企業(yè)數(shù)字檔案管理問題及對策研究

唐琳

摘 要：本文主要以企業(yè)數(shù)字檔案管理問題及對策研究為重點進行分析，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和主要問題為主要依據(jù)，從建立開放管理的新模式、完善檔案信息數(shù)據(jù)庫、逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、加強提高管理人員的能力水平和工作素質(zhì)這四方面進行深入探索與研究，主要目的在于提高企業(yè)數(shù)字檔案管理效率，為企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動提供有利條件，從而保障企業(yè)運營水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化

企業(yè)發(fā)展與科技水平息息相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使得我國企業(yè)發(fā)展面臨著新的契機，為了保障企業(yè)持續(xù)長遠的發(fā)展下去，需加大對企業(yè)數(shù)字檔案管理力度，將存在企業(yè)檔案管理內(nèi)的問題及時的優(yōu)化掉，才能為企業(yè)發(fā)展提供有效依據(jù)。隨著企業(yè)的逐步壯大，使企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作變得繁雜化，為了能夠有序?qū)ζ髽I(yè)檔案進行管理，需合理利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，它能切實使企業(yè)檔案管理水平提高到一個新高度，為企業(yè)長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1 企業(yè)數(shù)字檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用

（一）提升工作效率。檔案信息化管理不但能夠提升管理效率，還能減少工作人員的工作量，傳統(tǒng)的檔案管理都是利用人工進行管理，通過人員檢索、錄入，在歸檔與查找上皆會浪費許多時間，然而利用信息化來進行管理，只需要利用光標(biāo)掃描即可實現(xiàn)錄入，就能切實的提高了檔案管理的工作效率。并且通過人工進行管理難保不會出現(xiàn)誤差，但若是利用信息化對檔案進行管理就使出現(xiàn)誤差的幾率降到了最低。這對于管理工作來講是一個新的提高。

（二）實現(xiàn)資源共享，有助于提高企業(yè)應(yīng)用檔案的效率。當(dāng)前諸多企業(yè)內(nèi)部都會存在各司其職的現(xiàn)象，這對于企業(yè)整體發(fā)展是極為不利的。但若利用信息化對檔案進行管理，能夠切實實現(xiàn)資源共享，對企業(yè)檔案進行統(tǒng)一管理，以免出現(xiàn)部門獨自管理的情況，企業(yè)檔案的通用與統(tǒng)一管理對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，有利于企業(yè)對外交流時調(diào)取檔案的便利性。

（三）保障管理安全性。人工對檔案管理多半會采用集中管理的方法，并且不會及時備份，若是檔案原件一旦丟失或是受損，想要進行彌補是非常困難的，極有可能要重建，這對于人力、物力皆是巨大的浪費。另外因為檔案數(shù)量比較多，需利用一些時間展開存儲管理工作，隨著時間增長會使一些原始檔案被淘汰掉，致使檔案的時效變短。但信息化管理主要通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行存儲與管理，并且其會自動生成備份等，盡管網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)意外，也能利用網(wǎng)絡(luò)及時找回。為檔案管理提供了一份保障。另外，網(wǎng)絡(luò)管理含有的空間比較大，能夠容納企業(yè)全部檔案，并不需將企業(yè)短期檔案淘汰掉，這便保障了檔案的時效性。

2 企業(yè)檔案管理存在的典型問題

（一）企業(yè)對信息化檔案管理認(rèn)知不足。當(dāng)前諸多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員并未意識到檔案管理的重要性，因此未在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建專管檔案管理的部門以及配置專管的工作人員，這便致使檔案管理工作效率低下。盡管有的企業(yè)在內(nèi)部構(gòu)建了檔案管理部門、配置的專管人員，因其對檔案管理信息化的重視力度不足，受傳統(tǒng)檔案管理模式所影響，并未意識到信息化對檔案管理的重要作用，因此在實際中，未充分結(jié)合信息化對檔案進行管理，導(dǎo)致信息化檔案管理含有的作用無法有效的發(fā)揮出來，致使企業(yè)在發(fā)展中無法及時的獲取所要應(yīng)用的資料與數(shù)據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)順利發(fā)展受阻。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異性。企業(yè)在對檔案進行管理時都是有據(jù)可循、有法可依的，國家也存在與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，例如《檔案法》、《文書檔案格式》等有關(guān)法律法規(guī)中皆含有一定標(biāo)準(zhǔn)，我國有關(guān)部門也會對企業(yè)展開定期檢查與指導(dǎo)。但因為企業(yè)自身在實際管理中含有諸多問題，對有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的掌握與實行欠缺適用性，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部實際狀況所制定的管理標(biāo)準(zhǔn)欠缺合理性與有效性。若是不依據(jù)企業(yè)實際構(gòu)建應(yīng)用管理標(biāo)準(zhǔn)，會導(dǎo)致檔案管理無序，從而導(dǎo)致檔案管理效率下降。

（三）企業(yè)內(nèi)部檔案管理質(zhì)量有待增強。目前諸多企業(yè)所應(yīng)用的檔案管理方法依舊基于傳統(tǒng)模式為主，雖然有的企業(yè)開始應(yīng)用計算機技術(shù)，但因其數(shù)字化水平較低，人工管理依舊是主體。利用人工對檔案進行管理水平不高的主要因素是人員素質(zhì)、管理、檢索以及應(yīng)用等方面的諸多原因。因檔案管理的數(shù)字化欠缺戰(zhàn)略目標(biāo)與長期規(guī)劃，導(dǎo)致信息應(yīng)用與錄入的時間比較短，這對企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展是極為不利的。在應(yīng)用信息數(shù)據(jù)時時常會陷入到被動之中，若是員工被動的接受信息化的檔案管理模式，會導(dǎo)致員工的主觀能動性下降，從而使檔案信息化管理的價值無法充分的發(fā)揮。

3 企業(yè)信息化檔案管理的對策措施

（一）創(chuàng)建新的管理模式。企業(yè)內(nèi)部檔案管理需加大改革力度，降低對人工的依賴程度，構(gòu)建數(shù)字化管理模式。首先需要提升企業(yè)員工與領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化檔案管理的重視力度，意識到檔案管理數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展的影響，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，增強員工責(zé)任意識，構(gòu)建新的管理模式，在構(gòu)建之前，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需對當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀進行著重分析，這樣才能確保所構(gòu)建的管理模式滿足企業(yè)發(fā)展需求，從而保證企業(yè)檔案管理效率。

（二）優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫?；跈n案管理水平的角度來講，首先需做好優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)庫的工作。從加強基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)著手，應(yīng)用新型設(shè)備，利用現(xiàn)代化手段對檔案進行錄入。同時在優(yōu)化檔案信息時，還需依據(jù)企業(yè)具體狀況，適當(dāng)?shù)膶ζ髽I(yè)檔案進行更新與調(diào)試，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫良好狀態(tài)，保障檔案信息的完整性與實效性。除此之外，也需做好檔案管理的保密性工作，若想確保網(wǎng)絡(luò)安全，需從多角度進行殺毒，還可以通過增設(shè)密碼或是防火墻，來規(guī)避網(wǎng)絡(luò)病毒或是黑客入侵，從而確保檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性。對于有關(guān)人員也需展開保密責(zé)任宣教工作，若是發(fā)現(xiàn)企業(yè)機密被泄露，一定要嚴(yán)肅處理相關(guān)人員，另外也要在企業(yè)內(nèi)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。

（三）開展網(wǎng)絡(luò)化管理。對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理并非是一朝而成，而是需要逐步完善。展開網(wǎng)絡(luò)管理的好處與優(yōu)勢主要在于各個部門間能夠及時溝通，這對于在不同區(qū)域、不同地點對檔案進行搜索是比較有利的。但因其開放性的特點，企業(yè)需對檔案信息的流動范圍進行限制，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的狀況。依據(jù)企業(yè)自身情況，選取數(shù)據(jù)共享范圍，明確能夠檢索的信息與部門，在確保企業(yè)安全的基礎(chǔ)上，布設(shè)有利于企業(yè)管理檔案信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）增強員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。展開檔案信息數(shù)字化管理，并非是要同人工脫離，檔案管理工作是離不開工作人員的，展開數(shù)字化管理對檔案管理工作人員提出了新的要求。不但要具備保密意識與責(zé)任意識，還需要擁有較強的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，除了具備檔案管理能力外，還應(yīng)對檔案管理流程有一個全面掌握，除此之外，最不能缺少的就是計算機操作水平。依據(jù)企業(yè)實際需求，構(gòu)建一支綜合性較強的檔案管理團隊，從而保證檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字檔案管理對企業(yè)長期發(fā)展具有不可或缺的作用，因時代的快速進步，使我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了迅速普及，為了切實提高企業(yè)檔案管理效率，需將信息技術(shù)有效利用到檔案管理中，能夠使檔案管理效率提升到一個新高度。由于企業(yè)發(fā)展與檔案管理水平息息相關(guān)，因此做好數(shù)字化檔案管理工作，確保企業(yè)發(fā)展所需資料的完整性與真實性，從而保障企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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