淺析鐵路企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作

摘 要：檔案是歷史記錄，它客觀的記錄情況，為查考、爭(zhēng)辯以及事物的處理提供真實(shí)的憑據(jù)。檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)可以快速準(zhǔn)確的利用檔案資源信息，更高水平地顯示檔案信息化的優(yōu)越性和科學(xué)性。當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案的傳統(tǒng)利用方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的飛速發(fā)展，本文針對(duì)鐵路企業(yè)檔案利用工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)其中出現(xiàn)的問(wèn)題提出了解決辦法，促進(jìn)鐵路企業(yè)盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理整體水平，更好地幫助鐵路企業(yè)快速良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：淺析；鐵路檔案；數(shù)字化建設(shè)；工作

隨著高速鐵路的快速發(fā)展，檔案管理工作利用高效率是新時(shí)期檔案管理工作的新要求。而當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理利用工作不斷出現(xiàn)許多新問(wèn)題，降低了檔案管理工作的效率，這給鐵路企業(yè)的快速發(fā)展帶來(lái)一定的影響。因此在實(shí)際工作中，我們要嚴(yán)格實(shí)行檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是要推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)程，以提高檔案利用效率。本文主要闡述鐵路企業(yè)在檔案管理工作利用方面出現(xiàn)的問(wèn)題，提出具體的解決方法，推動(dòng)檔案事業(yè)良好發(fā)展，以促進(jìn)鐵路企業(yè)更好的發(fā)展。

1 鐵路企業(yè)檔案管理利用工作現(xiàn)狀及問(wèn)題。

從南昌鐵路局近三年檔案利用情況表（如圖1）可以看出，隨著時(shí)代的發(fā)展，鐵路企業(yè)利用檔案的人次、卷次①呈不斷上升趨勢(shì)，而且卷次的利用次數(shù)越來(lái)越高，說(shuō)明人們調(diào)閱年代久遠(yuǎn)的檔案越來(lái)越頻繁，檔案資源利用工作越來(lái)越重要。

現(xiàn)在，鐵路企業(yè)檔案查找方式仍然是傳統(tǒng)模式—人工查找，檔案員先翻閱歸檔目錄，找到文件所在的卷次或盒號(hào)，再在一卷或一盒中的某份文件資料來(lái)完成檔案的利用工作。而年代久遠(yuǎn)的檔案往往因?yàn)闀r(shí)間長(zhǎng)檔案保管人員不斷變更或檔案庫(kù)房搬遷等原因，造成歸檔目錄的不完整甚至缺失，檔案員就要在檔案庫(kù)房里逐卷翻閱，有時(shí)為找一份文件耗費(fèi)數(shù)天的時(shí)間和精力，造成了檔案利用低效率，直接影響了檔案管理工作的整體水平。所以鐵路企業(yè)必須要加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)程，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確查找檔案，提高檔案管理的整體水平。

1.1鐵路企業(yè)人工查找檔案的方法，不利于檔案管理工作水平的快速提升。鐵路企業(yè)現(xiàn)在的檔案工作仍延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，所有的工作需要檔案員親力親為手工操作，對(duì)于現(xiàn)在檔案利用頻率的越來(lái)越高，檔案員得花很多時(shí)間和精力在檔案的利用工作上，這就使檔案員在檔案安全保管、檔案編研等其他方面的工作時(shí)間減少，影響檔案工作成果發(fā)展，不利于檔案管理水平的提高發(fā)展。

1.2紙質(zhì)檔案經(jīng)常被利用復(fù)制，對(duì)檔案具有一定的人為因素傷害性，不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。歸檔文件按卷整理的裝訂是在文件左邊空白處自上至下縫紉走線固定，復(fù)制時(shí)不能拆線，只能折住左邊一張張?jiān)趶?fù)印機(jī)上復(fù)制，歸檔文件利用次數(shù)多，頻繁翻查摩擦、復(fù)制，檔案文件自身很容易損壞。

1.3紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，受自然因素影響易老化、損毀。鐵路企業(yè)許多檔案庫(kù)房條件有限，一些自然因素，如溫濕度、光線、空氣污染物，再加上危害檔案的生物，檔案制成材料受到損害是難以避免。時(shí)間長(zhǎng)紙質(zhì)檔案易發(fā)黃，變脆甚至損毀。而一般紙質(zhì)歸檔文件多為單份、孤本或稀本[1]，存在損毀風(fēng)險(xiǎn)。

2 問(wèn)題解決的方法

解決檔案利用效率低的最有效的辦法，就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有效解決檔案利用低效率的問(wèn)題。數(shù)字化檔案館是以二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理館藏信息，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館。檔案館數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文件，用于查閱利用，也是檔案信息化的一部分。

2.1實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化能有效地節(jié)省檔案員查找檔案的時(shí)間和精力，讓檔案員有精力顧及檔案保管及編研工作，有利于提高檔案管理工作的整體水平。館藏資源數(shù)字化，不光是檔案條目數(shù)字化，檔案的內(nèi)容（實(shí)體）同樣要數(shù)字化。利用檔案時(shí)，檔案員只要在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵字就可實(shí)現(xiàn)大范圍的模糊查找，然后再在小范圍的文件條目中準(zhǔn)確查找到文件，最后打開文件內(nèi)容，達(dá)到“分分鐘”利用檔案的高效率。檔案員查找檔案花費(fèi)的時(shí)間大大減少，花在檔案保管及檔案編研工作的時(shí)間有所增加，更有效提高檔案管理工作效率。

2.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，能有效減少人為因素對(duì)檔案原件的損害，有利于檔案保護(hù)。當(dāng)館藏檔案需要復(fù)制時(shí)，檔案員只需要從電腦中找到歸檔文件的電子文件，直接連接打印機(jī)，打印出復(fù)制件，而不需要一張張的翻開原件復(fù)印，降低了檔案人為磨損文件的風(fēng)險(xiǎn)，有效保護(hù)檔案，提升檔案保護(hù)工作水平。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，能對(duì)紙質(zhì)檔案起備份作用，降低檔案單份、孤本、稀本損毀的風(fēng)險(xiǎn)。檔案采取多種形式的保存對(duì)檔案的安全起重要保護(hù)作用，檔案數(shù)字化可以將數(shù)量龐大的館藏檔案化成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在小小的移動(dòng)設(shè)備中，即使檔案原件出現(xiàn)損毀，通過(guò)數(shù)字化可以將文件數(shù)據(jù)化多套保存，形成多套副本，對(duì)檔案起到多重保護(hù)的作用，加強(qiáng)檔案完整性的保護(hù)。

3 未來(lái)成果展望

3.1 檔案管理由“數(shù)量化”邁向“數(shù)字化”，大大提高檔案管理工作效率

檔案數(shù)字化能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文件，鐵路企業(yè)局域網(wǎng)上的電子公文系統(tǒng)可以和檔案數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)接，文件通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在局域網(wǎng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)、辦理、電子歸檔，實(shí)現(xiàn)辦公一體化。而且檔案數(shù)字化以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，改進(jìn)了組織形式，還與檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化緊密相連，能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案資料網(wǎng)上資源共享，提高信息利用率，進(jìn)而邁向檔案信息化管理。對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠減少工作人員的工作量，多次利用開發(fā)資源，從而提高了檔案部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“數(shù)量化”向“數(shù)字化”邁進(jìn)，較好的提高檔案整體工作水平。

3.2 檔案庫(kù)房由“大庫(kù)房”向“庫(kù)房大”轉(zhuǎn)變，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間

隨著高鐵的發(fā)展，鐵路企業(yè)形成的檔案資源越來(lái)越多，檔案庫(kù)房趨向越做越大，檔案庫(kù)房建造速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上檔案的迅速增長(zhǎng)，大多鐵路企業(yè)檔案庫(kù)房面積緊張。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，能將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，存儲(chǔ)在移動(dòng)設(shè)備上，壓縮了存儲(chǔ)空間，將檔案實(shí)體“虛擬化”，大大節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案“大庫(kù)房”向“庫(kù)房大”的轉(zhuǎn)變，有效解決檔案庫(kù)房緊張的問(wèn)題。

3.3 檔案員整體由“素質(zhì)化”向“知識(shí)化”轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案管理整體水平的提升

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，對(duì)檔案員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求。電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)等，都需要檔案員具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)，要具有一定的科技知識(shí)水平，才能進(jìn)行有效的檔案管理。而且，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后，檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，為達(dá)到檔案資源管理系統(tǒng)、規(guī)范管理，適應(yīng)工作的新要求，檔案員只有自主學(xué)習(xí)新知識(shí)新技能，由“素質(zhì)化”向“知識(shí)化”靠攏，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理整體水平的提升。

作者簡(jiǎn)介

①文書檔案2004年以前按卷整理，2004年以后按件整理。

[1]《檔案工作實(shí)務(wù)》；江西省檔案干部培訓(xùn)中心

作者簡(jiǎn)介

王居華，女，南昌鐵路局檔案史志室，館員，大學(xué)本科（函授），研究方向：研究針對(duì)鐵路企業(yè)檔案利用工作出現(xiàn)的問(wèn)題，提出解決的方法，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，以及成果展望，以提高鐵路企業(yè)整體檔案管理水平。endprint