基于辦公自動(dòng)化的檔案探究

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，陳舊的檔案管理方法不能與現(xiàn)在的社會(huì)相適應(yīng)。如果檔案的管理效果與現(xiàn)實(shí)的工作需要不能相符合，將會(huì)對(duì)我國(guó)檔案管理效率帶來(lái)較大的影響。無(wú)論是什么單位，在其本身的經(jīng)營(yíng)階段，檔案管理自動(dòng)化建設(shè)環(huán)節(jié)一般都有著很主要的作用，檔案管理能力的強(qiáng)弱會(huì)直接對(duì)單位本身系統(tǒng)的管理水準(zhǔn)產(chǎn)生不同程度的影響。所以，現(xiàn)在我國(guó)的一些單位及單位如果想獲得穩(wěn)健的進(jìn)步與發(fā)展，就一定要對(duì)本單位的檔案管理的效率實(shí)行科學(xué)合理的提高。筆者對(duì)現(xiàn)在我國(guó)現(xiàn)代檔案管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題進(jìn)行分析，并在分析的結(jié)論上對(duì)提高檔案管理自動(dòng)化建設(shè)自動(dòng)化的方法實(shí)行認(rèn)真的探究。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；檔案管理自動(dòng)化

在單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應(yīng)工作的有序開(kāi)展。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對(duì)更為復(fù)雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續(xù)地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢(shì)作用充分得以發(fā)揮，同時(shí)也能使的工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時(shí)更為便捷，讓辦公自動(dòng)化檔案管理在整體上得到顯著提高。如何讓檔案管理得到進(jìn)一步的完善與創(chuàng)新，從而也能使管理水平得到提升，這就需要對(duì)檔案管理過(guò)程中的一些問(wèn)題進(jìn)行深刻的分析，唯有如此，方能獲得良好的解決措施，使的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)發(fā)揮出重要的管理功能與價(jià)值作用。

1 當(dāng)前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理是單位或個(gè)人組織在參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中所積累下來(lái)的活動(dòng)信息，通過(guò)檔案可以完整地進(jìn)行清晰的記錄，這是保證未來(lái)社會(huì)發(fā)展與科技進(jìn)步的重要參考。目前由于檔案管理在單位的實(shí)際管理中，沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)人的重視，或者因其跟不上當(dāng)前的管理發(fā)展需求，使其在發(fā)展上遭受一定程度的阻礙，這不僅嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與作用發(fā)揮，還為單位的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)一定影響。

1.單位的重視程度不夠。根據(jù)現(xiàn)在時(shí)代的情況來(lái)說(shuō)，我國(guó)大部分的單位并沒(méi)對(duì)本身的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)給予高度的重視，只是單一的把它作為同合同文件管理一樣的工作事項(xiàng)，使單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒(méi)能對(duì)別的資料給予重視管理。還因較多單位的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)的客戶信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實(shí)行管理，發(fā)生人員流動(dòng)的情況時(shí)，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

2.管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)在我國(guó)雖說(shuō)有的單位已開(kāi)始對(duì)檔案的自動(dòng)化管理工作重視起來(lái)，但仍然還是沒(méi)有使辦公自動(dòng)化檔案的管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因?yàn)橛嘘P(guān)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)人員自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類(lèi)不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時(shí)間受到制約，因而使檔案管理在現(xiàn)在單位中的作用很難實(shí)現(xiàn)，另一方面，大多數(shù)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)人員對(duì)檔案管理的理論知識(shí)掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識(shí)檔案管理的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

3.缺少安全保障機(jī)制。因?yàn)楝F(xiàn)在有些單位對(duì)檔案管理并沒(méi)重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因?yàn)闄n案管理人員沒(méi)有重視檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的重要，導(dǎo)致存檔的時(shí)候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況，另一方面單位沒(méi)有對(duì)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)給予重視，嚴(yán)重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時(shí)常發(fā)生，從而造成單位嚴(yán)重的損失。大多數(shù)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識(shí)，在計(jì)算機(jī)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)中，這也會(huì)產(chǎn)生很大的安全隱患。

4.缺乏信息化管理。雖然現(xiàn)在部分單位的管理規(guī)范都已對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公自動(dòng)化方式實(shí)行了轉(zhuǎn)型，信息化的辦公自動(dòng)化方式也得到了普遍的應(yīng)用，但單位在檔案管理環(huán)節(jié)上，還仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公自動(dòng)化模式，這不僅影響了大多數(shù)單位的檔案管理沒(méi)有達(dá)成信息化，更對(duì)單位各部門(mén)在使用與查找時(shí)，產(chǎn)生了一定程度的限制，達(dá)不到方便快捷的使用要求，嚴(yán)重阻礙了單位的進(jìn)步與發(fā)展，并且在不同程度上降低了單位的檔案管理自動(dòng)化。

2 提高檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的具體措施

檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，而且對(duì)單位起到了無(wú)可替代的作用，尤其是在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用之后，使檔案管理自動(dòng)化建設(shè)既得到了前所未有的發(fā)展，同時(shí)也因此而提高了檔案管理自動(dòng)化。隨著檔案管理的實(shí)際作用與關(guān)注度的提升，在業(yè)務(wù)能力與技術(shù)管理方面仍需不斷推進(jìn)，使其更為適應(yīng)新時(shí)代單位的發(fā)展需求。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對(duì)的檔案管理制度實(shí)行合理科學(xué)的建設(shè)與完善。在實(shí)施此項(xiàng)工作之前，主要是要提升單位內(nèi)部工作人員對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)程度。應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性的深刻認(rèn)識(shí)，組織定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時(shí)還需對(duì)其講述檔案管理的重要性。只有如此才可以使單位的所有成員慢慢的產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案管理意識(shí)，從而使的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)可以健全。

2.提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。作為單位來(lái)講，應(yīng)注重檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期的組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)。無(wú)論是新職工，還是老職工，都要在檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)中，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時(shí)進(jìn)行熟練的信息化管理，保障檔案管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對(duì)接當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，對(duì)單位發(fā)展起到有效的推動(dòng)作用。

3.增強(qiáng)檔案管理的安全性。檔案管理自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)在的單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對(duì)相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)人員實(shí)行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，單位應(yīng)主動(dòng)推廣計(jì)算機(jī)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，使單位內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并對(duì)安全隱患所帶來(lái)的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門(mén)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效運(yùn)用集成化信息化管理體系。單位在實(shí)行檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案資料的管理，并結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理形成新的管理模式。在實(shí)現(xiàn)單位檔案的信息化管理過(guò)程中，不僅要積極主動(dòng)對(duì)集成化的信息管理措施加以運(yùn)用，還應(yīng)通過(guò)計(jì)算機(jī)的精細(xì)化管理對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并對(duì)單位各部門(mén)的具體情況與信息性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)的、規(guī)范的檔案分類(lèi)管理。

3 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理與單位中其他項(xiàng)的工作內(nèi)容都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案管理是保障單位可以順利運(yùn)營(yíng)的主要根基，為了使我國(guó)目前檔案管理自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中的一些問(wèn)題獲得及時(shí)的解決，單位的每個(gè)部門(mén)需相互協(xié)同工作，一同運(yùn)用合理的方法，使檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的效率獲得提高，從而才可以讓單位本身順利穩(wěn)固經(jīng)營(yíng)獲取保證。

參考文獻(xiàn)

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理自動(dòng)化的思考[J].辦公自動(dòng)化室業(yè)務(wù)，2014（5）.

[2]梁珍，丁寧寧.淺談如何提高辦公室檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的效率[J].辦公自動(dòng)化室業(yè)務(wù)，2014（23）.

[3]孫霞.關(guān)于提升檔案管理自動(dòng)化建設(shè)質(zhì)量的思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（35）.

作者簡(jiǎn)介

胡思陽(yáng)（1987-），女，江蘇鹽城，本科，畢業(yè)于南京師范大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。endprint