試論如何做好新形勢下的公證處檔案管理工作

摘 要：檔案是一項活動的信息記錄，是證明一件已發(fā)生事情中具體事宜的一項憑證，具有重要的參考意義與利用價值，同理，公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄，是公證機關(guān)的重要組成部分，但就目前的形勢來看，我國公證機關(guān)的檔案管理工作仍然存在諸多不足，本文中，筆者將針對其中存在的問題，制定相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：公證處；檔案管理；管理環(huán)境；查閱制度

檔案管理是單位管理工作的重中之重，近年來，隨著我國國力的日益強大，各企業(yè)快速的發(fā)展，發(fā)展路徑與管理模式上都發(fā)生了顛覆性的變化，檔案作為單位的發(fā)展歷史的印證，是前人經(jīng)驗的積累，是未來發(fā)展的基石。因此，在新形勢下，公證處必須做好檔案管理工作。

1 公證處檔案管理作用及存在問題分析

1.1 作用

檔案作為一種有形記錄，是當事人與公證人間特定公正事項的第一手材料，是令人信服的歷史依據(jù)，檔案具有一定的法律效益，因此檔案管理也是對單位內(nèi)部規(guī)劃的一項重要措施。公證處檔案的內(nèi)容復(fù)雜，涉及到合同、財產(chǎn)、婚姻、遺囑、繼承、委托等大量事宜，涵蓋了社會、經(jīng)濟、政治等諸多方面，由此也看出公證處檔案的應(yīng)用廣泛。隨著市場經(jīng)濟的日漸成熟，公證處的職能不斷深化，涵蓋的業(yè)務(wù)越來越多，相應(yīng)的檔案種類也越來越復(fù)雜，因此加強對公證處檔案的管理是十分必要的[1]。

我國有特定的《中華人民共和國公證法》，其中對于公證合同的效益具有明確的聲明，它是一種在公證業(yè)務(wù)中形成的具有特定證書作用的文件，其合法性與真實性都被公正機關(guān)認可，一旦公證人與當事人之間發(fā)生糾紛，還需要利用以檔案為依據(jù)進行調(diào)查與協(xié)調(diào)，在當前信用機制不健全的情況下，公證檔案可以起到一種無形的震懾力，敦促當事人的行為，促進與維護社會的安全與穩(wěn)定。

1.2 存在問題

我國當前的公證檔案管理仍存在諸多問題，例如，單位的檔案管理意識低、管理水平低、管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高、管理制度落后等，致使檔案的存放、分類上都不合格，十分容易造成機密泄露等，嚴重的影響到檔案管理的安全性與保密性。此外，檔案管理不善也造成了公證處的發(fā)展受到限制，不利于改革的持續(xù)進展。

2 新形勢下做好公證處檔案管理的具體措施

2.1 提高管理人員的認知水平

工作人員的管理水平不高是影響檔案管理質(zhì)量的直接因素，想要優(yōu)化公證檔案的管理，首先需要加強對單位領(lǐng)導(dǎo)的思想建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)是單位行為規(guī)范的制定者，是思想工作的指揮者，想要徹底的改善公證處的工作狀態(tài)，就需要做好領(lǐng)導(dǎo)人員的工作。要求領(lǐng)導(dǎo)首先詳細的了解國家相關(guān)的法律規(guī)定，意識到檔案管理的重要性，并將相關(guān)規(guī)定傳達給下屬，確保單位內(nèi)的每一個人都能夠重視檔案的管理，實現(xiàn)單位整體的思想轉(zhuǎn)變，在此基礎(chǔ)上設(shè)立專門的管理部門，安排專業(yè)人事來管理，并將其作為單位發(fā)展的重點工作之一。

其次，加強對檔案管理部門的建設(shè)工作，重視對管理人員的培訓，樹立起正確的思想認識。單位可通過宣傳、講座等手段，提高對管理人員的重視程度，并完善獎懲機制，使管理人員明確自身職責，端正自身態(tài)度，嚴謹對待工作，從而實現(xiàn)檔案管理工作的有序進行。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作流程，管理人員不僅要懂得相關(guān)的管理事宜，還需要熟練的掌握檔案的辨別、修復(fù)等各項專業(yè)知識，尤其是信息技術(shù)發(fā)達的當前，管理人員更應(yīng)當學習先進的多媒體設(shè)備，建立網(wǎng)上管理與查詢數(shù)據(jù)庫，為檔案的儲存設(shè)置一道屏障，以防止檔案丟失、蟲蛀等一系列意外事故的發(fā)生。此外，許多管理人員由于法律意識不強，常常會放松對檔案的管理，當遇到突發(fā)事故時也不敢向上級申報，造成檔案管理的安全指數(shù)低，至此管理人員還需要明確相關(guān)的法律規(guī)定，遇到緊急情況時，懂得拿起法律的武器，維護當事人、公證人的合法權(quán)益，使檔案發(fā)揮出實際效益。

2.3 改善檔案管理環(huán)境

檔案管理環(huán)境分為政策環(huán)境與硬環(huán)境設(shè)施，我國當前的公證處基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，檔案的存放與管理都沒有很好的保障，保密性不強，存放室也不會找人定期打理清掃，致使檔案管理環(huán)境惡劣。公證處應(yīng)加大對檔案管理的投資力度，改善基礎(chǔ)設(shè)施，并購進先進的計算機設(shè)備，定期對存放室進行清掃，保持通風與干燥，杜絕陽光的直射等，使檔案的質(zhì)量更加有保障。

2.4 提高檔案管理的服務(wù)能力

檔案管理的意義就是為了讓檔案發(fā)揮效益。尤其在信息化日益發(fā)展的今天，電子數(shù)據(jù)庫的投入使用，使得檔案的查詢與調(diào)取更加的便捷，電子檔案也逐漸有取代紙質(zhì)檔案之勢，因此重視對網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)是十分必要的。管理人員應(yīng)當在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立資源共享與鏈接，不但縮短了資料的傳輸時間，還實現(xiàn)了資源的節(jié)約，十分符合我國可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略需要。在此基礎(chǔ)上，增設(shè)文件加密軟件，傳輸雙方只有通過輸入規(guī)定的密碼才能夠?qū)崿F(xiàn)文件的共享，從而使文件的管理更科學化、規(guī)范化[2]。

2.5 嚴格遵循借閱與查閱制度

公證機關(guān)應(yīng)當嚴格執(zhí)行保密制度，設(shè)置檔案借閱登記簿，并整理相應(yīng)的登記制度，借閱者應(yīng)當嚴格履行借閱的審批與登記手續(xù)，并限定借閱期限，國家借閱檔案的，需要出示函件，經(jīng)公證處審批后才可辦理借閱手續(xù)；律師事務(wù)所需要經(jīng)過當事人同意并經(jīng)公證處公證后才能夠進行查閱，最大限度的保障檔案的安全。

3 結(jié)語

綜上所述，我國當前公證處檔案管理上仍然存在諸多問題，隨著經(jīng)濟、政治以及信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理在公證處中的作用越來越重要，只有采取科學有效的手段，改善當前的局面，加強對管理人員的專業(yè)性培訓等等才能夠提升檔案管理水平，促進改革工作的穩(wěn)定實施。

參考文獻

[1]劉媛媛.唐山華憶公證處建成“公證檔案數(shù)字化管理中心”[J].中國公證，2017，（2）：7-11.

[2]佚名.上海市浦東公證處與浦東新區(qū)檔案館開通檔案查詢通道[J].中國公證，2017，（5）：13-13.

作者簡介

洪花（1978-），女，吉林省延吉市人，朝鮮族，初級，大學，從事公證處檔案管理工作。endprint