大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的新思考

夏先進(jìn)

【摘 要】大數(shù)據(jù)一詞最早源于上個世紀(jì)80年代，受到社會各界的關(guān)注，很多學(xué)術(shù)界的頂級期刊相繼發(fā)表論文對其加以研究和探討，尚未形成一個統(tǒng)一的定義，大數(shù)據(jù)時代不論是對高校還是社會的各個領(lǐng)域都帶來很大的沖擊，本文主要分析了大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息資源建設(shè)的思考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；高校；檔案信息；資源建設(shè)；思考

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源建設(shè)面臨的主要問題

首先在數(shù)據(jù)收集方面，基于大數(shù)據(jù)時代背景，數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)張，數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。長期以來，檔案部門的習(xí)慣性收集和保存的資料較為復(fù)雜，各部門的檔案信息資料不健全，這些制約了檔案信息工作的發(fā)展，同時檔案資料相對零散復(fù)雜，檔案部門對信息不進(jìn)行整合，缺乏對大數(shù)據(jù)環(huán)境下動態(tài)數(shù)據(jù)流控制和管理，導(dǎo)致重要信息的流失，做好檔案信息的收集工作，能夠?yàn)楦咝n案信息建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

其次，大數(shù)據(jù)時代的到來將會顛覆傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式，數(shù)據(jù)來源，數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)思維等方面都會產(chǎn)生很大的變化，很多高校的檔案管理人員遵循高度統(tǒng)一管理的模式，被管理的檔案受到了嚴(yán)格的控制，難以更好地發(fā)揮服務(wù)作用，不能滿足學(xué)生和用戶的需求，在大數(shù)據(jù)時代，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案工作受到時空、地域的限制，不能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，限制了檔案信息的共享與溝通，落后的效的管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。管理模式的改革勢在必行。

最后，大數(shù)據(jù)時代就是以大量的數(shù)據(jù)及時處理為導(dǎo)向的服務(wù)，更加直接面向用戶，為用戶提供所需要的各類信息，實(shí)現(xiàn)個性化推薦服務(wù)，但是高校檔案，在長期工作中處于一種相對封閉的環(huán)境當(dāng)中，大數(shù)據(jù)時代不斷深入發(fā)展，但是信息服務(wù)工作沒有做出相應(yīng)的改變，檔案工作者的思想較為陳舊，服務(wù)意識較差缺乏信息資源共享的意識，不能從用戶需求的角度出發(fā)，信息檔案資源存在的潛能發(fā)揮其作用，解決檔案的分散性和需求多樣性之間的矛盾。

二、高校檔案資源信息建設(shè)狀況

1.實(shí)體檔案數(shù)字化處理。

實(shí)體檔案在高校檔案建設(shè)中占據(jù)著很重要的作用和地位，從內(nèi)容上來分析可以分為十大種，從載體的角度分析可以分為紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤照片和光盤，對高校的實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理主要分為兩個部分，包括是對紙質(zhì)檔案檢索的數(shù)字化，在前期主要是使用相對安全標(biāo)題或者文件標(biāo)題進(jìn)行最基本的檢索，另一部分是對聲像載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過掃描儀對照片檔案按照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，對錄音、錄像等檔案也進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為計算機(jī)識別存儲的模式，各個高校的檔案數(shù)量較多，內(nèi)容的復(fù)雜在處理的過程中耗費(fèi)了大量的人力、物力和財力，隨著數(shù)字化進(jìn)程的不斷加快，需要從數(shù)字化方面入手，進(jìn)行檔案工作的處理，跟上時代發(fā)展的趨勢的潮流。

2.檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

將檔案信息長期儲存在計算機(jī)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)可共享的數(shù)據(jù)集合，根據(jù)一定的關(guān)系建立起來的檔案信息庫，是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫在高校檔案信息管理工作中發(fā)揮著重要的作用，然后檔案信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫做為檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)性工程，能夠?qū)Ω咝５臋n案狀況進(jìn)行全面的反映。為學(xué)生提供檢索功能，是高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要切入點(diǎn)和入手點(diǎn)之一，很多高校已經(jīng)完成任務(wù)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，學(xué)生可以更加快捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索，其次，建立專題特色數(shù)據(jù)庫，隨著學(xué)校工作的深入展開，學(xué)校對于某一專題檔案的使用率較高，需要建立專題特色數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案科學(xué)化管理的重要突破口之一，能夠?qū)崿F(xiàn)與用戶需求的有效對接，發(fā)揮檔案的社會價值，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，從而推動學(xué)校與社會的資源共享。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)能夠很好的突出學(xué)校的特色，很多高校檔案在建設(shè)過程中存在各種問題，由于各種原因沒有開設(shè)特色數(shù)據(jù)庫，因此需要建立數(shù)據(jù)庫來凸現(xiàn)學(xué)校特色，加強(qiáng)學(xué)校與社會的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文信息庫建設(shè)，加強(qiáng)完善高校黨群行政等方面的特色數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，進(jìn)而解決完成教學(xué)、科研等全面數(shù)據(jù)庫的使用建設(shè)。

3.檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。

通過網(wǎng)絡(luò)平臺的使用，在線專題導(dǎo)航信息服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快捷查找，具有成本低、效率高、滿足用戶多樣化的需求的特點(diǎn)，可以解決學(xué)校因資金問題而無法建設(shè)新的檔案館的問題，很多高校能夠積極的投身與數(shù)字檔案館的建設(shè)當(dāng)中，打造自己的檔案信息網(wǎng)站，目前，網(wǎng)站的功能服務(wù)來看看信息能夠在網(wǎng)上查的信息很少，很多檔案一直處于封存狀態(tài)，只有少部分能夠?qū)⒎獯嫫谙抟褲M30年的開放檔案文件放在網(wǎng)上，具體內(nèi)容只對內(nèi)部局域網(wǎng)開放，不能將社會人員考慮在內(nèi)。有的網(wǎng)站只是將活動內(nèi)容進(jìn)行了簡單的匯編，缺少整合和深度開發(fā)，并且多年不更新，導(dǎo)致信息的實(shí)效性不強(qiáng)，網(wǎng)站內(nèi)容的區(qū)別度不高，不能反映出學(xué)校文化和人文特色。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的措施。

1.提高高校檔案信息資源建設(shè)水平。

從移動終端、社交媒體、物理傳感器等現(xiàn)象手段運(yùn)用的現(xiàn)狀出發(fā)，通過聲音、圖像、視頻等非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，推動高校檔案信息資源建設(shè)，在大數(shù)據(jù)的背景下各高校國家重視檔案建設(shè)的豐富與優(yōu)化，不斷加強(qiáng)虛擬檔案館的建設(shè)與投入，全面提高檔案建設(shè)的數(shù)字化水平，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文全息數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫和在線文件數(shù)據(jù)中心，對于大量的文字進(jìn)行數(shù)字化處理和整合加工，用多種形式多種途徑豐富高校檔案信息。對于高校檔案信息網(wǎng)站的用戶瀏覽查詢的日志、網(wǎng)頁痕跡等數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，使得潛在的檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用，最大程度地滿足社會與高校之間各個部門之間的檔案信息需求，實(shí)現(xiàn)案信息檔案的優(yōu)化配置和共享，打破信息界限，避免產(chǎn)生無謂的浪費(fèi)現(xiàn)象，使檔案信息與用戶之間形成了良好的溝通。

2.增強(qiáng)高校檔案信息資源挖掘的實(shí)力。

大數(shù)據(jù)庫不僅在于容量大，更在于數(shù)據(jù)的交換和整合，幫助人類發(fā)揮的知識創(chuàng)造性的價值，大數(shù)據(jù)的到來不僅僅是社會時代的進(jìn)步，更是提高對海量數(shù)據(jù)的處理能力短時高效的整合有效信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價值密度的趨向化優(yōu)勢，針對教學(xué)教務(wù)支出和財務(wù)狀況，對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的整理，形成資產(chǎn)數(shù)據(jù)，分析具體的使用情況和資金流向，對于學(xué)校的硬件設(shè)施進(jìn)行采購，以及日常的維修排查等提供參考，避免產(chǎn)生浪費(fèi)的現(xiàn)象。針對學(xué)生的個人信息方面，對學(xué)生的個人入學(xué)登記表數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，包括學(xué)生的生源地、家庭背景以及畢業(yè)走向進(jìn)行統(tǒng)計，為學(xué)校今后的招生就業(yè)和指導(dǎo)提供必要的參考。最后，針對學(xué)校的硬件設(shè)施以及科研成果進(jìn)行匯總和統(tǒng)計，對所得的數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)掘，日后學(xué)校師資力量的分配和獎勵基金設(shè)置提供依據(jù)。建立檔案信息服務(wù)利用新模式，傳統(tǒng)的高校檔案利用服務(wù)需要用戶簽字的確認(rèn)才能夠完成，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)站為用戶檔案的查詢提供了一個高效便利的平臺，使得用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案館對需要的內(nèi)容進(jìn)行收集，所以傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作需要進(jìn)行改革，不能固守原有的被動的服務(wù)方式，堅持用戶至上的服務(wù)理念，根據(jù)用戶的需求滿足用戶的感知能力與多元化的需要，重視用戶個人信息資源庫的建設(shè)，實(shí)時的進(jìn)行信息的推送和個性化定制，提升個性化服務(wù)水平。

總之，大數(shù)據(jù)時代的深入發(fā)展推動了社會的整體變革與發(fā)展，在高校檔案信息將建設(shè)的過程中需要不斷利用現(xiàn)代化的技術(shù)的手段，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息建設(shè)與社會需求的有效對接。

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