對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

高靚

摘 要：檔案管理工作是一項具有重要價值的管理性工作，為了將管理效率提升很多全新的檔案管理方法與技術(shù)被添加到檔案管理活動之中，信息化技術(shù)將全新的生命力注射到檔案管理這一行業(yè)之中，新型的信息化管理技術(shù)改變了檔案資源的原有形態(tài)，使管理工作更為便捷，同時也使管理人員在檔案建設(shè)活動之中消耗的精力變少，可以有更多的注意力投入到構(gòu)建新型管理體系的工作之中，本文根據(jù)對檔案管理這項社會性的管理活動的認(rèn)識，對建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的基本情況進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；管理方法

現(xiàn)代檔案的種類繁多，除了一般的記載了個人信息的個人檔案，還有實(shí)物檔案等其他極具保存價值的檔案材料。檔案管理系統(tǒng)被不斷擴(kuò)建，以便于實(shí)現(xiàn)更多類型的檔案管理需求，我國各個單位之中相關(guān)部門使用的新型管理檔案的方式也到了較好的管理效果，信息化檔案管理技術(shù)給相關(guān)人員的工作提出了更多的發(fā)展性要求，管理人員需要不斷地根據(jù)自己管理的檔案的種類來優(yōu)化管理方法，本文對信息化的檔案管理工作的建設(shè)方式進(jìn)行研究。

1 檔案信息化建設(shè)工作的主要特點(diǎn)分析

檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，在這個建設(shè)條件的影響之下，管理人員需要將網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)進(jìn)行融合，將其融入到檔案管理活動之中，在同一個信息化的平臺之上，同時進(jìn)行管理、保存以及手機(jī)檔案的基本任務(wù)，同時還能在有限的范圍之中實(shí)現(xiàn)檔案材料共享的使用目的，加強(qiáng)檔案材料的功能性。

這項建設(shè)工作主要有以下幾個特征：首先當(dāng)那管理工作變得更加多樣化，管理對象也不僅僅是紙質(zhì)的材料，管理形式也更為多變，傳統(tǒng)的檔案管理工作獲取了優(yōu)化機(jī)會。很多檔案都被公布在特定的平臺之中，檔案共享工作被以最大限度實(shí)現(xiàn)，人們可以對原有的功能單一的檔案進(jìn)行開發(fā)使用，同時檔案檢索工作也被優(yōu)化。計算機(jī)這種設(shè)備也在檔案管理系統(tǒng)之中也被有效應(yīng)用，管理人員的大部分信息化檔案處理活動都是以計算機(jī)為基礎(chǔ)而開展的，同樣獲得應(yīng)用的還包括存儲技術(shù)以及多媒體技術(shù)。檔案管理工作突顯出了數(shù)字化特點(diǎn)，與管理活動相關(guān)的數(shù)據(jù)庫也被逐漸建設(shè)起來，檔案數(shù)據(jù)更為全面，人們還可以借助專門的檔案網(wǎng)站來查找檔案，電子文件的重要性逐漸超過了紙質(zhì)文件。

2 實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作的基本方法

2.1 有效整合檔案資源

在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發(fā)展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會當(dāng)中存在的整個集體與個體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對國家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術(shù)方法，對整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理。

2.2 提升歸檔水平

在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對不同的信息進(jìn)行使用價值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據(jù)國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。

2.3 改變檔案管理人員的原有工作理念

作為檔案信息化建設(shè)工作的主體，管理人員的服務(wù)意識必須也要被改造，管理人員要具有更為強(qiáng)烈的服務(wù)意識，只有管理人員先具有這種意識，才能充分地將檔案材料的服務(wù)價值發(fā)揮出來，對于管理人員的培養(yǎng)工作內(nèi)容如下：

傳統(tǒng)而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統(tǒng)檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設(shè)時期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對國家發(fā)展的積極作用。

2.4 創(chuàng)設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)

除了前面幾種方法之外，管理人員還需要對網(wǎng)絡(luò)發(fā)展等管理理論知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，使新建的檔案管理系統(tǒng)具有更高的網(wǎng)絡(luò)化程度，不僅通過這個新型的管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)查詢檔案數(shù)據(jù)的目的，同時還能將系統(tǒng)與公眾化的服務(wù)憑條與內(nèi)部服務(wù)性檔案有效結(jié)合，根據(jù)檔案的使用需求建設(shè)宣傳窗口與服務(wù)窗口，對各類可應(yīng)用的檔案信息進(jìn)行接收，再通過宣傳窗口完成宣傳任務(wù)，在對這種系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的時候，需要將網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作做好，防止有危險因素侵入到檔案信息系統(tǒng)之中。在系統(tǒng)之中不斷地對檔案資源進(jìn)行更新，避免系統(tǒng)之中出現(xiàn)具有滯后性的檔案材料。

結(jié)束語

本文首先對信息化的檔案建設(shè)工作的主要特點(diǎn)進(jìn)行了研究，信息化的檔案建設(shè)工作是建設(shè)在計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上的，在借助信息手段實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的時候，需要以計算機(jī)平臺作為主要載體，在這個信息平臺上對檔案進(jìn)行查看與處理，信息化檔案管理系統(tǒng)雖然可以實(shí)現(xiàn)快速查找檔案材料等管理任務(wù)，但是信息化管理方法的劣勢也是較為明顯的，包括檔案材料的安全度比較低，對于管理人員的技能水平要求等。因此參與檔案管理工作的相關(guān)人員不僅需要加強(qiáng)對檔案材料的保護(hù)，同時還需要不斷地對全新的管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。

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