論企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

摘 要：企業(yè)檔案是記錄企業(yè)信息的寶貴財富，對檔案實(shí)行科學(xué)、規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)化管理非常重要。對于現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理來講，它與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、發(fā)展規(guī)劃、合法權(quán)益等都密切相連，是一項重要的基礎(chǔ)性工作。在檔案中記錄企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展、管理、施工、財務(wù)、人力資源等內(nèi)容，因此科學(xué)合理實(shí)行檔案管理不容小覷。本文針對企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的現(xiàn)狀及重要性進(jìn)行簡要分析和探討，并為促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供些許建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化體系；生產(chǎn)管理；策略

目前，大多數(shù)人對企業(yè)生產(chǎn)管理以及檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)識，普遍認(rèn)為生產(chǎn)管理就是環(huán)境衛(wèi)生和產(chǎn)品質(zhì)量搞好就行。檔案作為企業(yè)最重要的信息資源，不僅是企業(yè)檔案管理工作中的重要組成部分，同時是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的重要保障，在企業(yè)管理中有著不可替代的作用。企業(yè)檔案直接反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)質(zhì)量、行政事務(wù)、財務(wù)審計、人力資源等多方面的情況，可見其在企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的重要性。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及人們生活水平的提高，企業(yè)生產(chǎn)管理也越來越標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而完善檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)勢在必行。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國企業(yè)檔案管理工作仍然存在諸多問題，許多企業(yè)的檔案管理人員并不重視自己崗位的重要性，而相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)亦是忽視檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作仍舊處于傳統(tǒng)的管理模式中，這種工作模式使得工作氛圍較為沉悶，嚴(yán)重影響了檔案管理工作者的積極性，枯燥古板的檔案管理工作環(huán)境也是阻礙企業(yè)高效發(fā)展的重要因素。此外，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏高素質(zhì)人才的投入和培養(yǎng)，由于檔案管理人員的專業(yè)水平有限，所以不能適應(yīng)信息化管理的模式，這也是降低管理工作質(zhì)量的重要因素。

2 檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性

檔案對企業(yè)發(fā)展來講具有十分重要的意義，因此做好檔案管理工作，是保證檔案儲存完好的關(guān)鍵步驟，避免和杜絕檔案丟失情況。檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化不僅可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。實(shí)踐證明，要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，就必須要做到與時俱進(jìn)，不斷更新管理理念，跟隨時代發(fā)展的步伐，具備標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)思想，這也是滿足現(xiàn)代檔案管理必不可少的核心思想。通過規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以對檔案管理工作進(jìn)行有規(guī)則的整合，對提高工作人員的整體素質(zhì)和能力有很大幫助，進(jìn)而確保檔案管理工作在企業(yè)中的可行性。

3 企業(yè)檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理概述

3.1 企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案主要是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所產(chǎn)生的保存價值，包括經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、績效工資、計劃統(tǒng)計等等各方面的信息都儲存于檔案中。在企業(yè)運(yùn)行中，沒有檔案的企業(yè)就是一個驅(qū)殼，如果不能對自身企業(yè)進(jìn)行檔案規(guī)劃，就無法積累過多的經(jīng)驗，這對企業(yè)發(fā)展來講會形成很大難度。檔案是準(zhǔn)確反映企業(yè)成長歷程的重要資源，是企業(yè)文化的象征，更是有力的法律武器，因此，做好企業(yè)檔案管理工作非常重要。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理明確規(guī)范了質(zhì)量和程序的規(guī)范性，通過建立有效程序進(jìn)行生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、質(zhì)量控制、質(zhì)量改進(jìn)等，是企業(yè)自我約束的質(zhì)量方針。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，傳統(tǒng)的非制度化、非程序化、非標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)管理理念，其生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等都處于生產(chǎn)無序且管理混亂現(xiàn)象，而“臟、亂、差”現(xiàn)象也是非常明顯。隨著標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的產(chǎn)生，完全覆蓋了傳統(tǒng)生產(chǎn)管理的弊端，打破了傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，實(shí)現(xiàn)低耗、優(yōu)質(zhì)、高效生產(chǎn)的偉大目標(biāo)。

4 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有效措施

4.1 樹立現(xiàn)代化管理理念

就現(xiàn)代化企業(yè)而言，進(jìn)行體制改革，樹立現(xiàn)代化管理理念以及不斷創(chuàng)新管理模式非常重要。要想加快規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的步伐，首先需要改善相關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)的管理思想，樹立他們現(xiàn)代化的管理思維，著重于從業(yè)者的思想建設(shè)和素質(zhì)培養(yǎng)，讓他們了解現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，以此來為企業(yè)管理現(xiàn)代化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。其次要轉(zhuǎn)變管理人員的工作態(tài)度，隨時做好主動管理和主動服務(wù)的準(zhǔn)備，由傳統(tǒng)的被動式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，只有這樣才能真正的適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

4.2 提高檔案管理時效性

檔案管理時效性是指充分體現(xiàn)檔案信息的最新動態(tài)和最新進(jìn)展，它與檔案信息的價值密切相連。相關(guān)管理人員應(yīng)提高對檔案時效性的重視，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來獲取最新信息，以進(jìn)一步提升檔案部門的工作效率。例如，在進(jìn)行新產(chǎn)品研發(fā)時，如果先確定一份時效性較強(qiáng)的檔案資料，就會大大提高研發(fā)工作的進(jìn)度，并降低產(chǎn)品研發(fā)的成本，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。此外，提高檔案時效性對建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化非常重要，因此，檔案部門需要運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，引進(jìn)電子檔案建設(shè)，通過先進(jìn)的處理技術(shù)來完善檔案管理的時效性，并對檔案儲存進(jìn)行有效檢測，確保電子檔案載體性能的完好性和穩(wěn)定性，避免檔案存儲信息泄密或者丟失現(xiàn)象。

4.3 科學(xué)合理分類檔案

為了更好的完成檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理分類和整理是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑，在具體實(shí)施過程中，應(yīng)把內(nèi)容較為完整的檔案和不完整的檔案區(qū)分開來，并編制分類目錄。而對于特殊性的檔案則采用計算機(jī)完成信息記錄，以便于工作人員查找。

4.4 打造高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊

首先，企業(yè)要嚴(yán)格制定管理制度來約束相關(guān)管理人員的行為，通過健全的檔案管理流程和技術(shù)規(guī)范性實(shí)施獎懲措施，特別是針對電子文件要做好安全處理，以確保電子檔案的完整性，同時在獎懲制度的影響下，調(diào)動從業(yè)者的工作積極性。此外，要想進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè)，打造高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊非常重要，檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的系統(tǒng)化工程，只有培養(yǎng)專業(yè)的管理技術(shù)人員才能做好檔案管理工作。尤其在信息化時代的推動下，檔案管理信息化不僅實(shí)現(xiàn)了無紙作業(yè)的目標(biāo)，同時提高了管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提升。

5 結(jié)束語

綜上所述，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)非常重要。雖然我國的科技水平在不斷的創(chuàng)新和提升，但現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)中依然存在諸多問題和弊端，包括企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系不夠完善以及管理人員素質(zhì)不高等，這些都是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要因素。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并對檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，以提高企業(yè)檔案管理水平的整體工作效率。

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作者簡介

李洋（1990-），女，漢族，吉林省長春人，助理館員，本科，研究方向，檔案管理方面。endprint