新時勢下做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的幾點意見

摘 要：本文分析新時勢下做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的重要意義，探討檔案管理工作存在的問題，提出做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的意見和建議。

關(guān)鍵詞：新時勢；政府辦公系統(tǒng)；檔案管理；意見和建議

檔案是黨和國家各項工作以及對我國人民群眾各方面情況的詳細記錄，其是促進各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、保障黨和我國人民群眾根本利益的重要文件。最近召開了黨的十九大，習(xí)近平總書記在會上作的工作報告以及黨的十九大所形成的一系列資料、圖片、數(shù)據(jù)等都是這一時期重要的檔案資料，這些檔案資料必將對我國今后經(jīng)濟、社會發(fā)展起著重要的指導(dǎo)和借鑒作用。規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案和檔案管理工作，做好檔案管理工作是法律賦予各級各部門單位的重要職責(zé)。政府辦公室是政府辦公系統(tǒng)中綜合性最強的部門，是上傳下達，聯(lián)系各部門單位的中心樞紐，地方政府出臺的各種文件，包括各種通知、請示、報告以及各項工作方案等都是通過政府辦公室這個中心樞紐來完成。政府辦公室每發(fā)出一個通知、出臺一個規(guī)范性文件、方案等，都是具有保存和考究價值的資料，是地方政府階段性工作的印證，時間久了，這些通知、文件、方案等就成了地方檔案資料或具有歷史考究的史料了。政府辦公室檔案管理工作的水平直接關(guān)系到黨委政府工作效率、經(jīng)濟社會發(fā)展進程以及我國的民生需求，是極為重要的管理工作。

在實際工作中，政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作還存在這樣那樣的問題，比如，對檔案工作重視不夠，表現(xiàn)在檔案管理失這于松、失之于細，系統(tǒng)管檔還有很多缺憾或漏洞。

黨的十九大勝利召開，習(xí)近平總書記的重要講話報告為我國今后實現(xiàn)“兩個一百年”的奮斗目標和中華民族偉大復(fù)興的中國夢指明了發(fā)展方向。在這樣的新時勢下，作為政府辦公系統(tǒng)更應(yīng)該為實現(xiàn)這樣的奮斗目標不懈努力。這樣一來，在我國未來實現(xiàn)“兩個一百年”的奮斗目標以及中華民族偉大復(fù)興的中國夢的時候，回頭看我們走過的歷程，最有指導(dǎo)性的載體莫過于政府辦公系統(tǒng)在這個過程留下的檔案資料。在這樣的新時勢下，做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作顯得尤其重要，下面，主要就做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作提四點意見：

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的關(guān)鍵

政府辦公室工作是一項綜合性極強的工作，政府辦公室檔案管理工作只是政府辦公室工作中的其中一項工作，在日常工作看來，辦公室檔案管理人員做好日常檔案管理工作就行了，往往檔案管理不出事，領(lǐng)導(dǎo)是不會過多的過問。這樣領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作就顯得不夠重視。這樣一來很多規(guī)范化的檔案管理就難以達到良好成效。領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視和支持力度，既需要領(lǐng)導(dǎo)者個人對于檔案工作重要性的認知，也需要檔案管理人員的勤懇工作和大力爭取。而要想通過爭取得到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，筆者認為需要做到以下幾點： 首先是向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要積極主動。檔案管理人員應(yīng)該要利用各種機會和各種形式積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作的情況，不論是定期或不定期的匯報、書面的或是口頭的匯報。特別需要注意的是，檔案部門在布置工作或研究業(yè)務(wù)的時候，盡量邀請領(lǐng)導(dǎo)者來參加，讓領(lǐng)導(dǎo)感受到到檔案工作任務(wù)的重要性以及檔案工作的繁重，這樣一來領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的接觸越來越多，對于檔案工作重要性的認知也就越來越深。二是要創(chuàng)造機會向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。時時處處向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，基本是很難達成的，要通過創(chuàng)造一些非檔案工作接觸機會，向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作。三是要做出成績，通過匯報成績，向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。在我們國家，長期已形成了領(lǐng)導(dǎo)重視的工作就做得好，領(lǐng)導(dǎo)不重視的工作就做得不好或根本難以開展。政府辦公系統(tǒng)是行政樞紐部門，政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作比較其他部門的檔案管理工作，更要爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

2 落實管理人員，強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的出發(fā)點

做好工作首先要有人，要做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作就要配套有專門的檔案管理員。在選擇檔案工作人員的時候應(yīng)該選政治上可靠、作風(fēng)正派且責(zé)任心較強的工作人員。在目前的條件下，很多縣區(qū)級政府辦公室仍然還未能配套專門的檔案管理員，很多從事政府辦公室檔案管理工作的人員仍然一身兼數(shù)職，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府檔案管理工作更沒有專職的人員。在當前政府辦公系統(tǒng)人員缺乏，并從事檔案管理的人員多是兼職人員的條件下，加強檔案管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)就顯得尤其必要。在政府辦公系統(tǒng)檔案管理或業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，要注意提醒做好以下幾方面工作。一是及時整理，立卷歸檔。凡需要歸檔的各類文件、材料，包括指示、決定、批復(fù)、通報、通知、記錄、紀要、請示、報告、計劃、總結(jié)、講話、匯報材料、統(tǒng)計報表、名冊、大事記、密碼電報、音像資料等都要收集完整，及時立卷歸檔。在歸檔文件的時候需要注意的要幾個重點：1.本單位直接形成的文件以及本單位和其它單位聯(lián)合形成的文件是歸檔的重點文件，例如請示、意見、通知、會議記錄、總結(jié)、報告、計劃、合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表、簡報以及制度等都是歸檔文件的重點；2.在上級單位或同級單位所發(fā)來的文件之中，直接針對本單位的文件以及本單位需要長期參照執(zhí)行的文件是歸檔的重點文件，例如辦法、規(guī)定、通知、意見、決定以及批復(fù)等文件都是歸檔文件的重點；3.在下級單位報來的文件之中，報請類文件是歸檔的重點文件，例如報告、統(tǒng)計報表以及請示等文件都是歸檔的重點文件。二是在做好紙質(zhì)檔案歸檔的同時做好電子檔案歸檔。電子檔案有比紙質(zhì)更多優(yōu)勢地方，電子檔案與紙質(zhì)檔案分類同時歸檔是檔案長久安全管理的核心做法。

3 建立健全檔案管理制度是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的重要保障

“制度”這一詞指的便是對于大家共同進行的辦事規(guī)程或行動制定一個工作準則并嚴格遵守，制度就是為了讓某種社會組織甚至是整個社會需要共同遵守這一系列規(guī)范體系而制定的。制度的基本含義指的就是為了規(guī)范某種社會組織成員的辦事規(guī)程或行動，讓社會組織成員共同遵守的規(guī)程。在我們的漢語中，“制”這個字代表著節(jié)制和限制，而“度”這個字則代表著尺度和標準。將這二字結(jié)合成為“制度”一詞便是在代表著限制著人們行為或動作的尺度標準。在這個世界上，任何東西都存在著規(guī)律和尺度，水流歸于大海、大自然的食物鏈、晝夜的交替、星辰的軌跡以及動植物的生命循環(huán)，這個世界上的一切都存在著規(guī)律，規(guī)律是生命循環(huán)的基礎(chǔ)。在人類社會中，規(guī)律和制度更是極為重要的，一支強大的軍隊必然有著極為嚴格的紀律，每一位優(yōu)秀的軍人也都必然嚴格遵守著這些紀律，同樣企業(yè)要想提高自身的競爭力就必須要制定好嚴格的規(guī)章制度，并加強企業(yè)員工遵守制度的意識，所以說政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作要想順利進行，嚴格的管理制度自然是必不可少的。政府辦公系統(tǒng)需要及時地建立其完善的檔案管理制度、檔案工作制度以及保密制度等一系列嚴格的制度并嚴格執(zhí)行下去。

4 加大投入，配套完善設(shè)施設(shè)備是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件

隨著時代的發(fā)展，開展工作所需的各種軟硬件也跟著改變，全部靠手工開展的檔案管理工作，已難以適應(yīng)當下經(jīng)濟社會高速發(fā)展的形勢需要。檔案管理也需要投入，也需要配套跟上形勢發(fā)展所需的設(shè)施設(shè)備。比如，基本的檔案管理要配備有專門的檔案室、專門的檔案柜、專門的檔案盒、專門的檔案管理電腦。從保密的角度來看，還需要配備“三鐵”即鐵門、鐵柜、鐵柵欄。隨著形勢發(fā)展的需要，配套完善檔案管理所需的設(shè)施設(shè)備，打牢檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]李俐.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵--《彭城大學(xué)學(xué)報》，1995年04期

作者簡介

李東禮，男，廣西欽州市人，中學(xué)一級教師，從事檔案管理工作。endprint