信息時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展與探究

賈彥昌

摘 要：21世紀(jì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息無論是從體量還是內(nèi)容上，都給人更加豐富的體驗(yàn)。信息時(shí)代帶來的是信息傳播的便利、信息發(fā)展的優(yōu)勢(shì)、信息管理的豐富，這對(duì)于檔案管理事業(yè)來說至關(guān)重要。在過去，檔案管理過于“紙上談兵”，電子化、信息化、數(shù)字化的檔案管理模式也是近幾年伴隨著信息科技時(shí)代的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生。本文筆者就當(dāng)前檔案管理的存在的問題及其現(xiàn)狀，結(jié)合信息時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)和便利，論述信息時(shí)代下如何有效做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；發(fā)展；優(yōu)勢(shì)

1 引言

檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。

2 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 思想認(rèn)識(shí)不足，積極性不夠

當(dāng)前，在事業(yè)單位檔案管理部門中，有一部分檔案管理人員對(duì)于畜牧科學(xué)檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的工作過程中，不重視一手檔案信息資料的采集，缺乏對(duì)整個(gè)項(xiàng)目畜牧科學(xué)檔案資料的管理意識(shí)和認(rèn)識(shí)，制約了畜牧科學(xué)檔案管理成效的有效提高。

2.2 管理過程缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思維

信息化的檔案管理過程，是一個(gè)信息能力要求高、專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的管理過程，這就導(dǎo)致了很多年齡偏大的檔案管理人員對(duì)于信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)存在一定的“偏見”。在實(shí)際的工作過程中，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想認(rèn)識(shí)，工作模式相對(duì)單一、工作過程依然過于“紙上談兵”，信息化、電子化、數(shù)字化的檔案管理方式需要進(jìn)一步的發(fā)展。

2.3 制度建設(shè)亟待完善和發(fā)展

檔案管理在我國(guó)雖然經(jīng)過多年的發(fā)展，其制度和規(guī)范相對(duì)較為成熟，然而在實(shí)際的運(yùn)行過程中，很多單位不能因地制宜、因人而異的利用檔案管理的制度進(jìn)行自我化、自主化的改變和適應(yīng)，甚至很多檔案管理的制度體系都是從其他企事業(yè)單位“COPY”過來的，沒有實(shí)現(xiàn)與本企業(yè)、單位的實(shí)際情況相結(jié)合，所以對(duì)于很多企事業(yè)單位，尤其是檔案管理制度和規(guī)范，需要進(jìn)一步的細(xì)化。

2.4 人才隊(duì)伍建設(shè)還沒有形成

人才隊(duì)伍是完成一項(xiàng)工作成效與否的重要保障。人才隊(duì)伍的建設(shè)在檔案管理信息化的過程中至關(guān)重要。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化能力不足的情況，相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)該切實(shí)的重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展與探究

3.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高工作積極性

轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，就是從每一個(gè)檔案管理人員的工作思想認(rèn)識(shí)入手，切實(shí)的轉(zhuǎn)變其對(duì)于檔案信息化管理的“偏見”，從而提高每一個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任心和工作積極性，切實(shí)的激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，為檔案管理工作的開展和發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位，應(yīng)該充分的聯(lián)系黨建部門，定期的對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行思想教育和崗位疏導(dǎo)，進(jìn)一步的提高每一個(gè)檔案管理人員自身的工作認(rèn)識(shí)和崗位責(zé)任心，從基礎(chǔ)做起、從思想教育開始，最后落實(shí)到實(shí)際的行為過程中去。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理平臺(tái)的系統(tǒng)維護(hù)和保障工作

信息化檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)，不同于傳統(tǒng)檔案管理的保障工作，需要檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)等一系列安全保障下做出努力。近年來，全球爆發(fā)的網(wǎng)絡(luò)安全事件，給我們敲響了警鐘。在信息化時(shí)代高速發(fā)展的今天，如何去有效的保障網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全至關(guān)重要。檔案資料屬于保密的內(nèi)容，檔案內(nèi)容的泄露無疑會(huì)給相應(yīng)的主體帶來一定困擾。所以，在信息化檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)該建立一直網(wǎng)絡(luò)安全與維護(hù)部門，定期或者不定期的對(duì)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，切實(shí)的保障檔案管理平臺(tái)的安全性與可靠性。

3.3 重視信息化時(shí)代檔案管理人員的再教育和培訓(xùn)

此外，還應(yīng)該重視對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和再教育，重視對(duì)專業(yè)技能塑造和提高的過程，定期的開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)和講座，幫助每一個(gè)檔案管理人員拓展工作視野、增強(qiáng)工作信心和積極性，這對(duì)于檔案管理事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理人員，還可以利用信息時(shí)代豐富的在線教育資源和平臺(tái)，積極的豐富自身信息化檔案管理的能力，切實(shí)的拓展自身的管理視野，取長(zhǎng)補(bǔ)短、與時(shí)俱進(jìn)，重視檔案管理人員自身的再教育和培訓(xùn)。21世紀(jì)，是人才與科技的時(shí)代，重視人才培養(yǎng)與科技應(yīng)用，是21世紀(jì)各項(xiàng)工作開展的前提和基礎(chǔ)。

3.4 科學(xué)的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)

科學(xué)的考核與評(píng)價(jià)，是衡量一項(xiàng)工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。在過去，對(duì)于檔案管理人員的工作考核和評(píng)價(jià)，往往都是局限在考勤或者績(jī)效方面，未能真正的了解到當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作者的實(shí)際工作狀態(tài)和思想認(rèn)識(shí)，也未能全面的估計(jì)到檔案管理人員工作、生活的各個(gè)方面。所以，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該本著以人為本的精神，科學(xué)的開展檔案管理人員的考核與評(píng)價(jià)工作，把檔案管理人員的工作狀態(tài)、工作創(chuàng)新能力、工作過程、崗位責(zé)任、職能發(fā)揮、同事印象、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、員工點(diǎn)評(píng)等一系列的內(nèi)容都納入到當(dāng)檔案部門的考核與評(píng)價(jià)體系中，形成一個(gè)科學(xué)、客觀的考核生態(tài)圈，切實(shí)的推動(dòng)每一個(gè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.5 信息時(shí)代檔案資料的整合與利用

信息時(shí)代是一個(gè)信息充分利用的時(shí)代。信息時(shí)代為檔案管理帶來了更多的活力，推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)與檔案管理的融合，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變了過去“紙上談兵”式的檔案管理模式，進(jìn)一步增強(qiáng)了事業(yè)單位檔案管理的能力，有利于事業(yè)單位進(jìn)一步整合檔案文獻(xiàn)資源，提高檔案文獻(xiàn)資料對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)的發(fā)展。比如，現(xiàn)在，我們?cè)谡{(diào)閱某一類檔案文獻(xiàn)資料時(shí)，不在需要人工的進(jìn)行查找，只需要在信息系統(tǒng)內(nèi)輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就能把在庫的所有相關(guān)的文獻(xiàn)資料都能羅列出來，方便了檔案管理人員，也進(jìn)一步的提高檔案資料的調(diào)閱時(shí)間和效率，提高了檔案資料的實(shí)際使用效率。

4 結(jié)語

總之，全面的提高檔案管理成效至關(guān)重要。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，未來信息技術(shù)與檔案管理的融合必將更加深入，作為檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)該切實(shí)的認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和意義，切實(shí)的豐富自身的信息化能力和專業(yè)素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

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