水管單位檔案信息化管理的研究探討

張勇

摘 要：水管單位檔案的數(shù)量規(guī)模隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展而擴(kuò)大，在眾多基礎(chǔ)建設(shè)管理工作中，水管單位檔案管理對(duì)于單位管理的重要性意義也日益凸顯。本文通過對(duì)水管單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析，尋找一條更加真實(shí)有效的水管單位檔案信息化管理途徑。

關(guān)鍵詞：水管單位；檔案管理；信息化

1 水管單位檔案工作的特點(diǎn)分析

水管單位的檔案具有科學(xué)性、服務(wù)性和完整性的特點(diǎn)。同時(shí)它還是水利工程建設(shè)維護(hù)和管理的主要記錄，具有極強(qiáng)的綜合性以及利用性。同時(shí)，水管檔案中記錄著水利科技，對(duì)工程建設(shè)、防洪調(diào)度、水文氣象研究等科技研究有著重要參考價(jià)值。水管單位的檔案管理對(duì)于水利事業(yè)的發(fā)展有著極其重要的價(jià)值，檔案管理信息化乃是對(duì)水管單位管理提出的必然要求。

2 水管單位檔案管理信息化的意義分析

水管單位檔案在單位的全部活動(dòng)中產(chǎn)生，是所有活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是為單位的未來積攢下的財(cái)富，它代表著整個(gè)單位的公有資產(chǎn)。由于現(xiàn)在有些單位對(duì)水管單位檔案管理信息化并沒重視，這也使水管單位檔案管理的安全不能獲得保障。一方面因?yàn)闄n案管理工作人員沒有重視檔案管理信息化的價(jià)值，導(dǎo)致存檔的時(shí)候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況，另一方面單位沒有對(duì)檔案管理工作給予重視，嚴(yán)重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時(shí)常發(fā)生，從而造成單位嚴(yán)重的損失。大多數(shù)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識(shí)，在計(jì)算機(jī)的檔案管理工作中，也會(huì)產(chǎn)生很大的安全隱患。

3 水管單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.檔案信息化管理認(rèn)識(shí)尚未全面

由于水管單位的管理工作主要目的是為了單位管理循序漸進(jìn)、有條不紊的進(jìn)行，主要任務(wù)也是開展活動(dòng)，帶領(lǐng)單位建設(shè)，水管單位檔案管理工作顯得不是那么重要。致使部分水管單位對(duì)這項(xiàng)工作的進(jìn)行不夠重視，缺乏熱情。有些單位只重視物質(zhì)方面的提高而輕視了軟實(shí)力的建設(shè)，將單位發(fā)展與水管單位檔案管理工作割裂開來。導(dǎo)致水管單位檔案管理工作作風(fēng)消極懈怠，辦事效率低、成效低。部分水管單位檔案管理人員工作者不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀，對(duì)于工作只求過得去，得過且過不負(fù)責(zé)任。職工思想觀念意識(shí)淡薄，甘于落后，水管單位的水管單位檔案管理工作難以進(jìn)一步的深化和拓展，水管單位的持續(xù)健康發(fā)展失去了更加堅(jiān)定的保障。

2.檔案信息化管理理論尚未完善

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展致使原有的水管單位檔案管理工作原則和理論已經(jīng)不能適應(yīng)水管單位檔案管理工作的自身發(fā)展需要。水管單位檔案管理工作思路過于狹隘、工作方法單一，針對(duì)性和時(shí)效性不強(qiáng)。工作機(jī)制過于傳統(tǒng)化，缺乏創(chuàng)新和完善，相關(guān)政策法規(guī)滯后制約了水管單位檔案管理工作快速發(fā)展。工作決策難于落實(shí)，致使水管單位檔案管理工作缺乏全面部署，措施不力，檢查不夠。缺乏一套現(xiàn)代制度所應(yīng)具備的與之相匹配的技術(shù)管理和引導(dǎo)機(jī)制，水管單位檔案管理工作難以介入單位其他管理工作，檔案廣泛收集與利用工作難以開展從而使水管單位的水管單位檔案管理工作跟不上科學(xué)化發(fā)展的首班車，滯后于水管單位其他方面的發(fā)展。

3.檔案信息化管理設(shè)施尚未齊全

雖然當(dāng)前電腦的普及程度已經(jīng)很高了，水管單位也在辦公室配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。但是對(duì)于水管單位檔案管理這種地位不高的部門，配備的電腦數(shù)量和質(zhì)量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來進(jìn)行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無法安裝最新的軟件，影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。甚至有些水管單位沒有給予水管單位檔案管理一個(gè)足夠的管理空間，嚴(yán)重影響了水管單位檔案管理水平的提高。而且現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，電子檔案已經(jīng)開始流行，而水管單位內(nèi)部還是因循守舊用著紙質(zhì)檔案，不利于越來越多的檔案保存。這種繁重的工作量導(dǎo)致在進(jìn)行檔案的收集、整理與分類的過程中，工作人員出現(xiàn)倦怠情緒，出錯(cuò)率也驟然上升，影響檔案質(zhì)量。

4 水管單位檔案管理工作的改善途徑

1.以落實(shí)檔案信息化管理的重視程度為前提

只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是水管單位檔案管理工作有效進(jìn)行的重要依據(jù)。水管單位的上級(jí)部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以單位整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為水管單位檔案管理工作人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。

2.以加強(qiáng)檔案信息化管理的制度完善為基礎(chǔ)

所屬水管單位檔案人員都應(yīng)當(dāng)掌握水管單位檔案信息化管理工作，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)，學(xué)習(xí)了解關(guān)于水管單位檔案管理信息化的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的信息化管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對(duì)各部門應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對(duì)檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

3.以重視檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)為手段

如今水管單位最缺少的就是復(fù)合型的檔案管理工作人才，專業(yè)知識(shí)與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案管理信息化工作水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為單位檔案管理工作部門擁有高精尖的檔案信息化管理工作人員而努力，是單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理工作人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶水管單位檔案管理工作人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

4.以明確檔案信息化管理的工作性質(zhì)為根本

水管單位的檔案管理信息化工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為單位的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了單位的工作水平提高而服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視單位檔案信息化管理工作，讓單位檔案管理信息化工作向著規(guī)范化發(fā)展，得到長期健康的發(fā)展，不斷為單位發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃檔案管理信息化工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展水管單位檔案管理工作的調(diào)查與研究工作，多方面的進(jìn)行檔案編研工作，拓寬檔案利用渠道，力爭把檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

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