衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案動(dòng)態(tài)信息化管理

許靜

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督工作是我國(guó)衛(wèi)生行政部門(mén)重要的工作內(nèi)容之一，其具有社會(huì)性、強(qiáng)制性、基礎(chǔ)性、公共性和開(kāi)放性的特征。為了促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督工作有效順利的進(jìn)行，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案信息化管理是必經(jīng)之路。就目前我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理發(fā)展情況而言，檔案動(dòng)態(tài)信息化管理已成為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，因此本文就從衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)條件分析入手，簡(jiǎn)要闡述衛(wèi)生檔案信息化管理的作用，并提出提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的策略。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；優(yōu)勢(shì)分析；策略

檔案信息管理真實(shí)的記錄了衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程，盡管其屬于衛(wèi)生監(jiān)督工作中的基礎(chǔ)性工作，但其在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)良好發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著不可估量的重要作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案管理也進(jìn)入了全新的信息化時(shí)代，這是時(shí)代發(fā)展的要求，也是檔案管理自身發(fā)展的需要。

1 對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)條件的分析

1.1 現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展

要想實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案動(dòng)態(tài)信息化管理更好的發(fā)展，離不開(kāi)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案動(dòng)態(tài)信息化發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)來(lái)自于國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的構(gòu)建，這在很大程度上促使了衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過(guò)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的聯(lián)系、加快檔案信息化構(gòu)建的步伐和加深技術(shù)交流合作的方式推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案動(dòng)態(tài)信息化管理的發(fā)展。

1.2 逐步完善的基礎(chǔ)設(shè)施與信息設(shè)備配置

目前，人們的生活幾乎都被計(jì)算機(jī)設(shè)備和物聯(lián)網(wǎng)所覆蓋，就衛(wèi)生監(jiān)督檔案動(dòng)態(tài)信息化管理而言，與工作開(kāi)展相關(guān)的信息設(shè)備配置和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施均已初步構(gòu)建完畢，給衛(wèi)生監(jiān)督工作實(shí)行檔案動(dòng)態(tài)信息化管理奠定了良好的設(shè)備物質(zhì)基礎(chǔ)。所以，為了更好的落實(shí)檔案信息化管理工作，衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，創(chuàng)新并完善工作方式，將衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理與人工管理兩種方式進(jìn)行有效的融合，合理的調(diào)整工作方向，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)[1]。

1.3 相關(guān)政府部門(mén)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理提出了信息化建設(shè)的要求

由于檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，而衛(wèi)生監(jiān)督工作又是我國(guó)衛(wèi)生行政部門(mén)主要工作內(nèi)容之一，因此相關(guān)政府部門(mén)也其也相當(dāng)?shù)闹匾暋Ｔ谏鐣?huì)信息化發(fā)展這種大環(huán)境的影響下，加之我國(guó)民眾對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)工作公開(kāi)化和透明化的需求愈加迫切，因此國(guó)家和地政府組織相關(guān)學(xué)者和專家就衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案動(dòng)態(tài)信息化管理進(jìn)行了深入的分析和研究，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)提出了一系列的檔案信息化管理的要求，除此以外，還有來(lái)自相關(guān)政府部門(mén)行政管控力和信息化建設(shè)的扶持政策來(lái)推進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案動(dòng)態(tài)信息化管理建設(shè)，這在很大程度上促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)檔案信息化管理整體水平的提升。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案動(dòng)態(tài)信息化管理的作用

在社會(huì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的過(guò)程中，各行各業(yè)都逐漸向無(wú)紙化辦公轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也由紙質(zhì)版管理轉(zhuǎn)向了電子版管理。實(shí)行檔案動(dòng)態(tài)信息化管理為提升整個(gè)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作效率起到很大的促進(jìn)作用，同時(shí)這也為各行各單位進(jìn)行規(guī)劃、檢查、評(píng)比和考核工作創(chuàng)造了便利的條件。

2.1 提升了衛(wèi)生監(jiān)督工作的效率

衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督、監(jiān)測(cè)和行政執(zhí)法環(huán)節(jié)都離不開(kāi)高水平的檔案動(dòng)態(tài)信息化管理，而當(dāng)檔案管理中的錄入、歸類以及入檔等環(huán)節(jié)都通借助電腦系統(tǒng)來(lái)處理時(shí)，工作流程的簡(jiǎn)化、人力成本的節(jié)省大大的提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)也讓衛(wèi)生監(jiān)督工作變得更加方便，尤其是開(kāi)展衛(wèi)生行政稽查工作中需要調(diào)閱相關(guān)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，只需對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索就能立刻調(diào)閱檔案，讓衛(wèi)生監(jiān)督的行政執(zhí)法工作變得高效便捷[2]。

2.2 大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間

衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督環(huán)節(jié)和監(jiān)測(cè)工作中會(huì)出現(xiàn)大量的行政執(zhí)法文件，這些具有法律效力的重要文件對(duì)衛(wèi)生行政部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作有著重要的作用，需要被嚴(yán)格妥善的管理，但長(zhǎng)時(shí)間積累的紙質(zhì)文件會(huì)占用很大的存儲(chǔ)空間。但對(duì)檔案實(shí)行信息化管理就可以有效的利用光盤(pán)和云端等超大容量的隱形空間來(lái)儲(chǔ)存電子文檔，大大的節(jié)約了紙質(zhì)穩(wěn)當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)空間。

2.3 實(shí)現(xiàn)了檔案文件的多樣性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理只限于保存文字類材料，信息化管理的電子檔案不僅能做好文字材料的手機(jī)與整理，還能對(duì)聲音、圖像或短片等不同形式的信息與資料做到保存，保證了衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)在監(jiān)督和稽查過(guò)程中相關(guān)文件的完整性，對(duì)后期查證和核對(duì)工作的開(kāi)展有很大的幫助，大大的體現(xiàn)了檔案文件的豐富性和多樣性。

2.4 實(shí)現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督人員知識(shí)的智能化更新

檔案動(dòng)態(tài)信息化管理的一大特點(diǎn)就是通過(guò)一次投入實(shí)現(xiàn)多次產(chǎn)出，其中的資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)等大大的提高了檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的管理價(jià)值，同時(shí)為衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)的工作人員提供了更多的獲取信息的條件和進(jìn)行知識(shí)更新的機(jī)會(huì)，讓檔案管理部門(mén)通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用成為了為人們提供多元化和高速度的知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)。

3 提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分級(jí)次錄入，節(jié)省人力和財(cái)力

為了讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案經(jīng)信息化建設(shè)后能更加凸顯檔案內(nèi)容的主題和特征，可以對(duì)檔案錄入實(shí)行分級(jí)管理，比如，不具有太高考察價(jià)值或者反映問(wèn)題單一的檔案信息分入案卷級(jí)文件錄入；對(duì)于涉及到同一個(gè)問(wèn)題的多個(gè)不同檔案文件，可分為組合級(jí)文件錄入；對(duì)于那些反映問(wèn)題過(guò)于龐雜或包含重要信息的檔案文件分入文件級(jí)錄入。如此分級(jí)次錄入檔案，通過(guò)優(yōu)化錄入條目達(dá)到了節(jié)省人力、財(cái)力與時(shí)間的目的。

3.2 分輕重緩急，逐步管理

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作目的就是更好的為衛(wèi)生監(jiān)督工作服務(wù)，而實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理動(dòng)態(tài)信息管理的目的是提高檔案文件的使用率，讓其加之得到充分的發(fā)揮。在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，為了加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，需對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的排序加工整理成電子穩(wěn)當(dāng)，具體分類可依據(jù)檔案信息的重要程度、檔案信息的利用價(jià)值和檔案資料利用率高低的不同[3]。

3.3 分門(mén)別類，利用好紙質(zhì)檔案原信息

針對(duì)部分衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息內(nèi)容本就具有良好案卷基礎(chǔ)，可在電子錄入中直接使用原有檔案的目錄劃分和內(nèi)容分類。以案件型檔案資料為例，當(dāng)檔案信息中的人名、地址和事件時(shí)間等用案卷目錄直接錄入電腦，經(jīng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)處理后給出統(tǒng)一的編號(hào)。這樣的做法能在充分利用原紙質(zhì)檔案目錄信息的情況下提高電子文檔的錄入效率。

3.4 確定檔案關(guān)鍵詞，提高查閱效率

傳統(tǒng)的“主題詞”查閱法雖然能對(duì)文件的分類和整理有一定的幫助，但相比于“關(guān)鍵詞”查閱法就顯得繁瑣，工作效率不高。我們可以從檔案名中提取關(guān)鍵詞，或者從檔案內(nèi)容中歸納出凸顯主題的關(guān)鍵詞匯對(duì)檔案文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，再以電子文檔的形式錄入管理系統(tǒng)后經(jīng)批量處理，形成分類明確文件類別。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題分屬關(guān)系。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足人們對(duì)監(jiān)管工作高效、便捷新需要的必然做法，同時(shí)也是我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督工作在新時(shí)代背景下必須做出的改革。對(duì)此，我么需要對(duì)全面實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)條件有深刻的認(rèn)識(shí)，以便在今后的信息化建設(shè)與管理中更加順利的完成工作，提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的效率，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]閆海婷，吳再亮.芻議衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（3）：23-24.

[2]李繼玉.數(shù)字時(shí)代下的衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)[J].信息與電腦：理論版，2016（19）：66-67.

[3]李茹.關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)分析[J].科技資訊，2016，14（35）：159-160.endprint