都要樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，做好必要的安全防范，每臺(tái)辦公機(jī)器都安裝殺毒軟件和防火墻，禁止瀏覽陌生的網(wǎng)頁(yè)和郵件等。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化是大勢(shì)所趨，雖然也會(huì)帶來(lái)一些新的問(wèn)題，不過(guò)從整體來(lái)說(shuō)，帶來(lái)的利要遠(yuǎn)大于弊。辦公自動(dòng)化本質(zhì)上是為了提高辦公的效率和質(zhì)量，單位的工作效率上去了，必然也會(huì)帶來(lái)服務(wù)的質(zhì)量，并最終得到用戶(hù)的認(rèn)可。