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      少先隊輔導(dǎo)員怎樣歸檔整理工作資料

      2017-12-09 05:52:21浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導(dǎo)員王曉冬
      輔導(dǎo)員 2017年34期
      關(guān)鍵詞:文件夾少先隊整理

      浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導(dǎo)員 王曉冬

      少先隊輔導(dǎo)員怎樣歸檔整理工作資料

      浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導(dǎo)員 王曉冬

      每學(xué)年結(jié)束,少先隊輔導(dǎo)員都有一項很重要的工作要做,那就是工作資料檔案的整理與存檔。

      有些少先隊輔導(dǎo)員由于平時沒有科學(xué)管理工作資料和活動素材的習(xí)慣,常會在迎接期末各類檢查

      時手忙腳亂。為避免這種狀況的出現(xiàn),少先隊輔導(dǎo)員要在日常工作中,養(yǎng)成科學(xué)合理地歸檔整理工作資料的習(xí)慣,并逐步實現(xiàn)少先隊檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

      加強少先隊檔案的管理,既是少先隊工作的重要內(nèi)容,也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。

      為了便于日常查找與歸檔有關(guān)資料,我建議輔導(dǎo)員們不妨先從以下幾個方面入手:(以下所述主要是電腦資料的存檔,整理書面檔案時也可借鑒下列做法。)

      一、文字資料的整理方法

      1.按大類別分文件夾存放,以字母開頭。

      輔導(dǎo)員可將工作資料按少先隊組織建設(shè)、陣地建設(shè)、常項工作、特色活動、各類記錄、活動宣傳等幾大類來區(qū)分,并以字母開頭命名(如下圖),分別建立文件夾,并規(guī)范排序,資料就能快速找到。

      2.在各類文件夾下設(shè)置子文件夾,將資料按年份存放。

      比如,打開“主題活動類”文件夾后的子文件夾,可以看到,歷年的主題活動都按年份順序歸類,并分文件夾存放。輔導(dǎo)員可以用這種方法,將同一大類下的資料按年份再歸類。這樣,一年下來,所有主題活動都在其中。此外,還有兩個方法,輔導(dǎo)員可以把每項活動的方案、照片放在一起,歸類放置,也可以把活動照片單獨放置。

      3.給單個文檔命名要加上時間代碼。

      輔導(dǎo)員在給單個文檔命名時,要加上存檔的時間或活動舉辦的時間(如下圖所示),這種命名方式特別適合信息稿這種類型的文件。這樣,即使是多年以后,輔導(dǎo)員也可迅速地查找到某個資料。當(dāng)輔導(dǎo)員找不到所需的活動資料時,只要記得是何年何月開展的活動或創(chuàng)建的文檔,再搜索“文件名”,就可以找到所需資料。如果是隊員的稿件,則需將作文紙、信紙貼在與其相同大小的紙上,用鋼筆或簽字筆寫好說明文字。

      二、照片文件的整理方法

      在日?;顒又?,輔導(dǎo)員經(jīng)常用手機或數(shù)碼相機拍攝照片。如果僅僅是存檔記錄,就不需要單張存放,可將它們粘貼在A4紙上。每次活動后將四到六張照片粘貼在一張紙上,這樣一目了然,便于查找。

      每年年終,輔導(dǎo)員可打印一本活動照片集,裝訂好后存放在檔案室,也可以在隊室里展示重要活動的圖片檔案。

      三、隊員作品的整理方法

      少先隊大隊在開展手抄報、小制作、繪畫作品等征集活動后,除要保存部分優(yōu)秀作品外,輔導(dǎo)員還可把隊員們的投稿作品(非電子稿類)拍成照片存檔。少先隊大隊部保存的紙質(zhì)稿可能會發(fā)黃或遺失,但用這種方法保管的作品會清晰且色澤鮮明。

      輔導(dǎo)員通過以上方法保存日常工作中的活動資料,在每一學(xué)年結(jié)束后,還要刪除重復(fù)資料或補充遺漏資料。除保存原始作品外,輔導(dǎo)員還可將電子資料進(jìn)行書面保存。具體可參考以下檔案管理要點:

      1.規(guī)范。統(tǒng)一用A4紙打印電子資料。

      2.完整。輔導(dǎo)員要及時整理資料,確保每項檔案的完整,每學(xué)年裝訂一次。

      3.準(zhǔn)確。輔導(dǎo)員要確保檔案準(zhǔn)確無誤。

      4.及時?;顒咏Y(jié)束后,輔導(dǎo)員要盡快將活動內(nèi)容寫成文字資料。不能將資料隨便亂放,以防遺失。輔導(dǎo)員還要及時將活動檔案按種類、名稱、級別等分類,進(jìn)行初步整理并分冊放置,待學(xué)年結(jié)束后裝訂成冊。

      5.全面。凡是活動資料,如大會的議程、相關(guān)人員的發(fā)言稿件以及一些必要的參考材料等,輔導(dǎo)員都應(yīng)一并放進(jìn)檔案盒,以便真實、客觀地反映和記錄活動的整體情況。

      6.排序。輔導(dǎo)員要將一學(xué)年的資料按種類、內(nèi)容、時間進(jìn)行統(tǒng)一排序,并編排頁碼。

      7.裝冊。輔導(dǎo)員要在整理好的資料首頁附目錄并加封皮,然后裝訂成冊,并分別裝入相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。

      8.成檔。輔導(dǎo)員要在檔案盒上標(biāo)明檔案的分類名稱,并寫清需保存的年限等,在末頁上寫清立卷人和立卷時間,以便查找。

      (欄目編輯 王曉穎)

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