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      試論如何做好新形勢下的公證處檔案管理工作

      2017-12-07 12:19:38洪花
      卷宗 2017年33期
      關(guān)鍵詞:公證處檔案管理

      摘 要:檔案是一項活動的信息記錄,是證明一件已發(fā)生事情中具體事宜的一項憑證,具有重要的參考意義與利用價值,同理,公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄,是公證機關(guān)的重要組成部分,但就目前的形勢來看,我國公證機關(guān)的檔案管理工作仍然存在諸多不足,本文中,筆者將針對其中存在的問題,制定相應(yīng)的解決對策。

      關(guān)鍵詞:公證處;檔案管理;管理環(huán)境;查閱制度

      檔案管理是單位管理工作的重中之重,近年來,隨著我國國力的日益強大,各企業(yè)快速的發(fā)展,發(fā)展路徑與管理模式上都發(fā)生了顛覆性的變化,檔案作為單位的發(fā)展歷史的印證,是前人經(jīng)驗的積累,是未來發(fā)展的基石。因此,在新形勢下,公證處必須做好檔案管理工作。

      1 公證處檔案管理作用及存在問題分析

      1.1 作用

      檔案作為一種有形記錄,是當事人與公證人間特定公正事項的第一手材料,是令人信服的歷史依據(jù),檔案具有一定的法律效益,因此檔案管理也是對單位內(nèi)部規(guī)劃的一項重要措施。公證處檔案的內(nèi)容復(fù)雜,涉及到合同、財產(chǎn)、婚姻、遺囑、繼承、委托等大量事宜,涵蓋了社會、經(jīng)濟、政治等諸多方面,由此也看出公證處檔案的應(yīng)用廣泛。隨著市場經(jīng)濟的日漸成熟,公證處的職能不斷深化,涵蓋的業(yè)務(wù)越來越多,相應(yīng)的檔案種類也越來越復(fù)雜,因此加強對公證處檔案的管理是十分必要的[1]。

      我國有特定的《中華人民共和國公證法》,其中對于公證合同的效益具有明確的聲明,它是一種在公證業(yè)務(wù)中形成的具有特定證書作用的文件,其合法性與真實性都被公正機關(guān)認可,一旦公證人與當事人之間發(fā)生糾紛,還需要利用以檔案為依據(jù)進行調(diào)查與協(xié)調(diào),在當前信用機制不健全的情況下,公證檔案可以起到一種無形的震懾力,敦促當事人的行為,促進與維護社會的安全與穩(wěn)定。

      1.2 存在問題

      我國當前的公證檔案管理仍存在諸多問題,例如,單位的檔案管理意識低、管理水平低、管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高、管理制度落后等,致使檔案的存放、分類上都不合格,十分容易造成機密泄露等,嚴重的影響到檔案管理的安全性與保密性。此外,檔案管理不善也造成了公證處的發(fā)展受到限制,不利于改革的持續(xù)進展。

      2 新形勢下做好公證處檔案管理的具體措施

      2.1 提高管理人員的認知水平

      工作人員的管理水平不高是影響檔案管理質(zhì)量的直接因素,想要優(yōu)化公證檔案的管理,首先需要加強對單位領(lǐng)導(dǎo)的思想建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)是單位行為規(guī)范的制定者,是思想工作的指揮者,想要徹底的改善公證處的工作狀態(tài),就需要做好領(lǐng)導(dǎo)人員的工作。要求領(lǐng)導(dǎo)首先詳細的了解國家相關(guān)的法律規(guī)定,意識到檔案管理的重要性,并將相關(guān)規(guī)定傳達給下屬,確保單位內(nèi)的每一個人都能夠重視檔案的管理,實現(xiàn)單位整體的思想轉(zhuǎn)變,在此基礎(chǔ)上設(shè)立專門的管理部門,安排專業(yè)人事來管理,并將其作為單位發(fā)展的重點工作之一。

      其次,加強對檔案管理部門的建設(shè)工作,重視對管理人員的培訓,樹立起正確的思想認識。單位可通過宣傳、講座等手段,提高對管理人員的重視程度,并完善獎懲機制,使管理人員明確自身職責,端正自身態(tài)度,嚴謹對待工作,從而實現(xiàn)檔案管理工作的有序進行。

      2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

      檔案管理是一項系統(tǒng)的工作流程,管理人員不僅要懂得相關(guān)的管理事宜,還需要熟練的掌握檔案的辨別、修復(fù)等各項專業(yè)知識,尤其是信息技術(shù)發(fā)達的當前,管理人員更應(yīng)當學習先進的多媒體設(shè)備,建立網(wǎng)上管理與查詢數(shù)據(jù)庫,為檔案的儲存設(shè)置一道屏障,以防止檔案丟失、蟲蛀等一系列意外事故的發(fā)生。此外,許多管理人員由于法律意識不強,常常會放松對檔案的管理,當遇到突發(fā)事故時也不敢向上級申報,造成檔案管理的安全指數(shù)低,至此管理人員還需要明確相關(guān)的法律規(guī)定,遇到緊急情況時,懂得拿起法律的武器,維護當事人、公證人的合法權(quán)益,使檔案發(fā)揮出實際效益。

      2.3 改善檔案管理環(huán)境

      檔案管理環(huán)境分為政策環(huán)境與硬環(huán)境設(shè)施,我國當前的公證處基礎(chǔ)設(shè)施簡陋,檔案的存放與管理都沒有很好的保障,保密性不強,存放室也不會找人定期打理清掃,致使檔案管理環(huán)境惡劣。公證處應(yīng)加大對檔案管理的投資力度,改善基礎(chǔ)設(shè)施,并購進先進的計算機設(shè)備,定期對存放室進行清掃,保持通風與干燥,杜絕陽光的直射等,使檔案的質(zhì)量更加有保障。

      2.4 提高檔案管理的服務(wù)能力

      檔案管理的意義就是為了讓檔案發(fā)揮效益。尤其在信息化日益發(fā)展的今天,電子數(shù)據(jù)庫的投入使用,使得檔案的查詢與調(diào)取更加的便捷,電子檔案也逐漸有取代紙質(zhì)檔案之勢,因此重視對網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)是十分必要的。管理人員應(yīng)當在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,建立資源共享與鏈接,不但縮短了資料的傳輸時間,還實現(xiàn)了資源的節(jié)約,十分符合我國可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略需要。在此基礎(chǔ)上,增設(shè)文件加密軟件,傳輸雙方只有通過輸入規(guī)定的密碼才能夠?qū)崿F(xiàn)文件的共享,從而使文件的管理更科學化、規(guī)范化[2]。

      2.5 嚴格遵循借閱與查閱制度

      公證機關(guān)應(yīng)當嚴格執(zhí)行保密制度,設(shè)置檔案借閱登記簿,并整理相應(yīng)的登記制度,借閱者應(yīng)當嚴格履行借閱的審批與登記手續(xù),并限定借閱期限,國家借閱檔案的,需要出示函件,經(jīng)公證處審批后才可辦理借閱手續(xù);律師事務(wù)所需要經(jīng)過當事人同意并經(jīng)公證處公證后才能夠進行查閱,最大限度的保障檔案的安全。

      3 結(jié)語

      綜上所述,我國當前公證處檔案管理上仍然存在諸多問題,隨著經(jīng)濟、政治以及信息技術(shù)的高速發(fā)展,檔案管理在公證處中的作用越來越重要,只有采取科學有效的手段,改善當前的局面,加強對管理人員的專業(yè)性培訓等等才能夠提升檔案管理水平,促進改革工作的穩(wěn)定實施。

      參考文獻

      [1]劉媛媛.唐山華憶公證處建成“公證檔案數(shù)字化管理中心”[J].中國公證,2017,(2):7-11.

      [2]佚名.上海市浦東公證處與浦東新區(qū)檔案館開通檔案查詢通道[J].中國公證,2017,(5):13-13.

      作者簡介

      洪花(1978-),女,吉林省延吉市人,朝鮮族,初級,大學,從事公證處檔案管理工作。endprint

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