高校檔案服務功能的拓展思路分析

李菡

摘 要：高校檔案具有較高的價值，其不僅是高校各項工作的原始記錄，而且還是高校的關鍵信息資源，這些檔案信息資源的開發(fā)利用，是高校檔案館發(fā)揮作用的主要途徑，也是高校檔案館服務功能凸顯的必經(jīng)之路。本文從高校檔案服務功能的理論基礎進行分描述，并結合高校檔案服務現(xiàn)狀調查結果，提出高校檔案服務功能拓展的思路與相關措施。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；服務功能拓展

1 高校檔案服務功能概述

（1）高校檔案服務功能理論分析

從當前我國學術理論研究來看，高校檔案功能主要集中在基本功能與社會功能兩個方面，基本功能是檔案存在的基礎和依據(jù)，而社會功能則是高校檔案資源再利用的表現(xiàn)，是基本功能的拓展。從理論層面來看，高校檔案基本功能包括管理功能、歷史存儲功能、資政維權功能三個方面。管理功能是高校檔案最原始、最基礎的功能，主要體現(xiàn)在收集、整理、鑒定、保管與提供利用等功能，對高校各項決策起到支持作用。高校檔案記載了高校歷史發(fā)展與校情，承載過去，展望未來。

高校檔案的社功能隨著信息網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展逐步走向社會，并涌現(xiàn)出更多的功能來。從當前高校檔案管理的工作實踐來看，高校檔案的社會功能主要包括學術研究功能、宣傳教育功能、信息服務功能、檔案編研功能、文化休閑功能等。

（2）高校檔案服務功能的特性

高校檔案作為記錄高校發(fā)展歷史、重大事件、教學研究、科研成果、基建項目等方面的重要信息資源，具有針對性、文化性、特色性、開放性等特點。高校檔案具有專門的服務對象和服務內容，服務的對象具有針對性，比如各級領導、管理部門、科研及教學人員、在校學生及畢業(yè)生等主體。高校檔案的內容主要為本校有關教學、科研、基建、財務、黨群、文書等檔案材料，其能夠提供的信息服務是有限的，在一定程度上也有不可替代性。檔案是眾多信息的記錄載體，其本身就具有較強的文化性，不僅內容形式上具有文化性，在思想上的文化性更濃。此外，高校檔案以不再像以往那樣“神秘”，而是隨著信息化發(fā)展，高校檔案具有更開放性的功能，其服務范圍也變得更大。高校檔案服務功能要真正具有開放性作用，必須加大檔案信息資源的開放力度。

（3）拓展高校檔案服務功能的必要性

高校檔案具有極大的價值，但從當前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，高校檔案的功能并未完全發(fā)揮出來，因此加強高校檔案服務功能拓展工作具有客觀的必然性。

首先，拓展高校檔案服務功能是高校檔案館服務職能轉變的需要，也是《高等學校檔案管理辦法》中“以人為本”思想的體現(xiàn)，高校檔案作為獨立的信息資源，要盡可能的滿足社會各方面、各階層、個人的合法、合理信息要求，積極主動的幫助公眾實現(xiàn)信息權利。

其次，拓展高校檔案服務功能是高校檔案管理體制改革發(fā)展的必然產(chǎn)物，在體制改革下，高校檔案服務功能由傳統(tǒng)的領導決策支持逐漸轉變?yōu)榉沾蟊姡展δ艿亩鄻踊问绞歉咝n案管理體制改革發(fā)展的必然產(chǎn)物。

再次，拓展高校檔案服務功能是適應信息化社會發(fā)展的需要，信息化拓寬了檔案館收集社會檔案信息的渠道，網(wǎng)絡化豐富了館藏的線索與途徑，從而實現(xiàn)了由完全的 實體保管模式向信息管理模式的轉變。

最后，拓展高校檔案服務功能是高校檔案館改變自身形象的需要，從以滿足高校領導者、管理者、師生需求為導向，轉變?yōu)槊嫦蛏鐣蟊?，以向社會大眾提供全面的信息服務為己任的形象?/p>

2 高校檔案服務功能現(xiàn)狀調查分析

對當前高校檔案管理工作進行實踐調查發(fā)現(xiàn)，高校答案在服務功能拓展方面表現(xiàn)出兩方面，一方面在積極發(fā)展的同時取得了突出的成就，另一方面在實際需求面前還存在一些不足。

從現(xiàn)狀來看，高校檔案管理部門的服務理念有了巨大的轉變，逐漸將傳統(tǒng)被動式服務轉變?yōu)橹鲃邮椒?。高校檔案館開放程度在逐漸加大，并且信息化服務成效顯著，建立了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，逐步形成文檔一體化管理模式。

雖然高校檔案服務取得了顯著的成效，但仍然存在一些問題繼續(xù)解決，比如“重藏輕用”、“信息化服務層次不足”、“信息共享建設不夠完善”、“檔案服務功能范圍過窄”等。從內部來看，檔案自身分散性、機密性、回溯性的特點限制了高校檔案服務功能的發(fā)展，受到高校檔案管理水平的約束，在館藏體系、檢索體系、開放利用體系、檔案館管庫建設體系、技術設備建設體系等因素的影響，檔案服務功能并沒有呈現(xiàn)多樣化態(tài)勢。

3 高校檔案服務功能拓展思路與對策

（1）宏觀對策

在宏觀上，高校自身應從全局發(fā)展的理念加強高校檔案服務功能建設，轉變高校檔案館的管理體制，實行檔案機構獨立建制的模式，為高校檔案服務功能的拓展提供保障機制。高校應加強資源整合力度，豐富檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡資源的優(yōu)勢作用，擴張高校檔案管理體制。除此之外，我國政府相關部門應在宏觀范圍內制定、完善和落實相關法律法規(guī)體系，規(guī)定高校檔案館性質、地位與功能，規(guī)定檔案管理經(jīng)費來源，以及各項服務標準，建立館際間協(xié)作與資源共享機制。

（2）微觀對策

高校領導應加強重視，在高校檔案管理工作中貫徹落實人本管理理念，要嚴格確立“以人為本”的管理思想，合理組織和使用高校檔案，扭轉高校檔案被動發(fā)揮服務功能的局面。高校要重視檔案館基礎設施建設，加強技術設備的更新與現(xiàn)代化，并且領導要鼓勵員工樹立“用戶至上、服務第一”的服務理念。高校領導要承擔起高校檔案管理服務功能拓展的義務與責任，嚴格按照各項條例制定高校檔案管理工作標準。

在高校檔案管理日常工作中，要豐富高校檔案館藏，改善高校檔案結構，做好檔案收集工作，拓展檔案資源利用范圍，設立特色檔案資料庫，實現(xiàn)高校檔案館藏形式的多元化。要全方位多角度的收集檔案編研成果，設立檔案編研材料全宗，改善檔案館結構，加強檔案鑒定工作，提升檔案資源的質量。

在高校檔案管理中，檔案管理部門要加強對檔案、檔案館的宣傳力度，采取多種方式來宣傳檔案管理工作，建立長期檔案宣傳欄，開展檔案宣傳活動，利用網(wǎng)站進行宣傳，借助媒體進行宣傳。在檔案服務功能宣傳中，要著重對檔案的宣傳，比如檔案內容、檔案服務、檔案功能等，對檔案編研成果進行宣傳。此外，應加強高校檔案信息化建設，促進檔案信息資源共享，拓寬檔案服務范圍。

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