機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

趙喆

摘 要：目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作方面，普遍存在著檔案利用效率較低，或管理手段相對落后等問題，在一定的程度上制約了檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中所發(fā)揮的作用，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須要遵循規(guī)范靈活的統(tǒng)一原則，從而制定并執(zhí)行并重等原則，促進(jìn)我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部信息的不斷完善，而本文主要針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革進(jìn)行探討，提出相關(guān)的應(yīng)對策略，用以提高檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革；分析

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要現(xiàn)狀

目前在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，主要的問題存在以下兩點(diǎn)：

第一，檔案管理手段相對落后。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)方面取得了大家普遍的青睞，但是，在檔案管理方面仍然不能夠充分利用計(jì)算機(jī)手段，或者是利用效率并不高，達(dá)不到預(yù)期的要求，無法改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，依然沿用傳統(tǒng)的人工管理，這對檔案的穩(wěn)定性構(gòu)成一定的威脅，同時(shí)準(zhǔn)確性存在較大的差異，出錯(cuò)率較高，制約了檔案管理的發(fā)展。

第二，檔案資源開發(fā)利用工作相對來講并不完善。目前我們在對檔案管理的過程中，其質(zhì)量主要取決于檔案資源的不斷開發(fā)和利用，但比較遺憾的是目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并不能充分意識(shí)到這一點(diǎn)，認(rèn)為只要檔案資料保存有效或檔案不易丟失，便實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理，其實(shí)并不然，而檔案的不丟失或磨損只是基本的管理，我們必須要對檔案的資料有效保存，使檔案的真正價(jià)值充分利用和發(fā)揮出來。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理遵循的主要原則

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過程中，我們必須要遵循其主要的原則，主要體現(xiàn)在兩個(gè)原則：

第一，在檔案管理的過程中，我們必須要遵循規(guī)范和靈活統(tǒng)一的原則。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位常常屬于政府部門，在社會(huì)中占據(jù)著較高的地位，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，必須要按照相關(guān)的靈活綜合性和規(guī)范性進(jìn)行操作，而在此過程中也要不斷的完善檔案系統(tǒng)的統(tǒng)一化規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，由于每個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理特點(diǎn)存在較多的不同之處，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中，我們必須根據(jù)搜索機(jī)關(guān)的自身性質(zhì)來進(jìn)行確定，不能夠照搬單位檔案管理傳統(tǒng)的模式，而是結(jié)合實(shí)際的管理目標(biāo)，對檔案管理方式不斷的探索和創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)不斷改善，構(gòu)建適合本單位發(fā)展的檔案管理辦法。

第二，制定執(zhí)行并重原則。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位常常對檔案管理體制并不重視執(zhí)行，最終導(dǎo)致檔案在管理工作過程中進(jìn)展較慢，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要重新制定和執(zhí)行并重的原則基礎(chǔ)上，對檔案管理工作提出新的要求，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，然后將這些制度能夠嚴(yán)格按照流程落實(shí)到實(shí)際工作中，滿足實(shí)際管理的最終目標(biāo)，使管理制度趨于人性化和合理化，除此之外，在檔案管理制度落實(shí)過程中，也應(yīng)以提高檔案管理的效率，發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)中的主要職能。三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的主要策略

3 目前，面對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的主要策略，我們提出以下三點(diǎn)

第一，我們必須對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其更加具有專業(yè)化。檔案管理表面是比較繁雜的工作，實(shí)際上也是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，而檔案管理工作人員必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，只有在這樣的前提下，才能夠使檔案管理工作性質(zhì)得以體現(xiàn)。除此之外，檔案數(shù)據(jù)包含量較大，技術(shù)人員必須要做好動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和靜態(tài)數(shù)據(jù)的有效結(jié)合與分析，隨時(shí)掌握相關(guān)的信息處理方法和技巧，對檔案管理培訓(xùn)教育來提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，因此，檔案管理工作人員必須要注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，培訓(xùn)不僅僅是學(xué)習(xí)理論的知識(shí)，更要注重知識(shí)和理論之間的有效結(jié)合。我們必須要引入科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，從而有利于激發(fā)工作人員的熱情，迅速提高工作人員效率，這樣對工作質(zhì)量來講具有較大的幫助。

第二，強(qiáng)化目前檔案管理的信息化建設(shè)，保證檔案管理工作的效率。由于傳統(tǒng)檔案管理模式較為落后，無法在信息較為發(fā)達(dá)的時(shí)代繼續(xù)沿用，因此我們必須要強(qiáng)化檔案管理工作中的信息化建設(shè)，避免在檔案保存、檢索或查閱等各個(gè)方面的弊端，從而促進(jìn)檔案信息的交流和共享。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對于儲(chǔ)存環(huán)境十分講究，如果有不當(dāng)之處，便常常造成紙質(zhì)文檔的損害，而信息環(huán)境并不能受到自然環(huán)境的影響，有利于保證檔案信息的穩(wěn)定性，使得檔案保存時(shí)間較長，保護(hù)檔案信息價(jià)值，促進(jìn)大量空間發(fā)展的主要途徑。

4 完善檔案管理制度

可行性的檔案管理制度是目前開展檔案管理工作的一項(xiàng)重要依據(jù)，我們必須在時(shí)代的發(fā)展背景下努力，使事業(yè)單位的管理辦法依據(jù)我國國家法律和相關(guān)規(guī)章制度等要求來提出符合指導(dǎo)性的意義。人員是檔案管理工作的主體，創(chuàng)新檔案管理辦法，必須要充分考慮當(dāng)前體制之間的平等性和約束性，將工作人員的合法權(quán)益落實(shí)到實(shí)處，對基層人員和管理者都要進(jìn)行一定的約束。除此之外，良好的制度還能起到自身的模范作用，強(qiáng)調(diào)在檔案管理過程中要保證它的公平性和公正性。各管檔單位和各部門、單位要充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案管理工作的重要性，把干部人事檔案管理工作納入重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要定期研究部署、指導(dǎo)干部人事檔案工作，經(jīng)常過問干部人事檔案工作。要將干部人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，重視檔案工作人員的待遇，努力解決機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)等實(shí)際問題。要明確分管領(lǐng)導(dǎo)、分管科室和具體負(fù)責(zé)人，進(jìn)一步明確責(zé)任、細(xì)化分工。要建立健全并嚴(yán)格落實(shí)干部人事檔案保管保密、檢查核對、材料收集、報(bào)送、鑒別歸檔、整理續(xù)訂、查借閱等一系列制度，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都納入到制度管理的范圍中來。同時(shí)成立檢查組定期對各部門、單位干部人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，并對檢查結(jié)果予以通報(bào)，發(fā)現(xiàn)問題，限期糾正，對因檔案材料收集不及時(shí)導(dǎo)致干部人事檔案缺失，造成嚴(yán)重后果的，將追究分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案聯(lián)絡(luò)員責(zé)任。對在干部人事檔案工作中違反組織人事紀(jì)律和保密紀(jì)律的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負(fù)有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，或給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分；觸犯法律的，要依法追究責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。對參與涂改、偽造、擅自抽取或銷毀檔案材料的，要從嚴(yán)從重處理，不得繼續(xù)從事干部人事工作。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，我們必須進(jìn)行收集和分類統(tǒng)計(jì)，從而有效的利用和開發(fā)，這對于信息處理能力和綜合分析能力要求較高，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理的過程中，必須將檔案信息資料不斷的系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高高效的檔案利用服務(wù)，滿足社會(huì)對檔案管理的要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，我們必須不斷創(chuàng)新和改革，來促使檔案實(shí)現(xiàn)高效化的主要應(yīng)用，從而結(jié)合實(shí)踐情況，提出當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的問題和原則，在此基礎(chǔ)上落實(shí)相關(guān)的策略，用以提高檔案管理的有效性。

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