新形勢(shì)下油田建設(shè)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用

陳松梅

（大慶油田第四采油廠信息中心檔案室，大慶 163000）

新形勢(shì)下油田建設(shè)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用

陳松梅

（大慶油田第四采油廠信息中心檔案室，大慶 163000）

油田建設(shè)項(xiàng)目；檔案開(kāi)發(fā)；利用方法

油田建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)歷程的真實(shí)記錄，是油田公司生產(chǎn)、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建不可再生的信息資源，積極完善、開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目檔案資源，加強(qiáng)信息化利用程度，對(duì)推進(jìn)油田發(fā)展建設(shè)具有重要的支持作用。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案在油田建設(shè)管理中的作用

采油四廠近幾年在建設(shè)項(xiàng)目檔案提供利用方面，卷次數(shù)量多，利用率比較高，在實(shí)際生產(chǎn)中起到了一定的作用。統(tǒng)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目檔案近幾年提供利用的情況得知，建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用率大致呈上升趨勢(shì)，從2011年到2015年共利用7500多卷。基建項(xiàng)目檔案利用主要有以下幾個(gè)方面。

1.為油田開(kāi)發(fā)建設(shè)方案的編制提供依據(jù)

油田開(kāi)發(fā)建設(shè)方案的編制，必須以現(xiàn)有的建設(shè)規(guī)模、狀況為基礎(chǔ)，因此系統(tǒng)反映建設(shè)過(guò)程的寫實(shí)的項(xiàng)目檔案，就成了編制油田開(kāi)發(fā)建設(shè)方案的第一手翔實(shí)、可靠的資料。同時(shí)油田建設(shè)在方案編制中，必定需要參考、借鑒以往的建設(shè)成果，以提高編制效率，這就必須借助于檔案利用。我廠從2011年到2015年的規(guī)劃設(shè)計(jì)利用基建檔案共320卷。

2.為日常維護(hù)、應(yīng)急事故的處理提供利用

油田生產(chǎn)、生活中經(jīng)常發(fā)生水暖電管線穿孔、臨時(shí)維護(hù)改造等等問(wèn)題，在解決問(wèn)題的過(guò)程中，都離不開(kāi)檔案所提供的原始記載。2011年至2015年上半年，采油四廠為日常維護(hù)等其他綜合性查考利用1504卷建設(shè)項(xiàng)目檔案，高效地解決了實(shí)際問(wèn)題，如：采油四廠二十一聯(lián)注水管線在2013.1.25日穿孔，技術(shù)人員找不到管線方向，就到檔案室查閱了檔案，先后不到2個(gè)小時(shí)，就解決了問(wèn)題，節(jié)省了人力，物力和時(shí)間，保證了生產(chǎn)正常運(yùn)行。

3.為項(xiàng)目提供事后憑證及效益評(píng)估

建設(shè)項(xiàng)目工程竣工交付使用后，仍會(huì)牽涉到工程后期評(píng)估、資金材料使用審計(jì)、工程質(zhì)量問(wèn)題、城建工程責(zé)任追究等，建設(shè)項(xiàng)目檔案是直接的最有說(shuō)服力的憑證。我廠從2011年到2015年效能監(jiān)察共審計(jì)抽查5949卷基建檔案，經(jīng)核實(shí)資金使用與現(xiàn)場(chǎng)不符、工程質(zhì)量等問(wèn)題的共630多項(xiàng)工程，共追回資金758.2萬(wàn)元人民幣。

二、制約油田建設(shè)項(xiàng)目檔案利用的瓶頸問(wèn)題

在實(shí)際查檔利用過(guò)程中，仍然有一些檔案沒(méi)有利用到，原因涉及檔案收集、驗(yàn)收，資源開(kāi)發(fā)等諸多環(huán)節(jié)，存在一些制約因素。

1.檔案收集不全面

歸檔時(shí)一些重要的制造圖、復(fù)用設(shè)計(jì)、壓力容器檔案等收集不全面，規(guī)劃部門、生產(chǎn)使用單位來(lái)查檔時(shí)往往查不到。這些檔案在實(shí)際中有一定的參考作用，原因是這些檔案在歸檔時(shí)被忽視，認(rèn)為沒(méi)有歸檔必要，而事實(shí)上，不是所有的工程這些檔案都沒(méi)有價(jià)值，一些重要的與現(xiàn)場(chǎng)施工有關(guān)、與實(shí)際工作量有關(guān)、與設(shè)備構(gòu)造有關(guān)的需要認(rèn)真對(duì)待及時(shí)歸檔。

2.重點(diǎn)工程驗(yàn)收不嚴(yán)格

工程驗(yàn)收方法和步驟是由基建管理部門先驗(yàn)收，檔案室再驗(yàn)收，檔案部門負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量的驗(yàn)收。檔案人員對(duì)于工程的施工過(guò)程，施工現(xiàn)場(chǎng)中的重點(diǎn)部分可能了解少，這時(shí)如果基建部門不認(rèn)真審核或是施工單位應(yīng)付了事，會(huì)使一些重要的工程檔案不齊全，留有瑕疵，為日后的檔案利用帶來(lái)缺陷。

3.資源開(kāi)發(fā)力度不夠

隨著現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用以及信息技術(shù)的全面推動(dòng)，檔案管理信息采用E6系統(tǒng)著錄完成，新形成檔案的電子文件也能進(jìn)行掛接和全文瀏覽，只是建設(shè)項(xiàng)目檔案的館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程緩慢，2011年以前檔案載體形式仍以單一的紙質(zhì)檔案存在，嚴(yán)重影響檔案的資源開(kāi)發(fā)，檔案的信息加工沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，檔案編研成果少。

三、新形勢(shì)下檔案開(kāi)發(fā)利用的管理途徑

1.抓好檔案的收集驗(yàn)收，豐富檔案資源

保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)確是開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案利用工作的基礎(chǔ)，為了做好這項(xiàng)工作，管理上應(yīng)推行有效的方法：一是掌握各項(xiàng)目工程和分項(xiàng)工程的立項(xiàng)、審批、預(yù)算、決算、工程進(jìn)步、質(zhì)量等各環(huán)節(jié)的有關(guān)歸檔信息，嚴(yán)格按照歸檔范圍和內(nèi)容要求施工單位歸檔；二是檔案管理關(guān)口前移，在驗(yàn)收結(jié)算前，嚴(yán)格辦理檔案驗(yàn)收合格證和檔案移交清單等交接手續(xù)；三是根據(jù)利用信息反饋，加強(qiáng)對(duì)利用率高的檔案的收集，做到收集、驗(yàn)收過(guò)程中有針對(duì)性和適用性。

2.抓好館藏檔案信息化，豐富電子信息資源

館藏檔案的數(shù)字化范圍包括工程開(kāi)竣工報(bào)告、工程竣工圖紙等。加強(qiáng)電子文件的收集力度，從2009年以來(lái)至2015年已經(jīng)收集電子文件共2622卷。今年檔案數(shù)字化進(jìn)度的加快進(jìn)行，以利用廣泛為首要條件，采取甄別、挑選、擇優(yōu)的方法，目前已經(jīng)完成數(shù)字化文字檔案5300卷 ，圖紙152000張，館藏檔案的數(shù)字化為檔案資源的合成、加工提供了有利的條件。

3.推動(dòng)檔案資源深加工，打造精品編研成果

今年檔案室與安全科結(jié)合，針對(duì)查檔利用率高的壓力容器檔案進(jìn)行了信息查找數(shù)字化探索，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，編寫了《采油四廠壓力容器檔案匯編》專項(xiàng)編研成果，通過(guò)將所有的特種技術(shù)檔案數(shù)字化，匯編成電子數(shù)據(jù)。再編制查詢系統(tǒng)軟件，以便獲得網(wǎng)絡(luò)共享應(yīng)用?；n案中包含許多有價(jià)值的信息，在全面館藏?cái)?shù)字化后，還將會(huì)打造更多的精品檔案，計(jì)劃編寫《重大工程項(xiàng)目檔案匯編》、《采油四廠綠化園地》等專項(xiàng)編研成果，服務(wù)于更廣泛的油田生產(chǎn)者。

4.探索電子檔案的安全管理，全面開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)查詢

隨著館藏檔案數(shù)字化的有序進(jìn)行，一大批電子檔案的產(chǎn)生和掛接，檔案實(shí)現(xiàn)全面的全文檢索指日可待。對(duì)于電子檔案的安全保管、權(quán)益性的分析，也應(yīng)該積極跟進(jìn)，并推動(dòng)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢，提高檔案資源的利用效率。如今檔案部門正在開(kāi)展的是電子檔案的存儲(chǔ)和備份，電子檔案的命名和格式。目前電子檔案的查詢平臺(tái)仍是中石油E6系統(tǒng)，查詢?nèi)藛T仍是檔案保管人員，建議檔案部門在上級(jí)部門的指導(dǎo)下，有針對(duì)性地進(jìn)行安全分析，盡快放寬查詢權(quán)限，以面對(duì)油田更多的利用者。

面對(duì)油田發(fā)展新形勢(shì)，特別是信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，為檔案管理信息化提供技術(shù)支撐，檔案管理一定要緊跟時(shí)代潮流，持續(xù)提升檔案資源的信息化利用水平?！?/p>

（編輯/穆楊）