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      步步驚心:我親歷的會(huì)議服務(wù)故事

      2017-12-21 15:49:48
      公務(wù)員文萃 2017年12期
      關(guān)鍵詞:會(huì)務(wù)會(huì)場(chǎng)代表

      辦會(huì)是秘書人員的看家本領(lǐng)。會(huì)務(wù)工作看似簡(jiǎn)單,實(shí)則千變?nèi)f化、學(xué)問很深,其中最為關(guān)鍵的,恐怕是時(shí)時(shí)刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態(tài),不厭其煩、不厭其細(xì)、不厭其瑣碎,才能躲開無處不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一僥幸,就有可能出現(xiàn)難以挽回的差錯(cuò)和失誤。

      一、會(huì)場(chǎng)布置

      讓會(huì)場(chǎng)布置“活”起來

      去年,我負(fù)責(zé)某次討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置。布置好會(huì)場(chǎng)后,我請(qǐng)主任來檢查。

      初步檢查后,主任問:“座位是按什么原則安排的?”我信心滿滿地回答道:“根據(jù)之前會(huì)議要求,按‘先定中間,再定左右的順序,市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和討論組組長(zhǎng)排在主桌中間,其他代表按選區(qū)和職務(wù)一左一右依次排列?!?/p>

      “這樣不行,”主任說,“會(huì)場(chǎng)布置不能簡(jiǎn)單憑經(jīng)驗(yàn),要看會(huì)議內(nèi)容和目的。就說座位排列,第一,這次討論會(huì)和一般會(huì)議不同,與會(huì)人員都是黨代表,身份是一樣的,不存在職務(wù)的高低。第二,討論會(huì)的主要目的是審查報(bào)告、暢談思路、建言獻(xiàn)策。想討論得好,至少要確保主桌上各類代表分布均衡,涉及重點(diǎn)工作、重點(diǎn)行業(yè)的代表也要往中間靠。你再想想,重新調(diào)整下?!蔽疫@才意識(shí)到有些情況還真是沒有認(rèn)真考慮。再看會(huì)場(chǎng),主桌上明顯缺少農(nóng)業(yè)、教育、衛(wèi)生等行業(yè)代表,分布確實(shí)不合理,而且會(huì)場(chǎng)中僅主桌有話筒,未在主桌就座的代表發(fā)言很不方便。

      回到辦公室,我將座次重新排列。第一,主桌上優(yōu)先安排身份重疊的代表,如既是女性又是教育衛(wèi)生系統(tǒng)的代表,確保各領(lǐng)域代表在主桌有限的人數(shù)中盡量實(shí)現(xiàn)均衡分布。第二,涉及重點(diǎn)工作、重要行業(yè)的代表,如無法安排在主桌,盡量安排在后排靠中間位置。第三,準(zhǔn)備四個(gè)無線話筒,分置在后排座位兩端,保障未在主桌就座代表的發(fā)言。最后,我將會(huì)場(chǎng)實(shí)際安排情況制作成參會(huì)人員座位表,標(biāo)明代表姓名,與代表基本信息表一同打印出來,放在與會(huì)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座位前,以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)參會(huì)人員信息一目了然。

      精心布置后,第二次的會(huì)場(chǎng)布置順利通過了主任的檢查。由此可見,會(huì)場(chǎng)布置絕非簡(jiǎn)單機(jī)械的重復(fù)性工作,做到因需而變、因事而變,方能讓會(huì)場(chǎng)布置“活”起來,為會(huì)議的順利進(jìn)行打好基礎(chǔ),提供保障。

      會(huì)場(chǎng)燈光檢查少不得

      某大型會(huì)議開始前幾天,我們開碰頭會(huì),各自匯報(bào)會(huì)議的籌備情況。我匯報(bào)完到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)的情況后,處里老同志提醒:燈光檢查了嗎?我心想:那個(gè)會(huì)場(chǎng)經(jīng)常用,還有什么可檢查的?不過作為會(huì)前籌備的必要流程,還是不能大意。于是,我叫上攝像師一起去會(huì)場(chǎng)。打開燈,攝像機(jī)開機(jī),我坐到主席臺(tái)上,試拍了一陣。

      這一拍可真發(fā)現(xiàn)問題了,燈光效果非常不理想。主席臺(tái)頭頂上的燈光打在我的頭頂上,拍攝的畫面變成了“陰陽(yáng)臉”。如果用攝像機(jī)自帶的燈補(bǔ)光,光線直接打在臉上,不僅熱得難受,連面前的文件材料都看不清了。

      以前這個(gè)禮堂開過無數(shù)次會(huì),從來沒遇到過這個(gè)問題,這次是怎么了?我馬上向禮堂工作人員了解情況,終于弄清了原因。原來前不久,禮堂主席臺(tái)的燈改為了LED燈。我馬上向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),協(xié)調(diào)后勤部門同志解決了這個(gè)問題。這件事給我留下了很深的印象,提醒我辦會(huì)不能“想當(dāng)然”,按照程序要檢查的,一個(gè)都不能少。

      差點(diǎn)出事的會(huì)標(biāo)

      辦會(huì)多年,給我印象最深的是那次縣里召開的人代會(huì),我負(fù)責(zé)會(huì)標(biāo)的布置。

      前一晚忙到深夜,會(huì)場(chǎng)一切都安排妥當(dāng),我去值班室睡了一覺。第二天一早到會(huì)場(chǎng)時(shí),我嚇了一跳:會(huì)標(biāo)上“屆”字下面“由”的邊緣已經(jīng)卷起,仔細(xì)查看后發(fā)現(xiàn),原來是暖風(fēng)惹的禍。這個(gè)會(huì)場(chǎng)比較大,天氣又冷,需要提前幾個(gè)小時(shí)開空調(diào),有一個(gè)暖風(fēng)出風(fēng)口正好對(duì)著“屆”字下方,把膠吹化了。為防止膠再次被吹化,我們趕緊把會(huì)標(biāo)上所有字全部用大頭針別住。

      雖然會(huì)議順利進(jìn)行,但大家還是心有余悸。如果發(fā)現(xiàn)不及時(shí),在會(huì)議進(jìn)行時(shí)會(huì)標(biāo)上的字掉落,電視臺(tái)還現(xiàn)場(chǎng)直播,那后果真是不堪設(shè)想。為避免工作中出現(xiàn)類似失誤,從此以后我們將用大頭針固定會(huì)標(biāo)的內(nèi)容固化到會(huì)議組織流程中。

      二、人員組織

      提前十分鐘還不夠

      一次,我們籌備一次全市性大會(huì),參會(huì)者近千人。我作為會(huì)務(wù)組一員,負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知。大會(huì)是上午8點(diǎn)開始,我按照慣例,在通知里寫明“請(qǐng)參會(huì)人員7:50提前到達(dá)”。

      到了大會(huì)當(dāng)天,會(huì)務(wù)組的同志早早來到會(huì)場(chǎng),一切準(zhǔn)備就緒。可是眼看快到7點(diǎn)50分了,參會(huì)人員還有很多沒有到場(chǎng)。

      這時(shí)我發(fā)現(xiàn),這次會(huì)議在會(huì)場(chǎng)大門外設(shè)置了安檢儀,參會(huì)人員需要一一通過安檢,這就大大增加了入場(chǎng)時(shí)間。可是我之前起草會(huì)議通知的時(shí)候,根本沒有把這個(gè)時(shí)間計(jì)算進(jìn)去。眼看會(huì)議就要開始了,會(huì)場(chǎng)門外還排著長(zhǎng)長(zhǎng)的隊(duì)伍,我聽到大家議論紛紛:“怎么還有安檢啊,來不及了吧?”我急得如熱鍋上的螞蟻,但又無計(jì)可施,安檢是必需的環(huán)節(jié),不能省略。即便加快速度,也不可能在8點(diǎn)前全部安檢完畢。

      我進(jìn)會(huì)場(chǎng)看了看,領(lǐng)導(dǎo)們已在主席臺(tái)就座,可是臺(tái)下依然亂哄哄的,參會(huì)人員或站或坐,門口還不斷有人急匆匆走進(jìn)來,左右張望著找位子。到了8點(diǎn)10分,大家才差不多就座完畢,會(huì)場(chǎng)漸漸安靜下來,大會(huì)主持人方宣布會(huì)議開始。

      事后我總結(jié),籌備會(huì)議一定要考慮到每個(gè)環(huán)節(jié),像通知幾點(diǎn)到達(dá)這樣的事,也要把各種可能的時(shí)間都計(jì)算在內(nèi),打足提前量。

      分錯(cuò)房間了嗎

      一次,我負(fù)責(zé)籌備一個(gè)金融會(huì)議,有二三百人的規(guī)模,該會(huì)是以會(huì)代訓(xùn),住宿、交通、材料等事務(wù)繁雜。

      報(bào)到時(shí),我正在會(huì)場(chǎng)門口迎接代表,辦公室主任心急火燎地找過來,指著會(huì)議手冊(cè)問我:“怎么回事?房間怎么排的?這到底是男是女?”原來一名代表報(bào)到時(shí)拿到會(huì)議手冊(cè)一看,同屋的人名字是“張小紅”,就去找主任:“我是男的,怎么能安排和女同志一屋?”主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了:這也太大意了,怎么會(huì)把男的和女的分到一個(gè)屋呢?我趕緊翻看原始的報(bào)名表,發(fā)現(xiàn)“張小紅”后面注的是“男”,心里才略微踏實(shí)了一些。再一打電話,那頭傳來了一個(gè)男同志的聲音,聽過原委,對(duì)方也樂了,說他的名字經(jīng)常會(huì)引起誤會(huì)。

      原來這是一場(chǎng)烏龍。但這個(gè)事情提醒我,會(huì)議服務(wù)工作中一定要注意到反常的、特別的事情,并記在心里,隨時(shí)能夠答得上來、處理得好。

      讓代表幫助代表

      在我市,一些會(huì)議有時(shí)會(huì)有少數(shù)來自基層的少數(shù)民族代表參加。但是因?yàn)闂l件限制,無法為普通話不好的少數(shù)民族代表都配上同聲傳譯人員。會(huì)場(chǎng)里,常常會(huì)看到少數(shù)民族代表聽得很吃力,一臉茫然的表情,我們心里也跟著著急。這個(gè)問題困擾了會(huì)務(wù)組很長(zhǎng)時(shí)間。

      后來有一次,在會(huì)議間隙,我們注意到一位漢族代表用流利的藏語(yǔ)與一位藏族代表交談,這一下子啟發(fā)了我。經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意,在下一次籌備類似會(huì)議時(shí),我提前了解了有哪些代表同時(shí)掌握漢語(yǔ)和少數(shù)民族語(yǔ)言,在安排會(huì)議席次時(shí),將他們和漢語(yǔ)不流利的少數(shù)民族代表安排在一起,也事先和他們作了溝通。同時(shí),適當(dāng)增加會(huì)議間隙的討論時(shí)長(zhǎng),增加代表們溝通交流的機(jī)會(huì),以便他們更好地理解會(huì)議精神。

      新做法帶來新成效,那次會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)效果很好,氣氛也很融洽,贏得了與會(huì)代表的一致好評(píng)。因?yàn)檎Z(yǔ)言問題,一些少數(shù)民族代表無法融入會(huì)議氛圍,這無疑會(huì)影響會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。開動(dòng)腦筋、想方設(shè)法為他們解決難題,是做好會(huì)務(wù)服務(wù)的題中應(yīng)有之義。

      (摘自《秘書工作》)endprint

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